Top.Mail.Ru

Как правильно автоматизировать отдел продаж

Сотрудники отделов продаж зачастую перегружены работой и не могут более качественно выполнять основные рабочие обязанности. Чтобы решить эту проблему, руководители принимают решение автоматизировать отдел продаж. Продажи становятся управляемым прозрачным процессом, в то время как программа выполняет самостоятельно ряд важных функций.

Понятие автоматизации отдела реализации

Сейлз-менеджеры вынуждены перерабатывать большие объёмы данных. В их задачи входит обработка входящих заявок, общение с потенциальной клиентурой, ведение заказов с постоянным мониторингом статуса, проведение сделок, а также аналитическая работа, связанная с привлечением новых покупателей и повышением лояльности постоянных клиентов.

Кроме того, в обязанности менеджеров по продажам входит анализ рынка, апробация новых методик, направленных на повышение сбыта товаров, наблюдение за спросом потребителей, разработка коммуникативных скриптов и бонусных систем. Поскольку список действительно обширный, ряд этих задач можно переложить на программу.

Автоматизация процесса продаж — это современный компьютерный софт, который освобождает менеджеров от рутинных задач, выполняя их самостоятельно. Так, у работников освобождается время на выполнение других обязанностей, в том числе и личные встречи с клиентурой.

Какие задачи можно решить при помощи автоматизации

Автоматизация берёт на себя целый ряд важных бизнес-процессов:

  1. Повышение качества обслуживания клиентов. С помощью внедрённого в программу инструментария сотрудники обрабатывают входящие заявки в разы быстрее. Кроме того, софт позволяет своевременно отправлять необходимую документацию с чеками о проведённых сделках, консультировать покупателей по имеющимся вопросам, проводить анализ запросов клиентуры, чтобы делать подборку продуктов, максимально удовлетворяющую запросам поиска.
  2. Автоматический расчёт проданной продукции и полученной прибыли. Софт позволяет составлять планы продаж, которые впоследствии соотносятся с выручкой по проведённым сделкам.
  3. Коммуникация с клиентурой. Встроенный инструментарий позволяет повысить лиды и быстрее обрабатывать поступившие заявки. Кроме того, с его помощью можно делать рассылку сообщений посредством электронной почты, SMS, в чат-ботах и мессенджерах. Сообщения будут доставлены всем людям, которые ранее были внесены в базу.
  4. Проведение сделок по заказам. Каждый клиент вносится в базу собственной электронной карточкой, который также имеются данные о проведённых сделках. Тут же можно напрямую общаться с клиентом, заранее обговаривая все детали сделки, а также отправлять отчётную документацию.
  5. Ведение отчётности. Софт самостоятельно составляет статистику продаж с отражением успешно закрытых сделок. Также он анализирует, насколько эффективны были проведённые рекламные кампании, в какие моменты менялось поведение клиентов и др.

Таким образом, применение CRM полностью оправдывает себя.

Достоинства и минусы автоматизации

Внедрение дополнительных программ обусловлено как наличием преимуществ, так и недостатков.

Среди основных достоинств автоматизации можно выделить:

  • уменьшение рутинной нагрузки на сотрудников, которые могут вместо оформления отчётной документации провести время непосредственно общаясь с клиентами;
  • снижение доли ошибок в документах, вызванных человеческим фактором;
  • единое место хранения всей информации по клиентам и заказам;
  • возможность получения любого отчёта практически моментально, контроль за работой менеджеров, анализ динамики ключевых показателей и пр.;
  • возможность самостоятельно управлять процессами: руководители при помощи программы могут самостоятельно назначать ответственных за выполнение задач, а также следить за личными планами реализации сотрудников;
  • простота обучения сотрудников: софт самостоятельно формирует возможные сценарии, по которым проходят сделки. Это помогает как с новым сотрудникам адаптироваться к работе, так и уже опытным.

Руководителю остаётся лишь отслеживать, насколько корректно менеджеры проводят сделки и общаются с клиентами.

Минусов от автоматизации меньше:

  • затратное обучение сотрудников по работе с новым ПО. К тому же, можно столкнуться с тем, что не каждый менеджер готов обучаться чему-то новому, а хочет работать по привычной схеме, где всё выполняется самостоятельно;
  • Работа возможна лишь при активном ПО. Если по какой-либо причине программа даёт сбой, то часть процессов приостанавливается, что тормозит всю работу в принципе.

Однако эти минусы можно предотвратить, если своевременно объяснить сотрудникам что внедрение автоматизированных сервисов позволит облегчить их труд. А чтобы не встала вся работа из-за вышедшей из строя программы, нужно устанавливать лишь то ПО, которое имеет лицензию и прошло неоднократные проверки. Кроме того, в программе должен быть предусмотрен пробный период, чтобы компания поняла, насколько данный софт подходит им.

Применение CRM

CRM представляет собой многофункциональную программу, при помощи которой можно ввести учёт взаимодействия с клиентурой, а также проводить анализ проведённых сделок.

