Должностная инструкция руководителя отдела продаж

РОП отвечает за реализацию и контроль процесса продаж в компании. Его задачи варьируют на предприятиях различных отраслей и масштабов. В небольшом бизнесе РОП может управлять командой из трёх работников и самостоятельно заниматься обработкой запросов на электронной торговой площадке, а в крупной корпорации — контролировать работу десятков сотрудников, заниматься разработкой маркетинговых стратегий и выходить со своей продукцией на внешние рынки.

Качества, присущие эффективному РОП:

• лидерство, надёжность, умение заслуживать доверие подчинённых;
• высокий профессионализм;
• проницательность и ориентация в принципах продаж, умение справляться с возражениями клиентов;
• внимательность и аналитический подход при разработке ключевых показателей эффективности (KPI), последовательность в оценке лидов, сделок, объёмов прибыли и LTV клиента.

Чтобы выработать эти качества, РОП должен обладать знаниями в следующих областях:

Торговля и сделки

Эффективному менеджеру необходимо понимание сущности товара, знание его сильных и слабых сторон по сравнению с конкурирующими продуктами. Из этого вытекает понимание проблем, с которыми сталкиваются клиенты, и возможность разработки действенной стратегии продаж и эффективное управление бизнесом.

Менеджмент персонала

Для руководителя важен навык сплочения и мотивации команды для достижения общей цели, наряду с индивидуальным подходом к каждому сотруднику.

Обучение

На этапе набора сотрудников важно правильно оценить уровень компетентности каждого из них, чтобы вовремя запланировать тренинги, обучающие курсы и конференции по повышению профессионализма каждого члена команды.

Стратегическое и оперативное мышление

В должностные обязанности РОП входит разработка системы продаж и связанных с ней краткосрочных и долгосрочных стратегий и планов.

Управление данными

Для принятия обоснованных решений необходимо правильно оперировать данными. Без знаний закономерностей сбора и хранения больших данных невозможно разработать эффективные системы продаж, бизнес-процессы, учитывающие тенденции и удовлетворяющие запросы покупателей.

Законодательная база

Чтобы взаимодействовать с клиентами и сотрудниками без конфликтов, для руководителя важно разбираться в трудовом кодексе, законах о защите потребительских прав, хранении и обработке персональных данных.

Содержание должностной инструкции включает требования, предъявляемые к квалификации претендента на должность, его права и обязанности при работе, а также систему поощрений (материальную и нематериальную) за высокую результативность и эффективность бизнеса.

Хотя наличие инструкции не является обязательным для бизнеса, её составление рекомендуется с целью соблюдения юридических норм. Юристы занимаются разработкой этого документа, который затем либо прилагается к трудовому договору, либо оформляется и предоставляется отдельно. В обоих случаях сотрудник обязан ознакомиться с ним и поставить свою подпись.

И работник, и директор заинтересованы в наличии должностной инструкции. Первый получает возможность оценить свои навыки и рассчитать силы на выполнение обязанностей, которые ему по силам, избегая работы над задачами, которые ему не поручены. Работодатель же распределяет трудовые поручения между работниками в равных долях, аргументирует приём на работу или увольнение, а также защищает права компании в случае судебных разбирательств.

Пример: Сергей, руководитель отдела продаж, пренебрегал своими обязанностями в отношении анализа работы конкурирующих фирм, отчёты о проделанной работе не составлял. Через некоторое время продажи компании сильно упали. Директор решил выяснить причину и затребовал отчёты Сергея, которые тот предоставить не смог. Директор пригласил Сергея на личную встречу, в ходе которой предоставил должностную инструкцию РОПа, в которой значилось выполнение анализа работы конкурентов и регулярное составление отчётов о проделанной работе. Документ был подписан Сергеем при приёме на работу. В результате Сергей признал свою ошибку и освоил заполнение отчётов с помощью CRM. С помощью должностных инструкций проще разрешать разногласия, возникающие в рабочей среде.

В зависимости от вида обязанностей, за которые отвечает работник, должностные инструкции могут быть индивидуальными и типовыми. Индивидуальные формируются для работников, выполняющих исключительные виды работ, например, осуществляют руководство компанией.

Типовые представляют собой шаблонные формы, подходящие для работников со сходными обязанностями. Например, все менеджеры по продажам одного и того же подразделения будут использовать один шаблон.

Должностная инструкция руководителя отдела продаж включает:

1. Заголовок.
2. Общий регламент работы.
3. Круг обязанностей для выполнения, согласно должности.
4. Права.
5. Ответственность.
6. Требования, предъявляемые к квалификации работника.
7. Сведения о длине рабочего, предоставлении рабочего места и иные условия.
8. Сведения о предоставлении социальных гарантий и наличии льгот.

