Как правильно автоматизировать отдел продаж

Сейлз-менеджеры вынуждены перерабатывать большие объёмы данных. В их задачи входит обработка входящих заявок, общение с потенциальной клиентурой, ведение заказов с постоянным мониторингом статуса, проведение сделок, а также аналитическая работа, связанная с привлечением новых покупателей и повышением лояльности постоянных клиентов.

Кроме того, в обязанности менеджеров по продажам входит анализ рынка, апробация новых методик, направленных на повышение сбыта товаров, наблюдение за спросом потребителей, разработка коммуникативных скриптов и бонусных систем. Поскольку список действительно обширный, ряд этих задач можно переложить на программу.

Автоматизация процесса продаж — это современный компьютерный софт, который освобождает менеджеров от рутинных задач, выполняя их самостоятельно. Так, у работников освобождается время на выполнение других обязанностей, в том числе и личные встречи с клиентурой.

Автоматизация берёт на себя целый ряд важных бизнес-процессов:

1. Повышение качества обслуживания клиентов. С помощью внедрённого в программу инструментария сотрудники обрабатывают входящие заявки в разы быстрее. Кроме того, софт позволяет своевременно отправлять необходимую документацию с чеками о проведённых сделках, консультировать покупателей по имеющимся вопросам, проводить анализ запросов клиентуры, чтобы делать подборку продуктов, максимально удовлетворяющую запросам поиска.
2. Автоматический расчёт проданной продукции и полученной прибыли. Софт позволяет составлять планы продаж, которые впоследствии соотносятся с выручкой по проведённым сделкам.
3. Коммуникация с клиентурой. Встроенный инструментарий позволяет повысить лиды и быстрее обрабатывать поступившие заявки. Кроме того, с его помощью можно делать рассылку сообщений посредством электронной почты, SMS, в чат-ботах и мессенджерах. Сообщения будут доставлены всем людям, которые ранее были внесены в базу.
4. Проведение сделок по заказам. Каждый клиент вносится в базу собственной электронной карточкой, который также имеются данные о проведённых сделках. Тут же можно напрямую общаться с клиентом, заранее обговаривая все детали сделки, а также отправлять отчётную документацию.
5. Ведение отчётности. Софт самостоятельно составляет статистику продаж с отражением успешно закрытых сделок. Также он анализирует, насколько эффективны были проведённые рекламные кампании, в какие моменты менялось поведение клиентов и др.

Таким образом, применение CRM полностью оправдывает себя.

Внедрение дополнительных программ обусловлено как наличием преимуществ, так и недостатков.

Среди основных достоинств автоматизации можно выделить:

• уменьшение рутинной нагрузки на сотрудников, которые могут вместо оформления отчётной документации провести время непосредственно общаясь с клиентами;
• снижение доли ошибок в документах, вызванных человеческим фактором;
• единое место хранения всей информации по клиентам и заказам;
• возможность получения любого отчёта практически моментально, контроль за работой менеджеров, анализ динамики ключевых показателей и пр.;
• возможность самостоятельно управлять процессами: руководители при помощи программы могут самостоятельно назначать ответственных за выполнение задач, а также следить за личными планами реализации сотрудников;
• простота обучения сотрудников: софт самостоятельно формирует возможные сценарии, по которым проходят сделки. Это помогает как с новым сотрудникам адаптироваться к работе, так и уже опытным.

Руководителю остаётся лишь отслеживать, насколько корректно менеджеры проводят сделки и общаются с клиентами.

Минусов от автоматизации меньше:

• затратное обучение сотрудников по работе с новым ПО. К тому же, можно столкнуться с тем, что не каждый менеджер готов обучаться чему-то новому, а хочет работать по привычной схеме, где всё выполняется самостоятельно;
• Работа возможна лишь при активном ПО. Если по какой-либо причине программа даёт сбой, то часть процессов приостанавливается, что тормозит всю работу в принципе.

Однако эти минусы можно предотвратить, если своевременно объяснить сотрудникам что внедрение автоматизированных сервисов позволит облегчить их труд. А чтобы не встала вся работа из-за вышедшей из строя программы, нужно устанавливать лишь то ПО, которое имеет лицензию и прошло неоднократные проверки. Кроме того, в программе должен быть предусмотрен пробный период, чтобы компания поняла, насколько данный софт подходит им.

CRM представляет собой многофункциональную программу, при помощи которой можно ввести учёт взаимодействия с клиентурой, а также проводить анализ проведённых сделок.