Каждая отдельно взятая организация может подстроить ПО под себя: создавать собственные отчётные шаблоны, уникальные воронки продаж, разрабатывать планы продаж с учётом цели и задач и пр. Например, Квант — платформа для роста бизнеса станет отличным инструментом управления бизнесом и подойдёт как для небольших, так и для крупных организаций.

Формирование базы клиентов

На каждого покупателя в программе заводится собственная карточка, где делаются отметки у каждого из этапе общения. Это и личные данные клиента, диалоги с ним, включая телефонные звонки и переписки, юридическая документация по сделкам, динамика продвижения по воронке сбыта. После завершения сделки данные о клиенте сохраняются, что очень удобно для менеджеров в случае оформления повторных заказов клиентом.

Конверсионный путь

Продажная цепочка — это наглядная демонстрация пути клиента с момента первого общения с менеджером до совершения покупки. Так можно следить за работой менеджеров, количеством закрытых ими сделок, проводить анализ сложных ситуаций и искать возможные пути решения.


Автоматические уведомления

Система сама вовремя напоминает о том, что менеджеру необходимо совершить звонок или написать клиенту, договориться о встрече или же выставить счёт. Если по какой-либо причине менеджер пропускает звонок клиента, то система информирует об этом, а также фиксирует удобное время, которое назвал клиент для того, чтобы ему перезвонили.

Правильное заполнение документации

Софт позволяет заранее создавать шаблоны, предназначенные для выставления счёта, а также акты, в которые автоматически будут вноситься личные данные клиента. Формирование чека происходит моментально после подтверждение проведённой сделки, после чего менеджер может сразу же отправить его покупателю.

Упорядоченное ведение бизнес-процессов

Для CRM характерно наглядное отображение списка заданий. Кроме того, программа содержит встроенный сервис для осуществления видеозвонков, а также возможность подключения к ней рабочих мессенджеров. Поэтому, осуществление процесса продаж не требует обращения к посторонним ресурсам.

Аналитические возможности

Встроенный инструментарий позволяет менеджером следить за поведением клиентов, анализировать рост из-под процесса продаж, а руководители могут проконтролировать то, на сколько каждый сотрудников результативно проводит сделки. Финансовые отчёты помогут выделить группы покупателей, которые делают больше и меньшее количество заказов, сравнивать их спрос в разные периоды времени, а также анализировать данные о том, что влияет на снижение спроса. Работа менеджеров оценивается по метрикам, которые вводятся руководителями. Так можно выявить, кто действительно хочет работать, а не просто занимает рабочее место.

Дополнительные сервисы, встраиваемые в CRM

Помимо основного функционала в систему могут встраиваться дополнительные инструменты, которые упростят рабочий процесс.

Инструменты, с помощью которых производятся повторные продажи

Автоматизация задач отдела сбыта может производиться с помощью разных дополнительных сервисов:

  • рассылок электронных писем: посредством электронной почты можно отправлять клиентам данные о действующих акциях и специальных предложениях, а также предлагать им товары и статьи для ознакомления. Кроме того, любой клиент по достоинству оценит то, что компания не забыла о его дне рождения и предложила скидку в качестве подарка;
  • рассылок SMS и применение мессенджеров. Необходимы, когда срочно нужно сообщить какую-либо информацию клиенту, либо заручиться его согласием на проведение платёжной операции. Кроме того, введённый единожды в базу клиент остаётся там на постоянной основе, в результате чего он будет постоянно получать новости о действующих скидках, акциях и предложениях;
  • таргетированной рекламы: на основе автоматизированной аналитики можно составлять различные группы клиентуры и запускать рекламу в соответствии с их интересами.

Вышеперечисленные инструменты помогает не терять клиента из виду даже после завершения сделки по продаже.

Коллтрекинг и сквозная аналитика

Коллтрекинг отвечает за обработку всех поступающих в организацию звонков. Все разговоры менеджеров с клиентами ведутся под запись. Также программа самостоятельно уведомляет менеджеров о пропущенных звонках и времени, когда клиенту будет удобно разговаривать.

Инструменты сквозной аналитики помогают собирать данные о лидах, проведённых сделках, затратах на рекламную кампанию. С их помощью можно понять, насколько окупает себя рекламная кампания.

Квант — платформа для бизнеса

С помощью платформы Квант можно вывести бизнес абсолютно на новый уровень. Бизнес-процессы будут упорядочены, а лояльность клиентов повысится, ведь никто из них не останется без внимания или требующийся консультации. Система помогает хранить данные о клиентуре, расставлять приоритеты задач, а также равномерно делить работу между сотрудниками.

Кроме того, установив автоматизированную систему, вы получаете постоянную необходимую для вашего бизнеса аналитику. С её помощью всегда можно проанализировать текущую ситуацию, найти уязвимые места и устранить их.

Поделиться в соцсетях

Похожие статьи

    Если вам интересна тема управления, подписывайтесь на телеграм-каналы Кванта
    Канал компании, в котором мы делимся полезной информацией об управлении и рассказываем о кейсах наших клиентов.
    Личный блог основателя системы Квант, владельца 3 компаний с капитализацией в 1,5 млрд рублей. Дмитрий вложил более 20 млн в собственное обучение и бесплатно делится инструментами, которые действительно заработали в его бизнесах.