Как настроить работу сотрудников в команде

Для успешной работы в команде необходимо обладать определенными навыками: уметь наладить отношение с коллегами, уметь выслушивать их точку зрения, оперативно устранить разногласия.

Основные преимущества командной работы:

• обмен идеями, полученным ранее опытом и навыками. Новые сотрудники часто могут предложить нестандартные идеи, которые можно учитывать;
• сотрудники имеют возможность поддерживать друг друга, снижая вероятность возникновения ошибок;
• равномерное распределение функций и нагрузки между коллективом;
• эмоциональная поддержка повышает общую работоспособность;
• при правильном распределении труда общая эффективность выше;
• работа в группе улучшает микроклимат и позволяет сохранить ценные кадры.

Навыки, которые необходимы в командной работе, относят к soft skills. К ним относят гибкость, умение решать конфликты, коммуникацию. Командный игрок обязательно должен обладать навыками:

• Эмпатия. Умение быстро распознать текущее эмоциональное состояние собеседника и умение подстроиться под ситуацию.
• Общение. Сотрудник должен уметь донести и обосновать свою точку зрения, выслушать других, понять позицию собеседника. Также важно задавать правильные вопросы для продолжения диалога в нужном русле.
• Сотрудничество. Эффективное взаимодействие в команде с другими работниками, включая обмен опытом с сотрудниками, которые только недавно присоединились к команде.
• Решение конфликтов. Анализ причин возникновения разногласий для быстрого погашения конфликта.
• Гибкость. Адаптация к новым фактам, корректное распределение обязанностей в группе.
• Адекватное восприятие критики. Наличие обратной связи обеспечивает профессиональный рост.

Развитие данных навыков позволяет обеспечить слаженную работу даже при решении объемных задач. Каждый член команды будет чувствовать ответственность, значимость внесенного вклада. Это позволит поддерживать интерес к проекту, желание получать новые навыки и профессионально расти внутри компании.

Команда в работе может иметь разный состав и набор ролей. Во многом это зависит от текущего подхода к организации работы над проектом.

В качестве примера будет рассмотрена команда, сформированная для создания нового интернет-портала. Основные роли:

• Генератор идей. Штатный веб-дизайнер, который предлагает нестандартные решения для дизайна сайта.
• Лидер. Отвечает на общую координацию процессов и информационных потоков. Решает возникающие споры, принимает входящие задачи и распределяет их среди участников.
• Аналитик. SEO-специалист или маркетолог, которые собирают внешнюю информацию и формируют общий алгоритм работы.
• Эксперт. Группа состоит из специалистов, которые разбираются в данной предметной области. В данной ситуации – программисты, веб-дизайнеры, системные администраторы и так далее.
• Технический специалист. Обеспечиваются работы с технической стороны проекта.
• Финансист. В задачи входит обоснование стоимости проекта и оценка эффективности после запуска. На основе полученных данных принимается решение о целесообразности запуска работ.

Важно на начальном этапе определить необходимые роли и распределить их с учетом текущих навыков сотрудников.

Советы, которые помогут правильно организовать работу в команде:

• сотрудники должны четко понимать цель нового проекта и промежуточные этапы;
• все привлеченные специалисты должны иметь необходимые навыки для внесения максимального вклада в общее дело;
• заранее необходимо обозначить каналы связи, выбрать стиль общения, алгоритм передачи рабочей информации;
• глобальные задачи должны быть разбиты на простые логические блоки, сотрудник должен получать понятные инструкции, чтобы избежать недопонимания.

Далее будут представлены конкретные рекомендации, которые позволят сформировать эффективную команду и повысить уровень мотивации для отдельных специалистов.

Продуктивная команда формируется после постановки основной задачи. Поэтому важно четко определить конечную цель, сроки выполнения, чтобы команда могла полностью погрузиться в бизнес-процессы.

Приоритет должен отдаваться профессиональным навыкам и опыту в решении аналогичных задач. Личные качества в этом случае второстепенны. Такой подход позволяет получить высокую эффективность бизнеса и повысить вероятность успешного прохождения всех этапов.

С первого дня необходимо установить четкую структуру внутри команды, распределить роли, определить алгоритм сбора информации. Также формируется подходящая система мотивации. Это позволит избежать конфликтов и путаницы.

