Как правильно составить коммерческое предложение

Коммерческое предложение — это документ, в котором компания знакомит перспективных заказчиков со своими товарами или услугами и предлагает их поставку. В КП рассказывается о продукте и показывается, как он решает проблемы покупательской аудитории. Цель коммерческого предложения — наладить бизнес-процессы и получить доход.

Приведем несколько ярких примеров: в результате рассылки КП, агентство по дизайну интерьеров подписывает контракт на оформление и отделку помещений в только что сданном жилом комплексе; компания, торгующая семенами и удобрениями, заключает договора на поставку товаров фермерам; а ателье получает заказы на пошив штор для концертного зала.
Коммерческие предложения используются в различных отраслях и моделях бизнеса как для конечных потребителей товаров и услуг, так и торговых посредников и иных контрагентов.

Например, личное подсобное хозяйство ищет, где приобрести холодильную камеру нестандартных размеров. Оно обращается на завод, где изготавливают холодильное оборудование, запрашивает информацию о выпускаемых моделях, их размерах, мощности, стоимости и установке. Документ, который высылает завод в ответ потенциальному покупателю, представляет собой коммерческое предложение в B2C. В том случае, когда завод холодильного оборудования отправляет письма ресторанам, магазинам и рассказывает о своих моделях и их преимуществах, предлагая сотрудничество, КП в сфере B2B.

Современное управление бизнесом включает комплекс методов и маркетинговых стратегий, поэтому сделать КП — это лишь один из многих инструментов продвижения товара, используемых в воронке продаж. Надеяться на результат в виде привлечения большого количества клиентов после рассылки одного письма, даже хорошо подготовленного, не следует, но и пренебрегать этим методом генерации лидов нельзя. Написать продающее коммерческое предложение можно с помощью специальной онлайн-площадки.

Коммерческие предложения различаются по формату и конечному получателю. По оформлению и типу представления информации составить коммерческое предложение можно в виде стандартной оферты, прайс-листа или тендерного предложения. С точки зрения получателя различают холодную и горячую рассылку.

Холодное коммерческое предложение. Получатели таких КП ранее не сотрудничали с компанией. Целью такой рассылки является первоначальное знакомство обеих сторон, предоставление информации о фирме и ее продуктах, призыв к сотрудничеству и началу диалога.

Например, вы открыли сервис по ремонту оргтехники и заправке печатных устройств. Для того чтобы начать бизнес, вам необходимо рассказать о себе и предоставляемых услугах. Потенциально любые офисы могут стать вашими клиентами. В этом случае вам нужно сделать коммерческое предложение как можно большему числу фирм.

В сущности, холодные коммерческие рассылки являются спамом, и это мало кому нравится. Поэтому ожидать наплыва клиентов после первой рассылки не следует, и по началу конверсия в воронке продаж будет невысокой.

Горячее коммерческое предложение. Получатели горячих рассылок уже имели знакомство с компанией и на данном этапе нуждаются в уточнении информации о товаре и условиях сделки.

Например, агрохолдинг в прошлом году закупал семена у проверенного поставщика. В этом году он вновь запрашивает КП, в котором просит поставщика указать имеющиеся в наличии сорта, их характеристики, стоимость и условия поставки. Получив эту информацию, агрохолдинг принимает решение о закупке семян у этого поставщика.

Существуют принципы представления коммерческой информации в холодных рассылках, позволяющие не рассматривать их как спам. Разберем подробнее, как написать коммерческое предложение о сотрудничестве, чтобы оно воспринималось как горячее и принесло желаемый результат.

Не следует ожидать от потенциальных клиентов повышенного внимания к рассылке. Исходя из этого положения, главное правило составления письма – простота его структуры. Намерения отправителя должны быть понятны с первого взгляда, а информация о товаре краткой и четкой.

Модель коммерческого предложения, наиболее полно отвечающая главному принципу, включает такие блоки:

• Заголовок – лаконичный и максимально полно отражающий информационный посыл. В него должны быть включены данные о стоимости продукта, кратко на каких условиях строится сотрудничество.
• Блок о преимуществах товара или услуги. Не стоит перечислять десятки полезных свойств, достаточно две-три характерные черты, выгодно отличающие его от конкурентов.
• Блок, сокрушающий сомнения клиентов. Здесь важно максимально точно уловить возникающее недоверие покупателей относительно качества и стоимости товара, и в нескольких приложениях развеять его.
• Призыв к действию. Этот блок должен содержать четкое указание на действие – позвонить, заполнить заявку и отправить ее в SMS и др.
• Контакты и имя лица, к кому обращаться для оформления услуги или покупки товара.

