Как не допускать горящих сроков и сорванных задач

Английское слово deadline обозначает крайний срок сдачи проекта или исполнения задания. При нарушении указанных сроков страдает имидж компании и репутация отвечавшего за выполнение задачи сотрудника. Причины, по которым дедлайн горит, могут быть самыми разными – от сугубо личных до производственных.

Поэтапное разделение предполагает работу разными сотрудниками, из-за этого часто отсутствует координация между рабочими группами. Выливается это в незнание сотрудниками сроков выполнения задач на каждом этапе. Как следствие, работа не сдается вовремя – нарушается дедлайн.

К примеру, заказчику как можно быстрее требуется презентация продукции. Определяется алгоритм – разработка конструкции проекта, текстовый контент, дизайнерский стиль. Каждая задача исполняется разными сотрудниками.

После выполнения первого этапа исполнитель закрывает выполнение в таск-трекере. По его логике, следующий сотрудник получит уведомление и приступит к дальнейшей работе. Однако у копирайтера произошел, допустим, технический сбой на аппаратуре и своевременно работа не была начата.

Такая коммуникативная ошибка стала причиной сдвижения дедлайнов и исполнения работы в кратчайшие сроки.

Для получения качественного конечного продукта необходимо согласовывать с заказчиком проекта промежуточные результаты. Без координирования процесса итоговый результат может не соответствовать требованиям клиента. Такая ситуация чревата внесением правок в проектирование и тратой дополнительного времени на выполнение задачи.

Допустим, исполнитель на определенном этапе отправил на утверждение выполненное задание. Сотрудник ожидает решение вопроса в течение дня. Однако проверяющий из-за плотного графика не может сразу же дать ответ, на другой день забывает и приступает к проверке только через три дня. В итоге обратная связь затянута, сроки горят.

Или другая ситуация. Исполнитель не заложил сроки доработки заказа в общий интервал времени. Предположим, 15 числа требуется отправка результата для согласования. Клиент дает ответ только через два дня и столько же уходит на внесение правок. Как следствие, сроки сдвигаются на несколько дней. Даже если отправить проект 13 числа, можно просрочить дедлайн из-за количества согласований. Самым верным решением станет закладывание дополнительного времени на внесение правок.

В некрупных компаниях сотрудники представляют характер задач, поставленных перед коллегами. Если компания большая или команда трудится удаленно, то мало кто знает, чем занимаются коллеги. Поэтому частенько бывают ситуации, при которых сотрудникам приходится повторно выполнять задачу, уже решенную коллегами. Отсутствие общения между командами увеличивает сроки выполнения проектов.

Предположим, отдел маркетинга получил задание провести мастер-класс по использованию продукции компании. Для этого сотрудникам потребовалось немало времени для подбора и тестирования платформы, технического оснащения, создания презентации. Из-за объема работы даже изменили дату проведения мастер-класса.

Как оказалось, месяцем раньше другим отделом уже проводилось такое мероприятие. Руководитель отдела с командой единомышленников подготовил несколько презентаций, оборудование и подобрал платформу. Помощь коллег могла пригодиться и не пришлось бы сдвигать сроки проведения мастер-класса.

Заказчик проекта выдвигает условия для выполнения задачи перед руководителями отделов. Те, в свою очередь, делегируют выполнение сотрудникам. Общего видения картины нет ни у кого, получается кусочно-разрывная деятельность. Быстро справиться с реализацией не получится из-за невозможности просматривания командой траектории движения с начала до конца.

Часто срывы случаются по вине сотрудников. Даже самому ответственному работнику присущи форс-мажорные обстоятельства, профессиональное выгорание, проблемы личного характера. К сожалению, регулярные нарушения дедлайнов заканчиваются уходом с работы, а иногда и из профессии.

Отрицательную роль играет прокрастинация – откладывание особо важных дел на неопределенный срок. Наиболее подвержены рискам перфекционисты с их стремлением к идеальному качеству. Опасение выполнить задание с ошибками не дает приступить к решению задачи. В группе риска также находятся люди, уставшие от постоянных неудач – им кажется, вряд ли что получится. Если исполнителя пугают большие объемы, то лучше разделить задачу на мелкие части. Так можно выполнить задачу и уложиться по времени.

Ничто так не ценится на рынке труда, как репутация пунктуального человека, выполняющего задачи в назначенное время. Помогут в этом ключевые принципы распределения нагрузки и своевременного выполнения дедлайнов.

