Как правильно прогнозировать продажи

Прогнозирование продаж — это процесс, в ходе которого компания определяет, какое количество продукта она сможет реализовать за определённый период времени (период можно взять любой). Прогноз становится базой для распределения ресурсов, анализа возможной прибыли, а также необходимых действий.

Для получения точных данных необходимо собирать сведения по результатам предыдущих периодов и те факторы, которые могут воздействовать на будущий результат: предпочтения потенциальных покупателей, сезонные колебания, наличие аналогичных компаний и другие. Можно сделать расчёт самостоятельно или воспользоваться специализированными программами, например, CRM-системами.

Например, в кофейнях подобный анализ составляется на базе сборных данных о реализациях прошлых периодов и погодных условиях. Руководство определяет, что весной запрос на прохладительные товары возрастёт, и заказывает дополнительное количество лимонадов и молочных коктейлей. Осенью же, когда похолодает, вырастет потребление горячих напитков, и кафе добавляет в своё меню разные виды чая, кофе и глинтвейн, меняя ассортимент.

Подготовка прогноза играет огромную роль в оптимизации внутренних и внешних процессов предприятия. Оно позволяет рассчитать необходимые объемы закупок, корректировать стоимость продукта и уменьшать риски, возникающие при различных колебаниях. Это помогает руководителям принимать решения с учетом возможных изменений рынка, например, планировать рекламные скидки и распределять приходящих клиентов между менеджерами.

Основные задачи, которые решает анализ будущей реализации:

• установление целей: определение ожидаемого объёма продаж при планировании работы отдела продаж;
• управление закупками: планирование количества товара и времени заказа для избежания излишков или дефицита на складе;
• разработка маркетинговых стратегий: определение наиболее востребованных товаров для распределения рекламного бюджета;
• управление финансовыми потоками: оценка доходов и расходов для определения оптимального использования выручки;
• развитие бизнеса: планирование развития компании на основе обоснованного анализа текущего состояния предприятия.

Без этого компания действует вслепую, что приводит к невозможности планирования расходов, возможностей предприятия и объема работы сотрудников, а также своевременного изменения ассортимента.

Прежде чем приступить к прогнозированию, нужно собрать данные о продукте и различных факторов, влияющих на покупательскую способность в конкретной сфере бизнеса. Зная число закрытых сделок, реализованного товара за предыдущие периоды, вы сможете выявить закономерности. В среднем руководители и менеджеры анализируют следующие сведения:

• реализации прошлых периодов;
• потребности клиента;
• опыт общения с клиентами сотрудников;
• результаты различных тестирований.

Далее мы подробно рассмотрим методики и приведём формулы для расчета и анализа будущих позиций.

Просмотр данных по реализации прошлых периодов — это эффективный способ анализа и составления прогнозов, позволяющий определить возможные объемы в будущем на основе уже имеющихся данных продаж. Например, за прошедший сезон прошлого года.

При таком подходе строится линейный тренд — схема, где отображается зависимость число реализованных продуктов от времени. Формула такого графика выглядит следующим образом: y = ax + b, где:

• y — возможное число или теоретический объем реализации;
• x — обозначение соответствующего периода;
• a — тенденция изменения показателей;
• b — базовое значение либо цифра, с которой расчет начинается.

К примеру, менеджер отдела хочет составить план реализации автомобилей. Для сотрудников он должен просчитать KPI и предположить число продаж на апрель. Он проверяет, сколько реализовано в феврале — 20. Затем проверяет, какое количество сделок было в том же периоде, но за прошлый год— на 1 больше. Количественную разницу менеджер умножает на число периода — 2. Результат вычисляет по формуле: 1 * 2 + 20 = 22. Это и будет предполагаемый уровень реализаций, который можно использовать в KPI.

Необходимо учитывать, что такая формула является максимально простой, результаты получаются усредненными и общими. Например, в данном расчете не учитывается показатель сезонности продаж, который может существенно изменить предполагаемые цифры. Для более детального расчёта стоит применять развернутые математические формулы, такие как метод экспоненциального сглаживания (ES) и метод Хольта-Винтерса, встроенные в CRM-системы.