При составлении документа следует избегать сложной терминологии, излагать информацию простым языком, но при этом ёмко и лаконично. В случае судебных дел между работниками и компаниями наличие грамотно составленной должностной инструкции является весомой опорой. Приведём пример должностной инструкции руководителя отдела продаж:

1. Регламент работы:

• назначение и освобождение от должности руководителя отдела продаж производится согласно приказу генерального директора;
• руководитель отдела продаж находится в прямом подчинении у коммерческого директора;
• требования к уровню образования и опыту работы: наличие высшего образования (бакалавриат, магистратура) и опыта работы на управленческих должностях не менее трёх лет;
• наличие компетенций в методах планирования продаж и стратегического менеджмента, основ управления на предприятии, законодательных основ в сфере продаж, налогообложения и трудовых отношений;
• наличие навыков управления персоналом, анализа и планирования, делового общения.

Что входит в прямые обязанности руководителя отдела продаж:

1. Организация функционирования подразделения.
2. Разработка и внедрение маркетинговых стратегий и текущего планирования.
3. Анализ рынка, потребительских нужд, работы конкурентов.
4. Краткосрочное и долгосрочное целеполагание объёмов продаж.
5. Разработка системы поощрения работников.
6. Контроль за выполнением планов.
7. Набор, обучение и повышение квалификации работников подразделения.
8. Мониторинг эффективности работы с ключевыми потребителями.
9. Коммуникация с корпоративными клиентами и заключение договоров.
10. Подготовка отчётов о работе за отчётный период.

Права руководителя отдела продаж:

1. Формирование запросов данных, необходимых для решения трудовых задач.
2. Взаимодействие с отделами и службами в интересах своего подразделения.
3. Изменение организационной структуры отдела в интересах повышения эффективности работы, внесение иных предложений по оптимизации.
4. Получение отчётных данных о проделанных действиях всех работников подразделения.
5. Поощрение или наложение дисциплинарных взысканий на сотрудников отдела в соответствии с трудовым законодательством.

Ответственность РОПа:

При невыполнении трудовых обязанностей накладываются взыскания, согласно действующему законодательству и внутренним документам компании, вплоть до материальной ответственности.

Коммуникация РОПа внутри компании:

1. Напрямую работает с отделом маркетинга для изучения рынков сбыта и формирования маркетинговых стратегий.
2. Взаимодействует с финансовым отделом для определения бюджета своего подразделения и контроля за расходом средств.
3. Работает с юридическим отделом для осуществления необходимого юридического сопровождения сделок.
4. Связан с отделом кадров по части подбора и обучения сотрудников.

Что следует указать в заключении должностной инструкции:

1. Положения настоящей инструкции могут быть изменены и дополнены в соответствии с изменениями в законодательстве и внутренней документации.
2. В отношении руководителя отдела продаж имеют силу положения Трудового кодекса и внутреннего трудового распорядка.

В помощь используйте наш контрольный список:

Цель документа:

• Определите, для кого и с какой целью необходим документ (открытие новой позиции, расширение должностных обязанностей).

Общие положения и регламенты:

• Обозначьте название должности.
• Обозначьте позицию должности в организационно-функциональной структуре предприятия.
• Определите непосредственное подчинение и иерархию должностей.

Перечень должностных обязанностей РОПа:

• Шаг за шагом укажите круг задач, подлежащих исполнению сотрудником.
• Опишите цели и характер деятельности.
• При наличии, опишите специфические задачи, характерные только для этой должности.

Права:

• В чём заключаются полномочия работника.
• Случаи самостоятельного принятия решений и ответственность за них.
• Обозначьте какой у работника уровень доступа к информации и иным фондам компании.

Ответственность:

• Опишите, в чём заключается ответственность за невыполнение прямых обязанностей.
• Какие виды ответственности может повлечь то иное действие или бездействие сотрудника, а также нарушение корпоративных правил.

Коммуникации:

• В чём заключается коммуникация должностного лица со взаимосвязанными отделами и службами.
• В чём заключается коммуникация должностного лица с внешними организациями.

Требования, предъявляемые к уровню квалификации:

• Обозначьте требования к уровню образования, наличию практического опыта, навыкам работы, которые приветствуются на должности.

Организация труда и рабочего места:

• Продолжительность рабочего дня, наличие выходных дней.
• Иные трудовые условия, включая наличие возможных рисков.

Дополнения:

• При наличии, опишите особые моменты, связанные с решением трудовых задач должностным лицом.

Документ заверяется подписью руководителя компании, юридической службой и отделом по работе с персоналом.

Платформа Квант поможет должностному лицу, ответственному за продажи, следующим образом:

• мониторинг и учёт рабочего времени сотрудников, позволяющий оценить эффективность их работы и выявить возможные проблемы;
• контроль посещений различных сайтов и онлайн-игр сотрудниками, а также определение времени, потраченного на личные дела;
• формирование отчётов о работе каждого сотрудника, позволяющих оценить их продуктивность и выявить лидеров и отстающих;

Платформа Квант контролирует распределение нагрузки между сотрудниками, позволяющее оптимизировать рабочий процесс и повысить эффективность работы отдела.