Работа менеджера по продажам требует запоминания больших объемов информации и знаний основ психологии. На начальном этапе для повышения эффективности работа осуществляется под контролем руководителя отдела продаж (РОП). Специалист обладает навыками наставника, достаточным опытом, что позволяет руководить группой сотрудников. Управление бизнесом подразумевает решение различных задач, связанных с продажами.
РОП обеспечивает развитие базы данных, разрабатывает стратегию продаж с учетом особенностей компании. Также в его компетенции отслеживание показателей отдельных сотрудников, разбор ошибок для повышения показателей. Это позволяет обеспечить эффективность бизнеса и развитие компании в выбранном секторе.

К основным обязанностям также относят общую координацию работы менеджеров. Специалист определяет ключевые показатели эффективности, которые влияют на заработную плату, выявляет точки роста, формирует рекомендации по расширению линейки продуктов.
РОП не вовлечен в непосредственное обслуживание клиентов, однако может подключаться к диалогу при возникновении сложных ситуаций или открытых конфликтов. В небольших организациях на него также возлагается функция администрирования CRM, поскольку брать в штат отдельного администратора невыгодно. Опытный РОП должен обладать необходимыми навыками для управления такой системой.

Специалист обеспечивает формирование команды – найм, обучение, промежуточный контроль знаний. В крупных компаниях возникает необходимость распределять поток клиентов, оптимизируя нагрузку на менеджеров.

CRM для облегчения работы

Основные задачи при работе с платформой CRM:

настройка платформы под текущие задачи, обучение новых пользователей, взаимодействие со службой поддержки;
создание новых задач, распределение среди сотрудников, контроль сроков выполнения;
анализ диалогов (аудио и текстовых) для оценки действий менеджеров;
просмотр общих отчетов менеджеров для принятия решения о премировании;
создание новых шаблонов для писем;
анализ рентабельности проектов.

При выборе новой платформы необходимо заранее сформировать список нужных функций и модулей. Это упростит выбор и позволит выбрать решение, которое покроет все потребности. Современные предложения обычно уже имеют встроенный чат, календарь, модули для работы с почтой, звонками, сквозной аналитикой. Заранее необходимо выбрать, с какими внешними приложениями будет осуществляться интеграция – пакет 1C, рекламные кабинеты и другие.

Использование CRM позволяет оптимизировать работу разных отделов, упрощает обмен информацией, предоставляет доступ к аналитическим инструментам, которые недоступны в ручном режиме. Снижается количество ошибок, которые неизбежны при рутинной работе. Человек устроен таким образом, что однообразные операции быстро приводят к усталости.
Вся информация о клиентах хранится в удобной базе данных, что облегчает передачу дел между сотрудниками. Новый менеджер может посмотреть историю заказов, архив переписок, комментарии, позволяющие узнать об обработанных ранее возражениях.

Система позволяет контролировать работу отдела, выявлять незакрытые сделки, формировать отчеты о причинах. Анализ ошибок позволяет улучшить показатели, разработать новые скрипты и алгоритмы для повышения процента успешных продаж.
Работа со всеми инструментами осуществляется в едином рабочем пространстве, менеджеру достаточно авторизоваться в личном кабинете для получения функционала в рамках своей компетенции. Предусмотрена система разграничения доступа – можно ограничить доступ к файлам и функциям на уровне отдельных пользователей или групп.

Обязанности РОП

Круг задач зависит от внутренней организации внутри компании. Может возникнуть необходимость собрать новую команду менеджеров, разработать новые скрипты продаж, выбрать и внедрить новую CRM. В крупных компаниях есть возможность распределять задачи между другими отделами, однако в малом бизнесе руководство вынуждено экономить, расширяя список обязанностей. Основные обязанности начальника отдела продаж можно разбить на следующие категории: кадровые, стратегические, процессные и оперативные. Далее они будут рассмотрены подробнее.

Стратегические обязанности

Основная задача – полноценное управление продажами. В круг задач РОП входит разработка стратегии, сегментация базы клиентов и другие функции, которые непосредственно влияют на общую эффективность.

В данном направлении предусмотрены следующие функции:

Формирование плана продаж. Данный документ содержит прогнозируемые объемы сделок, финансовые цели на разные временные периоды, основные стратегии.
Формирование рекомендаций по улучшению свойств основного продукта. Анализ обратной связи от клиентов позволяет оценить основные недостатки и преимущества.
Использование статистических данных для разработки стратегии продаж. Специалист определяет потребности аудитории, механизмы для удержания аудитории, алгоритм обработки возражений.

Оперативные обязанности

РОП ежедневно отслеживает активность сотрудников, анализирует полученные результаты. При необходимости корректирует текущие планы, устанавливает показатели, на которые ориентируются менеджеры.

Начальнику не обязательно иметь обширный опыт в продажах, но в ключевые обязанности руководителя отдела продаж нередко входит помощь со сложными сделками. Также он должен контролировать качество работы с постоянными клиентами.

К другим обязанностям относят контроль системы документооборота, подготовку презентаций, проведение переговоров, сегментацию базы данных.

Процессные обязанности специалиста

Бизнес-процессы, обеспечивающие работу компании, связаны с продажами. Их условно можно разделить на управленческие, основные и сервисные.

