Хочется ли вам, как руководителю, контролировать рутинные задачи? Постоянно напоминать о них сотрудникам, «проталкивать»?

Операционное управление компанией состоит преимущественно из повторяющихся задач.

В системной компании, где внедрена система коммуникаций, для контроля всех процессов выделена функция «коммуникатор». Его задача — направлять внимание сотрудников на повторяющиеся задачи до тех пор, пока они не будут выполнены, а также следить за всеми коммуникациями в компании.

Что делает коммуникатор? Звонит по телефону, пишет в мессенджеры – любыми доступными способами возвращает внимание сотрудников к тому, что нужно отреагировать на коммуникацию. Он, по сути, обеспечивает работу закона созидательного внимания: где внимание – там результат!

Получается, коммуникатор должен во всём разбираться и контролировать выполнение всех процессов? Нет! Он следит только за своевременным исполнением задач, а результаты отдельных сотрудников контролируют их руководители.

Как это работает: если в компании происходит нарушение правил коммуникации (например, сотрудник не берёт задачу в работу или не отвечает на сообщение в положенный срок), то коммуникатор получает сигнал об этом в специальной программе и связывается с сотрудником, чтобы вернуть его внимание.

Вот пример карточки такого сигнала.

Обратите внимание, что коммуникатору пришлось три раза написать сотруднику и ещё три раза позвонить, прежде чем он устранил нарушение правил коммуникации.

Главная задача коммуникатора — высвободить время и внимание руководителей. Тогда они смогут эти ценные ресурсы направить на стратегическое развитие компании.

Можно назначить на эту функцию сотрудника внутри компании, но тогда возникнет ряд проблем:

Руководителю всё равно придётся тратить часть своего внимания на контроль его работы, а также время и деньги на обучение.
Появятся проблемы с субординацией и личными привязанностями. Коммуникатору будет неудобно напоминать руководителям о задачах и добиваться их выполнения от коллег-друзей.
Придётся содержать на окладе ещё одного сотрудника.
В случае болезни или отпуска сотрудника функция перестанет выполняться.

Для решения этих проблем РУС Квант предложила вынести коммуникатора за пределы компаний. Создала единую диспетчерскую, которая обслуживает сразу все компании.

Это позволяет:

Полностью освободить время руководителей.

Контроль над работой коммуникатора и его обучение — не ваша забота. Коммуникаторы знают, как работает системная компания, и умеют отслеживать коммуникации на всех её уровнях.
Выполнять работу лучше.

Сотрудники не привязаны к конкретным компаниям. Это помогает им быть объективными, не иметь личных привязанностей, а значит, лучше выполнять свою работу.
Сэкономить.

Услуга внешнего коммуникатора дешевле, чем наём отдельного сотрудника в штат. Вы не платите за него налоги, не обеспечиваете соцпакет, не предоставляете ему оборудованное рабочее место, не ищете замену в случае отпуска или болезни.
Не прерывать работу.

Коммуникатор всегда на месте. Даже если один сотрудник диспетчерской заболел или ушёл в отпуск, его обязанности выполняют другие. Таким образом, контроль коммуникаций в компании никогда не останавливается.

Сотрудники диспетчерской работают на специализированном программном обеспечении, которое мы постоянно дорабатываем. Любое нарушение коммуникации, которое происходит в вашей компании, тут же отражается на экране коммуникатора — и он включается в работу.

В диспетчерской работают не только люди, но и роботы. Как правило, рутинные операции и первичное реагирование осуществляет система искусственного интеллекта, которая постоянно совершенствуется. Если робот не справляется, подключается человек.

Примеры реальных взаимодействий коммуникатора и сотрудников компании.

Звонок сотруднику

Коммуникатор: Здравствуйте, это ваш коммуникатор! У вас есть четыре необработанных коммуникации.
Сотрудник: Да, я вижу. Просто сейчас занят с клиентом.
Коммуникатор: В какой срок сможете выполнить?
Сотрудник: Два часа.
Коммуникатор: Хорошо, указываю время выполнения. Хорошего дня!

Письменное сообщение

Мы видим, что здесь не только напоминание о просроченной коммуникации, но и ссылка на неё, чтобы сотрудник не тратил время на поиск, а мог сразу перейти и всё выполнить.

Иногда коммуникатору достаточно один раз связаться с сотрудником — и вскоре коммуникация завершается. Некоторые ситуации требуют неоднократного подключения коммуникатора по разным каналам связи. В любом случае вы можете быть уверены на 100%, что коммуникатор добьётся результата. Это исключит заторы коммуникаций и позволит реализовать закон скорости коммуникаций — от скорости движения коммуникаций зависит скорость развития компании.

Некоторые владельцы опасаются, что коммуникатор — сторонний человек — получит доступ ко всем процессам в компании. Это не так. Коммуникатор видит только названия задач и имена сотрудников, для которых они прописаны. Ему не видны описание задачи, её ожидаемый конечный результат и файлы с доказательствами, он просто контролирует выполнение списка задач в один конкретный день. Например, он может прочесть «Отправить отчёт», но при этом никакой информации о том, что это за отчёт, как его заполнять, он не получит. Вся его работа – позвонить или написать незнакомому человеку и напомнить о задаче, если она не выполнена в срок.

Запуск системы коммуникаций и подключение коммуникатора — это второй и очень важный шаг на пути к построению системной компании.

Получи 21 файл для систематизации бизнеса

Получить