Что такое KPI и как его повысить

KPI отражают наиболее значимые показатели эффективности. Их применяют различные организации с целью оценки успеха поставленных целей в бизнес-сфере. За счет них фирмы получают возможность своевременно отследить эффективность своей деятельности в различных направлениях. Таким образом, за счет KPI реализуется эффективное управление бизнесом.

KPI нередко различаются в разных отраслях, для разных типов организаций и их целей. Так, KPI в отделе маркетинга могут учитывать количество новых клиентов и достижение целей проводимых рекламных кампаний. А показатели, применяемые
отделом продаж, как правило, включают показатели объёмов продаж, средние чеки и конверсию.

Необходимо, чтобы применяемые на предприятии ключевые показатели KPI являлись конкретными, измеримыми, достижимыми, и в полной мере соответствовали тем целям, что стоят перед организацией. Важно также их ограничение по времени. Ну и, конечно, необходима правильная расшифровка KPI.

Применение KPI дает фирмам реальную возможность осуществлять постоянный контроль за наиболее значимыми направлениями деятельности. На этой основе руководство и менеджеры компании могут принимать необходимые решения, чтобы улучшить свое функционирование на рынке и достигать поставленных целей.

KPI подразделяются на ряд разных видов:

• индекс производительности — принимает в расчет имеющуюся нагрузку на работников;
• индекс затрат — им определяются траты на достижение целей, включая различные материальные, а также нематериальные издержки;
• индекс эффективности — он позволяет сравнить определенные показатели, в частности, соотношение количества привлеченных по факту клиентов к понесенным на их привлечение затратам, к примеру, на рекламу в сфере онлайн-бизнеса.
• индекс итоговых результатов — он отражает результаты работы на уровне предприятия, а также какого-либо отдельно взятого подразделения, отдела, конкретного менеджера;
• запаздывающие показатели — они отражают полученные результаты деятельности через некоторое время;
• опережающие показатели — они дают возможность эффективно управлять ситуацией на предприятии на протяжении всего отчетного периода с целью достижения планируемых результатов деятельности.

Система KPI в сфере бизнеса обладает рядом своих преимуществ:

• объективная оценка деятельности фирмы, основанная на анализе текущих результатов, что позволяет определить долгосрочные цели бизнеса;
• оценка результативности работы специалистов, позволяющая оценить скорость обработки заявок и выявлять сложности, а также находить пути их решения;
• создание системы мотивации сотрудников, при которой премии начисляются в зависимости с учетом полученных результатов по объему и качеству работы;
• мониторинг эффективности деятельности фирмы в региональном разрезе и по разным отделам;
• возможность вносить корректировки на любом из этапов планирования развития организации.

Но у данной системы существуют и свои минусы:

• необходимость постоянного применения различных ресурсов, а именно кадровых, финансовых, временных для внедрения KPI;
• потребность в обучении сотрудников и разъяснении и достижении запланированных результатов;
• риск выявления некорректных KPI ввиду завышенных требований, а также ожиданий со стороны руководства фирмы.

Эффективность бизнеса измеряется различными показателями с учетом конкретной сферы. Так, сейчас в направлении продаж применяется 17 разнообразных материалов. Они включают в себя планы продаж, управления офисами в режиме онлайн, а также интернет-маркетинг. Подобные показатели затрагивают и различные другие бизнес-процессы.

К наиболее значимым показателям эффективности (KPI) для любой фирмы относятся, как правило, показатели объема продаж, притока клиентов. Учитывается и текущее положение компании на рынке. Для популярной компании важно продвижение различных новых продуктов и снижение количества постоянных клиентов.

При оценке KPI менеджера учитываются такие показатели, как общее количество заявок, которые были обработаны, качество их обработки, полученный средний чек, время, которое проходит от момента приема заявки до заключения сделки.

В сфере электронной коммерции наиболее значимый из всех показателей - это конверсия. Она представляет собой соотношение целевых действий к общему количеству посетителей интернет-сайта.