Обратите внимание на то, что имя контактного лица имеет большое значение в рассылке и упрощает первый контакт.

Горячее коммерческое предложение отправляется после обращения потенциального покупателя. Обычно в таком письме требуется указать подробную информацию о товаре или услуге, способах его доставке и дальнейшем сервисе, если он предоставляется. Существует определенный план, придерживаясь которого удастся написать коммерческое предложение с высоким экономическим эффектом.

План горячего КП:

• Основной посыл. Подробно указать, в чем заключается услуга, или дать максимально полное описание товара, приложить его фото.
• Цена и сроки поставки. Обратите внимание, что цена на товар или услугу должна быть окончательной. Здесь целесообразно дать расшифровку того, что входит в стоимость и каким образом сформировалась такая цена на продукт.
• Краткое описание технологии выполнения услуг или поставки.
• Варианты и способы оплаты.
• Призыв к действию. Здесь следует указать, какие действия приведут к завершению сделки, и о необходимости связаться, если остались вопросы.

Оформление и подача материала в рассылке играет важную роль. Суждения могут быть представлены в виде небольшой презентации или недлинного электронного письма. Шрифт следует выбирать максимально понятный, без теней. Оптимальный размер шрифта основного текста — 10-12, в заголовках — 16-18. Не следует использовать более двух типов шрифта и слишком большое количество картинок. Иллюстративный материал должен относиться строго к товару или услуге и указывать на его внешний вид, а в случае графиков – подчеркивать преимущества.

В КП следует отказаться от предоставления информации от первого лица в пользу обращения. Весь материал следует подавать с точки зрения клиента. Вместо фразы «Мы предоставляем доставку от поставщика в течение двух дней», напишите «Вы получите ваш заказ в течение двух дней».

В рассылке указывайте на бонусы, доступные покупателю при обращении именно к вам. Скидки, консультации, дополнительный сервис или возможность пробного периода хорошо отражаются на готовности покупателей совершить сделку.

Несмотря на то что мы говорим о коммерческом предложении, буквально указывать эту фразу в письме не следует. Целесообразно начать свою рассылку с выгоды для клиента.

После первой рассылки не поленитесь провести анализ результатов и рассчитать конверсию. Например, было отправлено 100 писем, на которые откликнулось 20 покупателей. В этом случае конверсия составляет 20 %. После следующих рассылок оценивайте динамику этого показателя – в какую сторону намечается тенденция. Если замечаете отрицательный тренд, меняйте подачу материала. Отслеживать эффективность рассылок можно вручную или использовать инструменты CRM-аналитики.

К ошибкам в составлении КП относится:

• чрезмерно большой объем текста;
• шаблонные фразы, нереальные фото;
• отсутствие четкости в описании товара;
• нет окончательной цены;
• использование вложения файлов в письме.

Заметьте, что рассылка файлов часто приводит к тому, что письмо попадает в спам. Скачивание документов бывает небезопасным, на многих корпоративных компьютерах установлены системы блокировки таких писем. Еще одной ошибкой бывает чрезмерная детализация информации о товаре в холодных письмах и отсутствие таковой в горячих.

Платформа Квант предлагает ряд инструментов и функций, которые могут помочь в составлении эффективного коммерческого предложения для привлечения клиентов и заключения успешных сделок:

• Интеграция с CRM и другими инструментами: может интегрироваться с CRM-системой компании, что позволяет использовать данные о клиентах и их истории взаимодействия для создания более эффективных и персонализированных КП. Это помогает компании лучше понять потребности клиента и предложить оптимальное решение.
• Коллаборация и коммуникация: обеспечивает возможность совместной работы над КП внутри команды, обмена комментариями, предложениями и отзывами, что способствует улучшению качества предложения и его адаптации под требования рынка.

Платформа Квант может значительно упростить и улучшить процесс составления эффективного коммерческого предложения, обеспечивая персонализацию, интеграцию с другими инструментами и возможность совместной работы команды для достижения наилучших результатов.