В процессе работы неизбежно будут возникать различные вопросы и уточнения. Необходимо обеспечить качественную обратную связь, поскольку трудности могут привести к ошибкам и остановке проекта.

Представители команды должны чувствовать близость победы

Задачи должны ставиться амбициозные, но выполнимые, чтобы при достижении промежуточного этапа участники видели свою значимость.

Любые напряженности внутри коллектива должны быть нейтрализованы на начальном этапе. Важно выслушать все стороны для нахождения решения, которое устроит всех.

По мере развития команды необходимо постепенно отходить от прямого руководства к формату модератора. В этом режиме, руководство осуществляется через систему принятия решения. В этом случае обеспечивается нужный контроль над процессом и обеспечение высокой эффективности. Для дополнительной автоматизации можно использовать специализированные CRM.

Рабочие группы даже при наличии достаточного опыта могут столкнуться с ошибками:

• Большое количество участников. Большое количество связей усложняет работу, информационные потоки могут иметь сложную структуру, которую сложно контролировать. Оптимальное количество составляет 4-9 человек.
• Сотрудники без навыков командной работы. Некоторые специалисты в силу своего характера предпочитают работать самостоятельно, что снижает общую производительность. Такие проблемы должны купироваться на этапе подбора команды.
• Непонимание уровня ответственности. Отсутствие четкого распределения обязанностей неизбежно провоцирует путаницу и перекладывание обязанностей. Снижается эффективность работы, увеличивается количество ошибок, что может привести к срыву поставленных сроков.
• Отсутствие мотивации. Работа в коллективе быстро приедается.
• Игнорирование проблем. Руководитель должен быстро находить источники возникновения проблем и оказывать необходимую помощь.

Основные принципы мотивации:

• Использование системы материального поощрения. В качестве события можно использовать выполнение плана, также отдельно поощрить самых активных сотрудников.
• Создание атмосферы, которая позволит коллективу чувствовать свою значимость.
• Наличие постоянного диалога. Для этого рекомендуется использовать регулярные встречи для обсуждения проекта. Неформальная обстановка позволит улучшить микроклимат в коллективе.
• Сотрудники должны всегда ощущать перспективы карьерного роста, что усилит уровень мотивации.
• Руководитель должен ценить инициативность и самостоятельность. Это позволяет упростить работу специалистов, которые контролируют выполнение проекта.
• Личный пример. Члены команды должны иметь возможность ориентироваться на более опытных сотрудников. Руководитель должен активно принимать участие в рабочем процессе, подавать личный пример, устанавливать правила общения.
• Обучение за счет компании. Тренинги должны стать регулярными, что позволит улучшать различные навыки сотрудников. При этом должна использоваться система поощрения тех, кто показывает лучший результат после обучения.
• Фиксация достижений. Все успехи должны фиксироваться с последующим поощрением. При этом это не обязательно использовать только финансовую мотивацию. Можно отметить личный вклад через внутренние платформы для неформального общения.

Квант – платформа для роста бизнеса. Заметно упрощается командная работа.
Обеспечиваются все необходимые элементы – коммуникация, обмен сообщениями, разделение на подзадачи с последующим распределением. Можно назначать сроки и фиксировать их соблюдение. Основные возможности:

• Коммуникация и коллаборация. Сотрудники получают удобную платформу для обмена сообщениями.. Обеспечивается высокая координация действий.
• Управление командой. Виртуальная рабочая область позволяет наглядно разместить активные задачи, назначать ответственных и добавлять комментарии.
• Доступ к информации. Сотрудники, не выходя из интерфейса, могут получить доступ к документам, базе знаний и другому контенту.
• Отчетность и аналитика. Все информационные потоки собираются в единую базу данных, что позволяет анализировать работу на любом этапе.
• Прозрачность работы. Любой член команды может посмотреть список своих задач и набор обязанностей в рамках проекта. Снижается количество ошибок и конфликтов.

Квант предоставляет все необходимые модули и инструменты для организации работы в команде. Улучшается коммуникация, сокращаются сроки выполнения, предусмотрен модуль генерации документов и отчетов. Есть функция рассылки напоминаний.