Система коммуникаций в компании

Что такое коммуникации в компании? Это задачи, вопросы, сообщения или другая информация, требующая обработки.

Они поступают из разных источников и разными способами — по электронной почте, через мессенджеры, устно при личной встрече.

Если система коммуникации не отлажена, сотрудник может из-за сильной загрузки пропустить сообщение, забыть о нём или даже сознательно «забить» на выполнение. В итоге руководителю, чтобы восстановить коммуникацию, приходится тратить свои самые ценные ресурсы — время и внимание.

Например, клиент просит менеджера выставить счёт на оплату. Предположим, процесс в компании выстроен таким образом, что менеджер запрашивает счёт у бухгалтера. Бухгалтер присылает счёт по запросу. Запрос счёта и отправка этого счёта как раз и будут коммуникацией.

Как вы думаете, зависит ли скорость развития компании от скорости обработки этой коммуникации?

Однозначно зависит: быстрее пришлёт счёт → быстрее клиент оплатит → быстрее начнёте предоставлять услугу → быстрее появятся деньги на продвижение → быстрее наймёте новых менеджеров → быстрее сделаете новые продажи.

А теперь представьте: сколько подобных коммуникаций проходит ежедневно? Десятки, сотни, тысячи? Зависит от размера компании. И задержка каждой из них ведёт к замедлению развития компании.

Важно запустить систему коммуникаций сразу после разделения деятельности компании на функции.

Для успешной коммуникации очень важна среда, через которую передаются все коммуникации. Часто в компаниях задачи ставятся голосом или текстом в мессенджерах. Когда мы используем такую среду коммуникаций, возникает проблема — она не подконтрольна, мы не можем следить за скоростью движения коммуникаций и влиять на неё.

Лучше пользоваться специальными системами для осуществления коммуникаций. Можно использовать «Битрикс24» или другой задачник, но они не приспособлены для соблюдения правил коммуникации. Мы же используем специально заточенную под это систему «Квант». Она позволяет выполнять все условия для успешной коммуникации:

• реализована логика движения коммуникаций;
  
• заложены точки контроля;
  
• коммуникация легко контролируется.
  
  

Правила коммуникаций нужны для того, чтобы постоянно поддерживать высокую скорость их передачи.

Например, после получения какой-либо коммуникации сотрудник должен ответить «Принято». Или, если прислали сообщение, ответить на него не позднее трёх часов с момента отправки.

У нас в компании и в компаниях наших клиентов правила коммуникации прописаны в специальном регламенте.

Чтобы система работала без сбоев, нужен своеобразный блок управления — контролёр правил коммуникаций. В базовой систематизации мы называем его «коммуникатор». Его задача – постоянно следить за коммуникациями в компании, и, если где-то происходит задержка или разрыв, подключаться и напоминать о том, что нужно обработать коммуникацию. Коммуникатор возвращает внимание сотрудников к обработке коммуникации, то есть, по сути, обеспечивает работу закона созидательного внимания: где внимание – там результаты!

Внедрение этого инструмента базовой систематизации позволяет разгрузиться не только руководителю, но и сотрудникам. Отправил сообщение, поставил задачу – и можешь больше не держать это в голове, переключить внимание на следующую задачу, а контролировать доставку сообщения и реакцию на него будет коммуникатор.

Введение системы коммуникации — это второй шаг при построении системной компании.