Организационно-функциональная схема

Системное управление компанией строится на управлении в первую очередь функциями, а только потом людьми на этих функциях.

Сначала давайте разберёмся с понятием функции на отстранённом от бизнеса примере.

Представьте кофейный автомат, который делает вкусный, ароматный кофе, как только пользователь нажмёт на нём кнопку. Предположим, что в его составе есть такие функциональные блоки: бачок с водой, водонагреватель, мельница, перемалывающая зёрна, и другие.

Если в аппарате выйдет из строя, например, мельница, он не сможет выдавать тот результат, который мы от него ожидаем, — вкусный кофе.

Чтобы решить эту проблему, мы заказываем новую мельницу, которая функционально подошла бы к кофейному аппарату. Если новая мельница технически исправна, то, установив её, мы получим ожидаемый результат — аппарат начнёт выдавать нам вкусный, ароматный кофе. Хотя мельница физически уже совсем другая, она, возможно, сделана из другого материала или даже на другом заводе, но, установленная в данный кофейный аппарат, позволит на выходе получить кофе.

Так же и в системной компании: если вдруг происходит потеря сотрудника, на его место очень просто поставить другого, и при этом производимый компанией результат будет прежним.

Несистемная компания часто зависит от ключевых членов команды.

Например, у вас есть сотрудник Петя, который звонит клиентам, отправляет коммерческие предложения, выставляет счета, готовит накладные, отгружает товар, заказывает воду, заправляет картридж для принтера.

Теперь представьте: всю информацию о том, как выполнять ту или иную работу, Петя держит в голове. Если он уйдёт из компании, придётся тратить время и деньги на то, чтобы новый сотрудник наработал эти успешные действия.

Как может быть иначе? Вы разделяете деятельность компании на функции, определяете, какие результаты ожидаете получить от каждой из них и какие действия должен совершать сотрудник для получения результата.

В приведенном выше случае можно выделить следующие функции и действия:

Теперь Петя выполняет функции «продажи», «склад» и «управление офисом».

Предположим, Петя перестаёт справляться со всеми задачами. Тогда мы просто передаём, например, функцию «продажи» другому сотруднику. Какие действия выполнять в рамках функции «продажи», уже описано, и новый сотрудник в кратчайшие сроки приступит к работе и добьётся требуемого результата.

Таким образом, появится схема всех функций в компании. Останется только распределить людей в соответствии с ними — и всё начнёт работать!

Что должно быть отражено на организационно-функциональной схеме (ОФС):

• все функции в компании;
  
• ожидаемые конечные результаты (ОКР) этих функций;
  
• сотрудники, выполняющие эти функции;
  
• схема подчинённости сотрудников.
  
  

Как она может выглядеть:

Такую схему имеет смысл создавать даже в том случае, если вы один в компании: по мере её роста вы начнёте нанимать сотрудников, и будет легче передавать те функции, которые вы выполняли самостоятельно. Эта схема станет неким проектом, по которому вы будете строить компанию.

Существует два подхода к созданию организационно-функциональной схемы.

1. Создать идеальную ОФС и встроить в неё сотрудников.
Есть определённый шаблон, который подходит для большинства компаний. Можно взять его за основу и затем распределить сотрудников в соответствии с функциями. Это отличный подход, но у него несколько недостатков. Во-первых, он требует больше времени на обучение, чтобы разобраться в схеме, которую кто-то придумал до вас. Во-вторых, при этом подходе сложнее встроить сотрудников в схему, придётся долго объяснять им смысл изменений.

2. Описать текущее положение дел.
Этот подход позволит вам быстрее начать внедрять полезные инструменты. Вам необходимо будет просто сместить фокус с людей — конкретных сотрудников — на функции, которые они выполняют. Сотрудники при этом все останутся на своих местах, будут продолжать выполнять ту работу, к которой они привыкли, просто получат дополнительную информацию о функциях и ОКР.

На первом этапе лучше использовать второй подход. Когда же базовая систематизация уже будет прочно внедрена в компании, возможно, вы захотите пойти дальше и приблизить ОФС к идеалу. Тогда вы без труда сможете воспользоваться первым способом.

Чтобы схема действительно работала, она постоянно должна находиться в актуальном состоянии. Важно предусмотреть специальную функцию, задача которой — контроль актуальности ОФС.

ОКР — ожидаемый конечный итог выполненной работы. Он задаётся не для сотрудника, а для функции. Сотрудник может выполнять несколько функций; соответственно, в рамках каждой функции мы ожидаем от него определённый ОКР.

Какие ожидаемые конечные результаты могут быть у разных функций:

Когда мы определяем ОКР — это всегда существительное, то есть для функции продаж правильным ОКР будут «деньги на счетах компании», а не «получить деньги от клиентов».

Когда вы направляете внимание сотрудников на желаемый ОКР, то по закону созидательного внимания он неизбежно начинает производиться. И чем чаще вы направляете их внимание на ОКР, тем лучше будет происходить этот процесс. Закон созидательного внимания — основа. Используйте его, и результаты будут.

Организационно-функциональная схема — фундамент любой системной компании. Начните создавать её, это увлекательное занятие. Чем дальше вы продвигаетесь, тем проще и понятнее становится процесс управления вашим бизнесом.