Чтобы время не ускользало из рук, необходимо в работе применять результативные стратегии:

1. Бизнес-планирование. Для грамотного управления бизнесом необходимо разработать продуктивный план с разными временными интервалами – день, неделя, месяц. Также следует определиться с приоритетами и распределением задач по дедлайнам с учетом личной продуктивности в разное время.
2. Делегирование полномочий. Снижение нагрузки и концентрация на наиболее ключевых моментах возможны только после частичной передачи другим сотрудникам.
3. Установление реальных дедлайнов. Стремление к назначению меньшего количества времени при реализации проекта ведет к переработке и срыву заявленного срока. Помимо реального подхода на оценивание времени, закладывайте в сроки вероятность задержек.
4. Ликвидация отвлекающих моментов. Немало времени уходит на систематические переключения с одной задачи на другую, отрыва от трудовой деятельности. Для создания комфортных условий нужно избавить рабочее пространство от отвлекающих предметов.
5. Применение технологических инноваций. Организуйте эффективное использование рабочего времени с помощью многочисленных инструментариев.

Надежным подспорьем в работе компании станет Квант платформа для роста бизнеса. К примеру, для составления перечня задач достаточно воспользоваться платформой, а не просиживать ночами за составлением списков.

Правильно спланированная работа станет залогом результативности. В перечне задач отразите приоритеты каждой по возрастающей или убывающей последовательности. Так вы сможете без труда определять первоочередность решения поставленных задач.

Быть ответственным в организации бизнес-процессов можно с установкой последних сроков для реализации каждой из задач. Для этого определитесь с точными датами завершения каждой задачи. Можно разнести списком в хронологическом порядке для удобства пользования.

Отслеживайте личную продуктивность работы над проектом за счет применения таймеров и приложений. Такое решение проблемы поможет выявить слабые места и улучшить работу в целом. На перспективу надзор за временем поможет наиболее точно спланировать перспективные проекты.

Многочисленные онлайн-инструменты – отличный способ упрощения регулирования проектов. Так, применение CRM, облегчит и систематизирует вашу деятельность за короткий срок. ИИ прослушает аудиозаписи разговоров с клиентами, проконспектирует с выделением главной мысли, создаст карточку и сделает многое другое. Экономия времени позволит вам сконцентрироваться на выполнении творческих поисков. О хранении полезных сведений также позаботится ИИ, в любое время можно проконтролировать сделку как со стационарного компьютера, так и со смартфона.

Но вот случилась ситуация, в которой сроки закончились и нужно первым делом подготовить сообщение руководителю или заказчику. Уведомление про перенос дедлайна должно быть четким, определенным, с объяснением причин задержек. Что важно учитывать:

• тематика с конкретным указанием пропущенного срока;
• сообщение с подтверждающими фактами или документами;
• причины срыва дедлайна, если таковые имеются. Достаточным обоснованием будут считаться внешние факторы: прекращение функционирования сервиса, отсутствие обратной связи с клиентом, оплошности при проектировании, сложности личного характера. В случае неуважительной причины – лучше этот пункт пропустить;
• сведения о проделанной работе с показом выполненной части и конкретизации текущей деятельности;
• обновленный дедлайн с пояснением, почему именно так;
• предложение бонуса в качестве компенсации сорванного дедлайна – расширьте условия первоначальных договоренностей с учетом пользы клиенту.

Постарайтесь отправить письмо как можно раньше, доступным способ. Чем быстрее заказчик получит сообщение о переносе сроков, тем лучше для принятия соответствующих мер.
В завершение выразите огорчение в связи с создавшимся положением, подтвердите важность намерений о дальнейшем сотрудничестве.

В некоторых сферах практикуется обман заказчика, как один из способов получения хорошего проекта. Деятельность в таком направлении чревата последствиями в виде просроченных дедлайнов, чувством тревожности и прочими неприятными эмоциями.

Если такой подход не для вас, без раздумий переходите в другую отрасль с соблюдением прописанных сроков. Удовлетворенность работой и соблюдение обещаний принесет пользу не только вам, но и окружающим вас людям.

Частичное выполнение работы для реализации дедлайна станет проигрышным делом. А вот постоянная обратная связь с клиентом, пересмотр ТЗ с корректировкой отдельных блоков – это грамотное решение проблемы.

Искушение поставить ранний дедлайн неплохо стимулирует, но в то же время подвержено высоким рискам. Невозможно прочитать мысли каждого сотрудника: один выполнит в точно указанный срок, а другой выслушает пожелание в качестве рекомендации и ничуть не пошевелится. Результативным подходом станет объяснение руководителя в начале работы над проектом про крайние сроки и перечисление последствий срыва.

Для соблюдения дедлайнов потребуется систематизация планирования и поэтапное продвижение вперед. Срезание углов и преждевременное эмоциональное выгорание свидетельствует о системных ошибках планирования.

Количество не всегда переходит в качество. Ускорение работы над проектом за счет привлечения большого количества сотрудников не решит проблему с горящими сроками. Лучше попробуйте альтернативный способ с достаточным количеством людей на каждом этапе. Такое параллельное движение по этапам проекта быстрее приведет к заветной цели.

Сотрудники, выполняющие поставленные задачи в четко установленный срок, работают на имидж компании. Однако иногда, по стечению обстоятельств, дедлайны нарушаются. Чтобы этого не произошло, созданы инструменты фокусирования задачи соблюдения дедлайнов, которые успешно используют современные компании.