В сфере управления персоналом компании KPI позволяют дать оценку вклада рекрутеров в деятельность конкретной компании.

В сфере розничной торговли применяют, в частности, показатели объема продаж, товарной линейки, снижения понесенного ущерба.

В области интернет-маркетинга применяют различные виды показателей, в частности, переходы по запросам, рентабельность рекламных кампаний и стоимость одного потенциального клиента для организации.

Основные показатели эффективности для компании (КПЭ) можно применять с целью осуществления анализа выполненной работы и для планирования. Они могут быть запаздывающими и опережающими.

Опережающие КПЭ — показатели, к которым требуется стремиться, чтобы в итоге достичь всех поставленных целей. Так, если цель в достижении роста продаж, опережающим показателем может быть привлечение в компанию новых клиентов.

Запаздывающие КПЭ показывают реально достигнутые результаты деятельности, которые были получены за предшествующий исследуемый период времени. В них представлено то, как успешно идут дела в организации, насколько эффективно работают сотрудники. При этом рассматриваются различные показатели. Данные по различным параметрам отражают полученные результаты онлайн-торговли за прошлый месяц.

Разница между данными разновидностями КПЭ состоит в величине показателя измеримости. Запаздывающие показатели можно довольно просто рассчитать на основе статистики, полученной за определенный анализируемый период времени. Опережающие показатели рассчитать более сложно. Это связано с тем, что они зависят от довольно сложно прогнозируемых факторов.

Вернемся теперь к примеру с онлайн-торговлей. Можно предположить, что требуется улучшить показатели результативность и составить план на будущий месяц с ростом показателя заказа на 5%. Для достижения указанной цели необходимо увеличить мотивацию сотрудников благодаря применению на практике продуманной системы премирования. Команда работников должна принять новую систему мотивации и обеспечить увеличение клиентской базы. На протяжении месяца часть сотрудников фирмы уходит на какое-то время больничный. Это вызывает в итоге рост нагрузки на тех операторов, которые остались. Кроме того, в результате уменьшаются показатели производительности всей команды до показателей за прежний месяц. В результате опережающий показатель оказывается не достигнутым. Так что KPI сотрудников являются чрезвычайно важными.

Автоматизация может помочь снизить имеющиеся риски и более точно прогнозировать результаты. Например, использование на практике чат-бота в онлайн-продажах в итоге снижает имеющуюся зависимость работы от человеческого фактора. Но заранее учесть все возможные риски невозможно. В связи с этим плановые показатели можно назвать преимущественно ориентирами, а запаздывающие — показателем качества работы.

Плановые KPI, как правило, определяют с принятием в расчет следующих 2 аспектов:

• отстающие КПЭ;
• анализ аналогичных процессов.

Что касается отстающих КПЭ, то это основные показатели прежней работы. Они дают возможность понять, каких именно результатов оказывается способна достичь команда с учетом имеющейся нагрузки, а также имеющихся у работников навыков и применяемых инструментов.

Проведение анализа аналогичных процессов дает возможность предсказать потенциальные результаты, которые будут получены. К примеру, при создании стратегии продвижения полезным будет проведение исследования статистики рекламных площадок, а также кейсы, имеющиеся в конкретной отрасли. На основе полученных в итоге данных есть возможность выполнить расчет объемов трафика, а также стоимость лида и величину бюджета на рекламу. Важно учитывать различные особенности конкретных продуктов компании.

Формула, применяемая для отстающих показателей, определяется на основе отслеживаемой метрики. В частности если происходит учет конверсии в интернет-магазине, формула выглядит следующим образом:

CR = (Количество продаж / Количество посетителей интернет-портала) x 100%.

Чтобы дать оценку показателей эффективности сотрудников, на практике применяется более сложная формула, а именно:

(R/P) x вес,

где R — результат работы, P — план, вес — коэффициент важности результата для должности.

