Что должно быть в CRM для транспортной компании

В отрасли транспортных перевозок CRM представляет собой софт, который позволяет сводить воедино и классифицировать сведения о клиентуре и контрагентах, а также запросах, договорах и цепочках логистики.

Однако привязка CRM лишь для грузоперевозок ошибочна, поскольку области её применения безграничны. Программа носит универсальный характер, что позволяет подстраивать её под самые разные бизнес-задачи.

В связи с оптимизацией, затрагивающей все отрасли, сотрудники большинства компаний вынуждены выполнять огромный объём работ. CRM-системы в логистике позволяют:

• уменьшить объём ошибок при обработке поступающих заявок. Программа для транспортных компаний исключает появление ошибок, характерных при создании записей от руки: возникновение дублей, потерю информации, пропуск потенциального клиента или потерю его заявки;
• вести все важные процессы в одном месте. При использовании программы не нужно переходить из мессенджера на электронную почту, а оттуда ещё на сторонние ресурсы: всё необходимое находится в программе;
• упорядочить рабочие обязанности сотрудников. Программа позволяет следить, на каком этапе находится сделка, а также кто за неё назначен ответственным. Также это полезная функция для руководителя, который может оценить, насколько эффективными являются действия менеджера.

Конечно, в ней также, как и в любом другом компьютерном продукте могут происходить сбои, но частота их возникновения в разы меньше, чем ошибки, допущенные при ручной обработке информации сотрудниками.

Применение программы оправдывает себя не только в больших фирмах, но и маленьких организациях с небольшой клиентской базой и нешироким диапазоном поставок. С ее помощью рабочие процессы становятся значительно проще и прозрачнее.

Своевременное утверждение бюджета и маршрутов, оформление документов вовремя — всё это особенно важно в логистической сфере. CRM самостоятельно регулирует бизнес-процессы, автоматизирует оборот документации и рассылку писем.

Теперь сотрудникам нет необходимости проводить время в поисках шаблонов определённых файлов или контактных данных клиентов на различных сайтах. Также отпадает необходимость делать расчёты ручным методом, самостоятельно пересылать документацию, составлять прайсы, выставлять накладные или подготавливать для клиента индивидуальную рассылку.

Все необходимые сведения о заказчике содержатся в его личной карточке в общей базе. Сэкономленное на поиски время работник может потратить на обработку большего количества заявок.

Никто из менеджеров не застрахован от того, чтобы упустить некоторые важные моменты или забыть про действительно значимые заявки, которые не удалось обработать своевременно. CRM буквально создано для того, чтобы не потерять важную информацию.

Система самостоятельная фиксирует звонки и сообщения из посторонних каналов и распределяет их между сотрудниками. Если заинтересованному клиенту не удалось дозвониться или же он делал это в выходной, то программа самостоятельно уведомит сотрудников в начале рабочего дня, после чего один из них свяжется с потенциальным заказчиком и предложит возможные варианты услуг.

Программа также хранит все данные о заказчиках, которые ей удалось получить во время взаимодействия с ним. Чтобы ничего не забыть, менеджеры могут добавлять важные пометки.

Своевременная коррекция маркетинговой воронки также производится при помощи программы. Руководитель организации может в любое время запросить отчёт, содержащий анализы выбранных показателей, вроде времени обработки заказа и совершенного количества сделок. Так живу в программе доступно прослушивание звонков руководителем с целью проверки менеджеров на предмет успеваемости выполнения задач к установленным срокам, а также следование скриптам.

CRM способна самостоятельно поддерживать взаимодействие с заказчиками и делать процесс взаимодействия проще: уведомлять о статусе груза, выставленном счёте и способах оплаты.

Создание наиболее привлекательных предложений и индивидуализация услуг для клиентов — также заслуга программы. К примеру, менеджер, совершающий обзвон будущих заказчиков, уже обладает данными о том, в каком виде перевозок они заинтересованы, а также кто конкретно принимает решения. Это позволяет лучше подготовиться к разговору, заранее подготовив список оптимальных маршрутов и услуг, которые готова предоставить компания.