Техника расчета предполагаемых реализаций заключается в том, что предприятие изучает предпочтения потенциальных покупателей. Методика определяет, какой продукт будет наиболее продаваемым. Предположения выстраиваются на анализе продаж прошлых периодов, различных интервью и результатах опросников. По итогам собранных сведений предполагают возможный объем продаж: если заинтересовал покупателя, он будет лучше уходить на рынке.

Однако метод расчета будущих продаж на основе возможного уровня покупательского спроса недостаточно надежен, в отличие от системы анализа реализации за предыдущие аналогичные периоды, поскольку предполагаемые сведения могут значительно отклониться от реальных возможностей. Например, вы провели опрос среди подписчиков вашего канала в социальной сети и выяснили, что ваши потенциальные клиенты заинтересованы в определённом продукте. Но после старта реализации число покупок продукта снизилось. Одних не устроила стоимость, других — внутреннее наполнение. Поэтому такую методику рекомендуют использовать только в сочетании с другими техниками анализа.

Собранные от менеджеров сведения также используются для анализа будущих прогнозов. Сотрудники находятся в постоянном контакте с клиентами, что позволяет им оценить потенциальную потребность в различных продуктах. Важно учитывать их мнение при составлении плана закупок. Например, можно попросить их предоставить сведения в опросном листе, который заполняется каждый месяц, организовывать мозговые штурмы и сессии по разработке стратегического направления развития компании с ключевыми сотрудниками.

Сбор обратной связи от работников, которые напрямую общаются с клиентом, способствует ускоренной адаптации предприятия к различным. Руководство и работники налаживают прочное взаимодействие, понимая, что их мнение имеет ценность для предприятия. Однако полагаться исключительно на слова работников и их оценку ситуации также не стоит, так как техника не является достаточно точной. Ее также следует применять в сочетании с иными техниками планирования и анализа.

Эта техника позволяет определить спрос на новый продукт. Оно включает проверку товара в реальных условиях и оценку его популярности среди потребителей. Полученные данные используются для определения текущей мощности предприятия, объемов необходимых исходников и упаковочных, а также разработки рекламных кампаний.

Вот как можно применить этот подход к анализу будущих реализаций. Косметическая компания готова представить на рынок новое молочко для снятия макияжа и хочет узнать, будет ли оно востребовано на рынке. Сначала она начинает продавать крем в одной точке продаж и обучает менеджеров правильно презентовать товар. В случае подтвержденного успеха продаж, такую продукцию можно выводить на массовый рынок.

Среди различных методик анализа возможных объемов будущих реализаций есть немало способов повысить точность получаемых результатов.

Техники анализа будущих продаж увеличивают корректность данных. Один из них — принцип единства. Все получаемые аналитические данные должны согласовываться и быть взаимосвязанными. Недопустимо в прогнозах применять только один обобщенный результат, это может существенно сказаться на будущих закупках. Например, интернет-магазину нужно проанализировать следующие аспекты:

• количество посетителей ресурса;
• ассортимент представленного продукта;
• количество остатков;
• указанная цена;
• уровень реализации в то же время прошлого года;
• погодные условия.

При построении прогноза продаж необходимо продумать эти данные, иначе результат будет некорректным. В конце периода может образоваться значительный складской остаток, который придётся реализовывать с большой скидкой, или возникнет дефицит из-за высокого спроса.

Этот пункт подразумевает совместную работу всех участников. Чтобы работник мог предположить уровень продаж, нужно собрать данные от разных блоков компании. Рекламщики предоставят информацию о рыночных веяниях и поведенческих особенностях покупателей, продажники — о текущих данных по реализациям, мнению покупателей и потенциальных клиентов, а экономический отдел — о возможных ресурсах.

