Как правильно делегировать обязанности

Под делегированием принято понимать передачу задачи от руководителя подчиненному или сотруднику смежного подразделения предприятия. Тот, кому передали задачи, начинает нести за нее ответственность. Руководитель же в данной ситуации является наставником, обучающим другого сотрудника выполнять поставленные цели согласно существующим требованиям.

Делегирование освобождает временные ресурсы управленцев. Чаще всего речь идет о передаче рутинных дел, не требующих чрезмерных усилий для выполнения. К примеру, если начальник будет постоянно заниматься закупками канцелярской продукции, он будет меньше времени тратить на поиск новых клиентов, способных принести компании прибыль. Опытным сотрудникам управленец может делегировать полномочия более сложного уровня - подготовить отчет, сформировать коммерческое предложение, составить речь для выступления и т.д. Ответственные задачи помогают сотрудникам профессионально развиваться.

Компания по мере своего развития начинает разрастаться и испытывать нужду в профессиональных кадрах. Гораздо эффективнее воспитывать управленцев из числа собственных сотрудников, поскольку они хорошо знают специфику бизнеса и могут принести предприятию большую пользу. Передача полномочий от начальника к подчиненному помогает последнему получить новые навыки и постепенно научиться самому управлять подразделениями. Если вдруг откроется руководящая вакансия, сотрудник имеющий опыт выполнения аналогичных задач, сможет претендовать на это место.

Самому же руководителю процесс делегирования позволит понимать, кто из членов коллектива обладает лидерским потенциалом, и в кого имеет смысл вкладывать свои силы и время. Кроме основной цели делегирования - разгрузить себя, начальник может преследовать цель получить новый взгляд на уже устоявшиеся правила и процессы. Подчиненные сотрудники стремятся выполнять поставленные задачи максимально хорошо, и постепенно начинают чувствовать себя гораздо профессиональнее и увереннее. Опытный управленец проводит распределение обязанностей между работниками всего лишь за пару встреч, на которых он поясняет все нюансы и отвечает на вопросы подчиненных.

К передаче того или иного функционала следует подходить осознанно, быть уверенным в том, что сотрудник способен выполнить поставленную перед ним задачу. Важно, чтобы начальник передавал дела собственному подчиненному без пропуска звеньев иерархии. К примеру, нельзя делегировать свои полномочия рядовому специалисту, если в штате есть главный, который обладает большим количеством компетенций.

Нельзя нагружать сотрудника настолько сильно, чтобы он вынужден был перерабатывать. Также нельзя поручать ему задачи, не указанные в его трудовом договоре. Управленец обязательно должен координировать работу своего подопечного, ведь ответственность за реализацию задачи с него никто не снимает. Цель сотрудника - правильно выполнить задачу, а руководителя - проконтролировать и дать обратную связь по итогам выполненной работы.

Все делегируемые бизнес-процессы должны быть измеримыми. Для этого необходимо установить точные сроки выполнения задач и составить поэтапный план их реализации, проверки и оценки. К примеру, если сотрудник замещает начальника отдела продаж и ему нужно увеличить число сделок, нужно создать план, согласно которому подразделение должно уложиться в определенные сроки.

Чаще всего встречаются линейные полномочия - когда сотрудник получает их от непосредственного руководителя. С их помощью становится ясна структура предприятия. Наиболее сложные задачи делегируются от людей, занимающих высокие посты в компании.

Штабные полномочия представляют собой обмен консультациями между кроссфункциональными подразделениями на различную тематику. Они могут делиться на три разновидности: отчетные, координационные и рекомендательные.

Линейное делегирование обязательно к исполнению, а штабное может быть проигнорировано без должного контроля. Особенно это касается координационной разновидности, когда сотрудники из разных отделов могут присутствовать вместе на одних и тех же совещаниях, демонстрируя на них низкую активность.

Менеджмент - штука сложная, считают руководители и далеко не всегда готовы делегировать выполнение задач своим подчиненным. Некоторые управленцы считают, что проще выполнить все задачи самостоятельно, чем объяснять правила их выполнения и ставить ситуацию на контроль. Однако такой подход стопорит прогресс не только для сотрудников, но и для бизнеса.

Иногда менеджер считает, что его подчиненные некомпетентны, поэтому он не готов отдавать им какие-либо задачи. Иногда руководителю не хочется поручать выполнение задач сотрудникам из-за привычки функционировать по уже давно налаженному алгоритму. Он не готов принимать новый сторонний взгляд на процессы и ситуацию, поэтому не отдаст никому выполнение своей работы.

Еще одна частотная ошибка - страх управленца потерять авторитет и влияние на команду. Однако стремление развивать сотрудников, предоставляя им свободу действий, наоборот, принесет ему пользу и возвысит в глазах подчиненных. Иногда руководители обжигаются, после чего не готовы перепоручать свою работу даже самым опытным сотрудникам. Здесь управленцам необходимо использовать самоменеджмент и вспомнить о том, что делегирование задач дает возможность людям научиться чему-то новому.