Утечка данных о заказчиках и проведённых сделках невозможна, поскольку копирование из программы попросту невозможно. Помимо того, каждый работник имеет свой уровень доступа в соответствии с тем, что назначит ему администратор.

Выбор CRM-системы должен исходить из нужд организации, а также с учётом анализа сотрудников, которые будут ею пользоваться. Это позволяет сформулировать задачи, которые требуют решения:

• контроль за выполнением заказов в режиме 24/7;
• автоматизация процесса работы с заказами;
• упрощение взаимодействия с базой заказчиков;
• централизованное хранение информации о клиентуре;
• создание маршрутной сетки на основе сведений о нескольких заказах;
• мониторинг оборота документации и финансовых операций.

Также разработан минимальный перечень требований к CRM, на которой стоит обращать внимание при выборе:

1. Централизованность. Все заявки, вне зависимости от того, откуда они поступили (электронная почта, соцсети, формы обратной связи, звонок по телефону, сообщение в мессенджере), должны быть собраны в одном месте.
2. Взаимодействие с приложениями сферы бухгалтерии и маркетинга. Выбранная система должна без сбоев работать со стандартными софтами веб-аналитики, рассылки электронных писем о оборота документов.
3. Комфортная база клиентов. Навигация по базе не должна доставлять дискомфорт, а также в ней должны быть заготовлены шаблоны, предназначенные под карточки клиентов и прочих документов. Кроме того, реквизиты должны заполняться автоматически. На лишней будет и функция оповещения работников о появлении новых заданий.
4. Наглядность статистических данных. Отчеты, содержащие информацию о полученной прибыли, обороте, количестве поданных и обработанных заявок, должны составляться автоматически.
5. Возможность автоматической рассылки. В функционал системы должна входить услуга автоматической доставки электронных писем, push-уведомлений, SMS-информирования клиентам с информацией о статусе поданной заявки, проведение оплаты и пр.
6. Техническая поддержка. Система должна постоянно обновляться, а также обладать доступными средствами поддержки. Не лишним будут и обучающие видео на официальном сайте разработчика, а также круглосуточные чаты техподдержки, в которых можно проконсультироваться по поводу возникших проблем при работе с программой.
7. Гибкость применения программы. Функционал программы должен быть составлен с учётом удаления и внедрения новых модулей, а также дополнительных возможностей интеграции и других опций, которые сделают её более адаптированной под личные нужды.

Также рекомендуется обращать внимание на интерфейс программы: чем он проще, тем лучше.

Среди ограничений особое место занимает необходимость прохождения обучения. Непонимающие большую часть функционала работники могут игнорировать некоторые уведомления программы, несмотря на их важность. Если программа слишком сложна, то потребуется время на проведение обучения коллектива. При этом срок внедрения программы растянется. Оптимальным решением в данном случае станет обучение сотрудников под контролем разработчиков программы.

Разберем конкретный пример. Компания, оказывающие услуги в сфере логистики и шиномонтажа, не имела централизованной системы управления бизнесом и заказами. Поэтому у нее отсутствовала централизованная клиентская база, были сложности с мониторингом заказов, долго обрабатывались входящие обращения.

То есть, до внедрения Квант-платформы для роста бизнеса, клиент хотел следующего:

1. Чтобы все данные о клиентах находились в одном месте.
2. Иметь возможность лично отслеживать каждый заказ на любом этапе работы.
3. Контролировать заявки и очередь заказов.

С учетом этих запросов в компанию установили Квант-платформу, в которой не только объединили все данные клиентов, но и провели интеграцию всех источников связи: электронной почты, телефона, мессенджеров.

Результаты не заставили себя ждать и на выходе получили:

• увеличенную скорость обработки входящих заявок;
• увеличение лояльности заказчиков, а также самого количества заявок;
• оптимизация работы сотрудников, которые сами отметили, что нагрузка снизилась;
• руководитель получил полный доступ ко всем процессам на любом из этапов реализации.

Таким образом, CRM в сфере перевозок, является необходимой программой, которая поможет в оптимизации внутренних процессов и укреплении положения на конкурентном рынке. А увеличение лояльности заказчиков и большее количество заказов неизменно приведут к увеличению прибыли, что является конечной целью любой организации.