В основные процессы относят элементы, которые приносят компании доход. В частности, все этапы продаж, поэтому руководитель также должен контролировать их.

Сервисные процессы, наоборот, требуют финансовых трат. Сюда относят закупку сырья, логистику, заработную плату, коммунальные платежи. РОП должен контролировать все статьи расходов и сотрудничать с другими отделами. Собранная информация используется для оптимизации финансовых потоков, что позволяет повысить итоговую прибыль и устойчивость компании. Наличие свободных средств позволяет выделять их на закупку нового оборудования.

Управленческие процессы подразумевают разработку планов и целей. Руководитель должен хорошо ориентироваться в планах компании, чтобы отслеживать их выполнение.

Кадровые обязанности

Критерии выбора новых сотрудников на этапе принятия на работу играет важную роль в эффективности всей компании. В прямые обязанности руководителя отдела продаж входит адаптация и обучение новых сотрудников. В компаниях также принято использовать промежуточные тестирования, которые позволяют выявить слабые стороны и при необходимости организовать дополнительные тренинги.

Разработка системы мотивации – еще одна важная функция руководителя. Сфера продаж требует высокой концентрации и может быстро привести к истощению. Часто это приводит к текучести кадров, что требует постоянно тратить средства на обучение новых специалистов.

РОП должен уметь разрабатывать, корректировать и внедрять различные схемы мотивации (нематериальные и материальные форматы). К материальным относят финансовый стимул – премии, дополнительный процент от сделок. Нематериальные подразумевают различные корпоративные мероприятия, подарки детям, создание комфортного микроклимата, бесплатное обучение и другие.

Должностная инструкция

Данный документ представляет собой полноценное руководство к действию, который регламентирует основные обязанности РОПа, полномочия, функции и необходимые навыки.

Инструкцию также используют в качестве набора критериев при приеме на работу нового специалиста. Основные разделы должностной инструкции:

Общее положение. В нем указываются требования к опыту работы, образованию, основная информация о должности.
Трудовые функции. Блок содержит перечень основных задач.
Должностные обязанности. Описываются основные действия, которые требуются от руководителя в процессе работы.
Права. Описываются все права, доступные в рамках трудового договора.
Ответственность. Также достаточно важная секция, которую необходимо знать.

Должностная инструкция помогает определить круг задач, обеспечивает защиту интересов и доступные полномочия.

Необходимые навыки и качества

Специфика работы требует от руководителя отдела продаж определенных навыков. К таким качествам принято относить целеустремленность, умение быть лидером, коммуникабельность, сильное желание развиваться. Данный набор позволяет наладить работу отдела, быстро устранить все препятствия и выявить нужные качества у подчиненных.

Задачи в рамках трудовой деятельности

В описании вакансии многие компании сразу обозначают, что соискатель должен иметь навыки организации работы подразделения и распределения задач. Стоит помнить, что должностные обязанности директора по продажам обычно гораздо шире, тех, которые указываются в описании вакансии.

Также часто упоминаются следующие задачи:

разработка плана задач;
управление коллективом, анализ результатов отдельных менеджеров;
работа с шаблонами коммерческих предложений;
создание презентаций, ведение переговоров;
анализ динамики продаж;
создание системы мотивации, поддержка климата в коллективе.

Стимулирование и мотивация РОП

Используется стандартная система мотивации, которая включает две составляющие – нематериальная (20%) и материальная (80%). К материальным относятся все элементы, который включены в итоговую заработную плату – бонусы от продаж, базовую часть, дополнительные премии от компании. Нематериальные включают удобный график работы, различные поощрительные поездки, современное оборудование для рабочего места.

Ключевые показатели

Учитывается конверсия от продаж, расширение базы полученных клиентов, средний размер чека, повторные продажи. Также могут использоваться специфические элементы в рамках деятельности компании.

Применение в работе готовых программных средств

Квант – платформа для роста бизнеса. Дает возможность составлять должностные инструкции, также обеспечивает всеми необходимыми для работы инструментами. Основные из них:

Выделение ключевых целей и задач. К примеру, это может быть необходимость увеличить объем продаж, набор новой команды, повышение мотивации.
Управление командой. Можно эффективно распределять задачи, устанавливать сроки, назначать ответственных и отслеживать выполнение.
Коммуникация. Формируется удобная платформа для обмена информацией внутри отдела – внутренний чат, система напоминаний, общий доступ к файлам. Доступны все необходимые инструменты для командной работы.
Отчетность и аналитика. Все данные о текущих сделках аккумулируются в базе данных, что позволяет генерировать отчеты и отслеживать показатели.
Стратегия и планирование. Готовые шаблоны позволяют быстро создавать новые планы с учетом текущих задач. Можно устанавливать приоритеты, назначать сроки, контролировать процесс выполнения.

Платформа Квант позволяет облегчить формирование должностных обязанностей РОП, а также предоставляет в едином интерфейсе все необходимые инструменты.

Профессиональные навыки руководителя отдела продаж играют важную роль, но умение пользоваться доступными инструментами также необходимо учитывать. В противном случае весь полученный опыт окажется бесполезным.

Должностные обязанности руководителя отдела продаж