Расходы снизились: людей нанимаем меньше, а задач выполняем больше

У нас было много разных систем, с помощью которых мы вели контроль.

Написали огромное количество регламентов, правил, как общаться с сотрудниками, инструкций, как должен выглядеть распорядок рабочего дня. Эти инструкции хранились на гугл-диске. Накопилось так много всего, что было сложно найти конкретный регламент.

Многие задачи решали через чаты и автоматические боты в Телеграме. Там появлялось слишком много сообщений, была полная расфокусировка. Мы забывали, на что ответили, а на что нет.

Квант в этом плане достаточно сильно помог.

Услышал о ней на подкасте Соколовского. Вначале скептически относился, потом стал слышать о ней снова и снова, решил всё-таки посмотреть, что это. Звучало всё достаточно интересно.

Сотрудники не выполняли то, что должны были выполнять. Мне приходилось всё держать в голове. Не хотелось никому ничего напоминать.

Не было прозрачности в действиях: «А сделал ли это сотрудник? А вспомнил ли он, что я ему писал вот так сделать?»

Плюс у нас была текучка кадров, и каждого нового сотрудника надо было вводить в должность. Ты только ввёл одного человека, он отлично работает, потом по разным причинам мы с ним расстаёмся, и надо точно так же следить за новым сотрудником. Это сильно утомляло и съедало много времени.

Хотелось от всего этого освободиться. Не думать о том, выполнена задача или нет, а только контролировать результат. Хотелось, чтобы компания работала на автопилоте.

Идеальная картина, если я вообще не вникал бы в операционку и занимался только стратегическим развитием. Хотелось выходить на новые уровни, а не делать рутинные задачи.

Очень много времени освободилось. Много процессов удалось покрыть. Мы довольны внедрением Кванта.

У нас точно добавилась прозрачность. Я знаю, какой статус у задач, какие из них были выполнены. Также мне нравится, что к каждой задаче можно поставить доказательство.

Вначале мы ставим все задачи без доказательств. Если видим, что задача выполнена, но процесс отличается от результата, который мы ожидали, значит что-то идёт не так. В этом случае мы временно или постоянно вводим доказательство.

Например, у нас есть задача «Закрыть все сделки на определённом этапе в CRM к концу дня». Администратор говорит, что выполнил, а потом приходишь, смотришь, а там висят незакрытые сделки. Теперь после выполнения этой задачи он должен предоставить скриншот, и тут уже нельзя выкрутиться.

Это классно. Нет стресса, жить стало намного легче. Ты чётко понимаешь процессы, можешь в любой момент отредактировать регламенты или повторяющиеся задачи, добавить дополнительный шаг.

Например, вчера я добавлял ещё одно доказательство. У нас есть обширная задача – подготовка клиники к закрытию рабочего дня, которая состоит из 10 пунктов.

Наши администраторы – большие молодцы, они выполняли эти пункты, но делали 9 из 10, а про 10-й забывали. Возможно, список длинный, у них много других задач. Это объективно тяжело, согласен.

Но 10 пункт для нас критически важный, поэтому я добавил на него дополнительное доказательство. Это помогает администраторам, они теперь фокусируются: «Ага, здесь я должен предоставить доказательство, на это надо обратить внимание».

Сложностей не было. Просто надо было инвестировать время, чтобы всё оцифровать.

Функциональная схема — очень интересная штука. Мне нравится, что в Кванте всё поделено на функции.

Ты пишешь задачи не по обязанностям конкретного человека, а по функциям. Их, по сути, может выполнять кто угодно. Это нам откликнулось.

Если приходит хороший сотрудник в компанию, старается, но функция явно не для него, мы можем его попробовать на какую-то другую.

Функции хорошо расписаны, достаточно будет перекинуть нужные задачи на другого человека, пройтись по ожидаемому конечному результату, и всё будет выполняться.

Нормально отнеслись. Вначале были какие-то недопонимания, недоразумения. Но сейчас мы видим, что скорость коммуникации намного увеличилась, исполнительность улучшилась. На самом деле это win-win для всех.

Если приходит новый сотрудник, то он уже не знает, как было до этого. Воспринимает систему как данность.

Время освободилось. Я совмещаю сейчас свою деятельность с ролью исполнительного директора компании.

Ещё до внедрения Кванта я делегировал многое на руководителя отдела продаж. Раньше я выполнял часть его функций и знаю, сколько времени занимает напоминать и думать, выполнено или не выполнено. Уверен, что у него тоже очень много времени освободилось.

Мы теперь справляемся меньшим количеством людей, а делаем больше. Расходы снизились.

Время освободилось на другие направления, на стратегическое развитие и на отдых. Какое-то чувство спокойствия появилось. Ты знаешь, что если стоит задача и тебе не приходят отчёты от коммуникаторов, то всё работает.

Вначале была какая-то тревожность, потому что я привык всё контролировать, а тут вдруг тихо стало. Ты не знаешь, работает что-то или нет, а потом смотришь отчёт и видишь, что всё выполняется. Постепенно что-то докручиваешь, если видишь, что задачи выполняются чуть не так.

Мне очень нравится, что к каждой задаче можно прикрепить регламент. Если человек не знает, как её выполнять, он делает 2 клика, переходит на регламент, изучает его и сам себе напоминает.

Пару раз было такое, что новые сотрудники задавали мне вопросы, потом вижу — удалили сообщения.

Спрашивал:
— Что произошло?
— Всё, уже нашёл в регламентах, вопросов нет.

Ещё одна классная штука – тестирование. Человек не просто отметил, что ознакомился с регламентом, но и ответил на тестовые вопросы по нему.

Развиваться, больше уходить в онлайн, заниматься новыми направлениями, не только связанными с клиникой. Больше времени уделять себе.

Рассматриваем интеграцию с Квантом. Сейчас тестируем направления по развитию ГПТЗ, и вполне возможно, что будем там тоже использовать Квант.

Раньше у нас регламенты были раскиданы по разным местам — Телеграм, email, списки. Мы использовали канбан-доски, Трелло-доски, но это всё было сложно синхронизировать и проверять.

Квант – это отличный инструмент, который интегрирует все эти вещи в одном месте.

Классная вещь – это коммуникаторы, которые вместо тебя напоминают сотрудникам о том, что задачи подвисли или какие-то процессы требуют внимания. Тебе не надо думать, напоминать и заботиться об этом.

Я бы точно попробовал на месте потенциальных владельцев бизнеса. Лучше попробовать, увидеть результаты, посмотреть, работает это для тебя или нет. Если подходит, то продолжать. Уверен, что подойдёт, потому что Квант покрывает очень многое.

Добавлять функционал, развиваться, выходить на международные рынки, поддерживать больше языков.

Желаю развития, ждём нового функционала. Каждая новая функция несёт какую-то выгоду, и мы хотим этих новых выгод для своего бизнеса.