Чтобы выявить пул задач, которые можно отдать другим сотрудникам, следует проанализировать каждую из них. Сначала нужно понять, обладает ли кто-то из подчиненных достаточным количеством опыта для их выполнения, а также определиться с тем, действительно ли их должен делать руководитель или же критичного влияния на бизнес-результаты не будет, если их реализуют сотрудники.

Далее следует ответить на вопрос о том, поможет ли реализация этих задач сотрудникам развить свои профессиональные навыки и стать чуть лучше. Желательно при этом спрогнозировать возможное появление в будущем аналогичных задач, которые нужно будет выполнить. Руководителю также следует ответить на вопрос о том, обладает ли он достаточным количеством времени, чтобы научить сотрудников выполнению задач, проверить их работу, предоставить обратную связь.

Если основная задача, которая поручается сотруднику - управление бизнесом, важно, чтобы у него было сформировано четкое понимание целей, которых он должен достичь. Необходимо рассказать ему о том, какую ответственность он несет, какую инициативу может проявить в процессе работы, какими инструментами и отчетами пользоваться для достижения результата. Руководителю необходимо:

• ознакомить подчиненного с правилами выполнения задач;
• сформировать и обсудить контрольные точки и правила проверки реализации задач;
• обсудить формат взаимодействия с коллегами.

Обязательно следует поддерживать сотрудника, отвечать на любой вопрос, и помнить о том, что он может испытывать стресс в процессе выполнения задачи. Следует сдерживать свои эмоции и помнить о том, что сотрудник не имеет такого опыта, как начальник, и может задавать неуместные на первый взгляд вопросы только из-за своего незнания.

Менеджер должен убедиться в том, что его подчиненный обладает компетенциями, необходимыми для выполнения передаваемых ему задач, в противном случае возникает вероятность серьезной ошибки, влияющей на бизнес-результаты. Инструктаж должен быть максимально подробным, нужно быть уверенным в том, что сотрудник действительно понял, что от него требуется. В случае замещения руководителю следует подготовить подчиненного за несколько недель или месяцев, постепенно рассказывая ему о своих задачах и способах их выполнения.

Вопрос о передаче тех или иных полномочий находится исключительно в ведении начальника. Чаще всего делегируют рутинные задачи - формирование отчетности, проверку их корректности. Передать можно и разовые запросы, не влияющие на результативность подразделения, но способные существенно повысить самооценку работника, если он с ними успешно справится. Подчиненным с аналитическим складом ума можно поручить исследовательские задачи, например, анализ рынка или исследование предложений конкурентов.

В экспертном подразделении можно перепоручить задачи узкого профиля. К примеру, в отделе маркетинга можно поручить сотруднику составление коммерческого предложения для клиента с определенными запросами. Можно поставить одну и ту же задачу сразу нескольким сотрудникам и посмотреть, кто из них эффективнее с ней справится. Тогда в дальнейшем менеджеру будет проще принять решение о том, кому делегировать задачи.

В первую очередь, нельзя передавать оперативное управление процессами с высокой степенью риска, например, встречу с очень важным деловым партнером, по итогам которой он должен подписать дорогостоящий договор. Также не стоит делегировать задачи, соответствующие стратегическому планированию работы компании:

• составление графика сотрудников;
• формирование нормативов премирования;
• корректировка цен на продвигаемые продукты и т.д.

Не рекомендуется передавать процессы, связанные с трудоустройствами и увольнениями, они должны находиться исключительно в ведении руководителя и специалистов отдела кадров.

Подчиненный не сможет контролировать работу всего отдела и может быть субъективен при оценке ситуации, поэтому не рекомендуется передавать ему данную задачу. Менеджер не может делегировать на сотрудников вопросы, связанные с выплатами зарплат и премий, этим он дискредитирует себя в их глазах. Запрещается передавать конфиденциальные полномочия, связанные с секретной информацией, которая не должна попасть к рядовым работникам.

Сегодня появилось большое количество программ CRM, позволяющих автоматически налаживать бизнес-процессы, не привлекая к этому человеческие ресурсы. Использовать их порой выгоднее, чем нанимать scrum-мастеров и целый штат аналитиков, они подходят и для делегирования ряда задач, которые руководителю не хочется передавать на своих подчиненных. Такой системе можно отдать выгрузку и формирование отчетности, подготовку документации, проведение почтовой рассылки и ряд других задач.

“Квант” - платформа для роста бизнеса, позволяющая управленцам снизить нагрузку не только на себя, но и на своих подчиненных. Система заберет на себя рутинную работу и освободит время, которое можно использовать для решения более важных запросов. При возникновении сложностей и вопросов служба технической поддержки оперативно предоставит ответ, и бизнес сможет работать без перебоев.