Каждая отдельно взятая организация может подстроить ПО под себя: создавать собственные отчётные шаблоны, уникальные воронки продаж, разрабатывать планы продаж с учётом цели и задач и пр. Например, Квант — платформа для роста бизнеса станет отличным инструментом управления бизнесом и подойдёт как для небольших, так и для крупных организаций.

На каждого покупателя в программе заводится собственная карточка, где делаются отметки у каждого из этапе общения. Это и личные данные клиента, диалоги с ним, включая телефонные звонки и переписки, юридическая документация по сделкам, динамика продвижения по воронке сбыта. После завершения сделки данные о клиенте сохраняются, что очень удобно для менеджеров в случае оформления повторных заказов клиентом.

Продажная цепочка — это наглядная демонстрация пути клиента с момента первого общения с менеджером до совершения покупки. Так можно следить за работой менеджеров, количеством закрытых ими сделок, проводить анализ сложных ситуаций и искать возможные пути решения.

Система сама вовремя напоминает о том, что менеджеру необходимо совершить звонок или написать клиенту, договориться о встрече или же выставить счёт. Если по какой-либо причине менеджер пропускает звонок клиента, то система информирует об этом, а также фиксирует удобное время, которое назвал клиент для того, чтобы ему перезвонили.

Софт позволяет заранее создавать шаблоны, предназначенные для выставления счёта, а также акты, в которые автоматически будут вноситься личные данные клиента. Формирование чека происходит моментально после подтверждение проведённой сделки, после чего менеджер может сразу же отправить его покупателю.

Для CRM характерно наглядное отображение списка заданий. Кроме того, программа содержит встроенный сервис для осуществления видеозвонков, а также возможность подключения к ней рабочих мессенджеров. Поэтому, осуществление процесса продаж не требует обращения к посторонним ресурсам.

Встроенный инструментарий позволяет менеджером следить за поведением клиентов, анализировать рост из-под процесса продаж, а руководители могут проконтролировать то, на сколько каждый сотрудников результативно проводит сделки. Финансовые отчёты помогут выделить группы покупателей, которые делают больше и меньшее количество заказов, сравнивать их спрос в разные периоды времени, а также анализировать данные о том, что влияет на снижение спроса. Работа менеджеров оценивается по метрикам, которые вводятся руководителями. Так можно выявить, кто действительно хочет работать, а не просто занимает рабочее место.

Помимо основного функционала в систему могут встраиваться дополнительные инструменты, которые упростят рабочий процесс.

Автоматизация задач отдела сбыта может производиться с помощью разных дополнительных сервисов:

• рассылок электронных писем: посредством электронной почты можно отправлять клиентам данные о действующих акциях и специальных предложениях, а также предлагать им товары и статьи для ознакомления. Кроме того, любой клиент по достоинству оценит то, что компания не забыла о его дне рождения и предложила скидку в качестве подарка;
• рассылок SMS и применение мессенджеров. Необходимы, когда срочно нужно сообщить какую-либо информацию клиенту, либо заручиться его согласием на проведение платёжной операции. Кроме того, введённый единожды в базу клиент остаётся там на постоянной основе, в результате чего он будет постоянно получать новости о действующих скидках, акциях и предложениях;
• таргетированной рекламы: на основе автоматизированной аналитики можно составлять различные группы клиентуры и запускать рекламу в соответствии с их интересами.

Вышеперечисленные инструменты помогает не терять клиента из виду даже после завершения сделки по продаже.

Коллтрекинг отвечает за обработку всех поступающих в организацию звонков. Все разговоры менеджеров с клиентами ведутся под запись. Также программа самостоятельно уведомляет менеджеров о пропущенных звонках и времени, когда клиенту будет удобно разговаривать.

Инструменты сквозной аналитики помогают собирать данные о лидах, проведённых сделках, затратах на рекламную кампанию. С их помощью можно понять, насколько окупает себя рекламная кампания.

С помощью платформы Квант можно вывести бизнес абсолютно на новый уровень. Бизнес-процессы будут упорядочены, а лояльность клиентов повысится, ведь никто из них не останется без внимания или требующийся консультации. Система помогает хранить данные о клиентуре, расставлять приоритеты задач, а также равномерно делить работу между сотрудниками.

Кроме того, установив автоматизированную систему, вы получаете постоянную необходимую для вашего бизнеса аналитику. С её помощью всегда можно проанализировать текущую ситуацию, найти уязвимые места и устранить их.