Требуется провести расчет KPI, относящихся к системе мотивации, и сложить полученные в результате коэффициенты. В итоге получается достигнутый результат. Для менеджеров по продажам проводят расчет выполнения плана по ряду метрик, например, таких как количество поданных заявок, проведение повторных сделок, а также привлечение клиентов.

Для начала требуется определить метрики и цели. Требуется выбор основных показателей эффективности, значительно влияющих на итоговое достижение целей бизнеса фирмы.
Привязка применяемых метрик к задачам сотрудников. Необходимо определить цели для каждого из сотрудников. К примеру, сюда относится количество звонков, совершенных менеджерами по продажам.

Денежная мотивация работников определяется так: необходимо выявить систему оплаты труда, включая в том числе оклад и премию.

Проведение расчета KPI работника: необходимо применять следующую формулу: KPI = ((факт - база) / (норма - база)) * 100%, где база - это минимальный показатель эффективности, факт - реальная, норма - средняя.

Информирование команды: необходимо объяснить работникам, что KPI представляют собой инструмент, позволяющий достичь успех фирмы. Работа сотрудников является чрезвычайно важной, и за нее они получат вознаграждение.

Регулярное осуществление пересмотра KPI: необходимо проводить анализ итогов работы и изменение основных показателей эффективности.

Принципы внедрения KPI следующие: следует принимать в расчет мнения руководства и специалистов, укреплять взаимоотношения сотрудников друг с другом. Акцент следует сделать на основных направлениях работы и использовать анализ наиболее значимых показателей.

Неправильно определенные основные показатели могут отрицательно сказаться на развитии фирмы и получаемых ею доходах. Возможно также появление разногласий между сотрудниками. Вот чего важно в любом случае избегать при внедрении на предприятии KPI:

• снижения зарплаты работников;
• поручение проведения расчета коэффициентов специалистам с недостаточным опытом в данной сфере;
• применения нерелевантных показателей, которые не являются связанными с особенностями ведения того или иного вида бизнеса;
• завышения коэффициентов КПЭ.

В любом случае различные KPI должны быть реалистичными, а также поддаваться измерению.

Она позволяет за короткое время обеспечить заметный рост показателей в бизнесе.
Квант — один из важнейших инструментов внедрения и последующего мониторинга KPI в организации. Вот каким образом Квант способен помочь:

• создание различных индивидуальных показателей: у пользователей есть возможность создания своих KPI, которые соответствуют потребностям фирмы, что дает возможность выполнить адаптацию основных показателей эффективности к бизнес-целям, а также стратегии фирмы;
• своевременное отслеживание и анализ KPI: используемые на практике инструменты аналитики и отчетов Кванта дают возможность без проблем отслеживать выполнение различных показателей, проводить анализ динамики и создавать отчеты об основных показателях эффективности, на этой основе в дальнейшем оказывается возможным принятие необходимых корректирующих мер;
• интеграция с прочими системами: Квант легко можно интегрировать с иными системами, применяемыми в организации, например, с CRM, а также с управлением проектами. Это обеспечивает возможность успешно проводить сбор информации из различных источников и в дальнейшем связывать их с KPI для тщательного анализа;
• необходимые уведомления: на платформе есть возможность производить настройку уведомлений об уровне достижения тех или иных KPI. В итоге команда получает возможность своевременно реагировать на происходящие изменения и предпринять требуемые действия с целью дальнейшего улучшения показателей;
• обратная связь и постоянная коммуникация: на платформе всегда есть возможность осуществлять обмен комментариями и производить обратную связь между разными сотрудниками относительно достижения KPI. Это в результате способствует улучшению коммуникацию внутри организации и дает возможность за счет приложения совместных усилий обеспечить достижение общих для всех целей.

Квант может оказаться на практике эффективным инструментом для внедрения KPI в деятельность любых организаций. В результате за счет этого обеспечивается достаточная прозрачность своевременного отслеживания показателей эффективности. Таким образом фирма способна успешно достичь стратегических целей.