К примеру, сеть небольших магазинов планирует спрогнозировать количество масла, которые будет продано в будущем месяце. Для расчетов получают сведения от:

• отдела закупа — о количестве штук, которое хотят приобрести у поставщиков;
• отдела рекламы — о возможных рекламных кампаниях;
• отдела реализации — о текущих данных и показателях активности клиентов.

На основе полученных данных сеть супермаркетов составляет прогноз продаж молока на следующий месяц. Информацию о закупках и рекламных акциях можно получить из CRM-системы Битрикс24. В программе легко подготовить отчёт за любой интересующий период и спрогнозировать будущие продажи. В документе будут указаны показатели за предыдущие периоды, включая даты и суммы сделок, а также категории товаров. Можно просмотреть данные по каждому менеджеру или отделу и на основе этой информации составить для них планы.

Непрерывное прогнозирование предполагает регулярный анализ продаж. Крупные компании обычно пересматривают прогнозы раз в год или полгода, средние и малые предприятия — каждый квартал или месяц.

Например, сеть магазинов одежды планирует объём продаж на следующий год. Руководитель изучает, какие модели и бренды пользовались популярностью в текущем году, принимает во внимание модные тенденции и результаты опроса подписчиков электронной рассылки. Однако ситуация может измениться в течение года. Например, потребители могут перестать интересоваться одеждой макси и переключиться на мини. Или произойдёт экономический спад, что повлияет на доходы населения. В таком случае сеть магазинов корректирует свой прогноз.

Гибкость в бизнесе важна не меньше решительности и способности преодолевать трудности. Иногда умение приспосабливаться к обстоятельствам и быстро реагировать на изменения играет решающую роль. Поэтому стоит рассмотреть несколько сценариев развития событий. Если реальные показатели будут отличаться от ожидаемых, компания сможет оперативно скорректировать свою стратегию.

Предположим, компания планирует объём продаж на следующий год и рассматривает три возможных сценария:

• оптимистичный — рост продаж;
• пессимистичный — снижение продаж;
• реалистичный — сохранение текущего уровня продаж.

Основываясь на этих прогнозах, компания разрабатывает план действий. В случае роста продаж можно увеличить закупки популярных товаров, инвестировать в перспективные направления или выйти на новые рынки. Если продажи упадут, следует провести акции со скидками, пересмотреть маркетинговую стратегию. Если ситуация не изменится, необходимо искать возможности для роста и пробовать увеличить продажи другими способами.

Платформа Кант предоставляет инструменты для анализа данных и прогнозирования, которые помогают компаниям повысить качество прогнозирования продаж:

• Анализ данных: позволяет загружать и обрабатывать различные типы данных, такие как история продаж, информация о клиентах и маркетинг, что помогает выявлять тенденции, сезонность и факторы, влияющие на продажи.
• Прогнозирование с использованием машинного обучения: применяет машинное обучение для предсказания будущих продаж на основе анализа исторических данных. Алгоритмы учитывают разные параметры и изменения во времени для создания более точных прогнозов.
• Сегментация и прогнозирование по целевым группам: помогает разделить клиентскую базу и прогнозировать продажи для разных целевых групп, что позволяет адаптировать стратегии продаж и маркетинга для разных сегментов клиентов и повышать точность прогнозов.
• Мониторинг и анализ результатов: даёт возможность мониторить и анализировать результаты прогнозирования продаж в режиме реального времени, что позволяет компаниям быстро реагировать на изменения рыночной ситуации и корректировать свои стратегии на основе актуальной информации.
• Интеграция с другими системами: может интегрироваться с другими системами управления данными, CRM и ERP, что позволяет использовать данные из разных источников для более точного и комплексного прогнозирования продаж.

В общем, платформа Квант предлагает набор инструментов и функций, которые могут помочь компаниям улучшить свои прогнозы продаж, повысить точность прогнозирования и принимать более обоснованные решения на основе данных. Важно протестировать платформу и изучить её возможности, чтобы понять, насколько она соответствует вашим потребностям и задачам в области прогнозирования продаж.