Top.Mail.Ru

Бизнес-процессы под контролем с помощью BPM-системы

Руководители компаний ежедневно решают множество задач, связанных с документами и обращениями. Без контроля над бизнес-процессами легко запутаться и допустить ошибки, которые могут привести к потере клиентов, ценных кадров и прибыли.

Контроль и управление бизнес-процессами, которые делают ваш бизнес успешным

Контроль и управление бизнес-процессами (BPM) — это подход, который помогает оптимизировать свою деятельность, повысить эффективность и достичь поставленных целей. Сегодня мы разберём, что представляет собой BPM-система, как она работает и почему это важно для вашей компании.

BPM — это способ, который дает возможность компаниям визуализировать, моделировать и автоматизировать свои бизнес-процессы. Благодаря этому руководители и персонал лучше понимают, как работает компания, и могут оптимизировать процессы для повышения эффективности.

Как работает BPM?

BPM (business process management) работает с помощью специальных программных решений — систем управления бизнес-процессами. Эти системы позволяют визуализировать все операции в одном окне, пошагово их моделировать и задавать сроки выполнения каждой операции. Они интегрируются с другими программами, содержащими необходимые данные, в том числе и те, которые нужны для бизнес-анализа.

После настройки программа автоматизирует управление бизнес-процессами, напоминая о сроках, а также отслеживая статусы выполнения задач. Это позволяет видеть каждый этап общей картины и отслеживать зависимость между ними.

Зачем нужна BPM?

BPM помогает компаниям:

  • Оптимизировать бизнес-процессы: выявлять слабые места, устранять неэффективные и улучшать взаимодействие между структурными единицами.
  • Автоматизировать рутинные задачи: освободить персонал от монотонной работы и предоставить возможность заниматься тем, что требует внимания.
  • Отслеживать ход выполнения дел: видеть этапы работы, установленные сроки и итоги.
  • Анализировать производительность: получать данные о качестве работы персонала и отделов, выявлять закономерности и прогнозировать развитие событий.

BPM и Process Mining

БПМ является основополагающим методом для предприятий, использующих Process Mining. Process Mining — это анализ работы компании на основе данных о производительности, современный способ анализа бизнес-процессов, позволяющий владельцам компаний и аналитикам выявлять тенденции и прогнозировать развитие событий.

Всесторонний анализ данных из различных бизнес-программ служит основой процессного майнинга. Это позволяет компаниям получать более точные и полезные данные для принятия решений.

Из чего состоит BPM-система

Она состоит из трех ключевых составляющих: административной панели, BPM-движка и пользовательского интерфейса.

Административная панель — это центр управления BPM-системой. Здесь задаются все параметры и алгоритмы работы системы. С помощью административной панели возможно:

  • создавать и изменять бизнес-процессы;
  • назначать ответственных за выполнение задач;
  • устанавливать временные рамки выполнения задач;
  • отслеживать ход выполнения процессов;
  • анализировать результаты выполнения процессов.

Сердце BPM-системы — BPM-движок. Он отвечает за выполнение бизнес-процессов в соответствии с алгоритмами, заданными в административной панели. BPM-движок выполняет следующие функции:

  • запуск бизнес-процессов;
  • распределение задач между участниками процесса;
  • отслеживание хода выполнения задач;
  • уведомление участников процесса о новых задачах;
  • анализ результатов выполнения процессов.

Интерфейс — лицо BPM-системы. При помощи интерфейса работники выполняют рабочие дела, отслеживают темп выполнения процессов и оценивают эффективность. Интерфейс включает в себя: панель управления бизнес-процессами, панель задач, панель уведомлений, панель аналитики.

Как BPMS помогает разным отраслям деятельности?

Промышленность

BPM-система отслеживает и контролирует все этапы выпуска продукции. Она отслеживает статус рабочих дел и проблемные области, что дает возможность принимать меры для улучшения ситуации. Например, найти новых сотрудников или закупить сырьё.

Телекоммуникации

BPM-платформа способствует появлению и развитию инноваций, помогает клиентам и поддерживает порядок документов. Руководители могут отслеживать скорость установки оборудования, тарифы и проблемы с оборудованием.

IT

BPMS организует процесс разработки программного обеспечения и позволяет контролировать его. Это способствует изменению существующих методик работы и сохранению информации о предыдущих проектах. IT-корпорации используют BPMS для распределения ресурсов, анализа рентабельности и прогнозирования проектов.

Электронная коммерция

Крупные интернет-магазины применяют BPM-системы для организации реализации продукции и доставки, а также аналитики. Это обеспечивает синхронную работу подразделений.

Банки

BPM-системы интегрируются в банковское ПО и упрощают обработку персональной информации. Они оптимизируют процесс принятия решений о выдаче займов. Сотрудники запрашивают информацию о кандидатах, а скоринг-система оценивает надёжность и платёжеспособность. Затем остаётся сопоставить полученные результаты и принять окончательное заключение.

Страховые

Принципы работы BPMS в страховых компаниях аналогичны банковским. Система анализирует данные о клиенте для расчёта страховых выплат. Это позволяет упростить процедуру и снизить вероятность ошибок.

Внедрение BPMS — это шаг к грамотному управлению вашим бизнесом

Вот как это может помочь:

  • Скорость и точность. Система выполняет операции автоматически, заменяя ручной труд работников. Платформа помогает вам оптимизировать работу, предоставляя возможность выполнять более важные задачи и не тратить время на рутину.
  • Структура. BPMS устанавливает порядок действий, следуя инструкции и учитывая необходимые ресурсы и сроки. Это помогает вам контролировать процессы и избегать недочетов.
  • Прозрачность. Платформа показывает содержание задачи, её текущий этап и участника, обеспечивая общую картину. Вы всегда знаете, в каком состоянии находится ваш бизнес, и можете быстро реагировать на перемены.
  • Ответственность. Сотрудники видят влияние своей деятельности, что стимулирует слаженную работу и общение между коллегами. Это помогает создать команду, работающую как единый механизм.
  • Планирование. BPMS выявляет слабые места, такие как нехватка кадров, ресурсов или лишние этапы в работе. Это позволяет вам заранее подготовиться к возможным проблемам и избежать их.

Особенно актуально внедрение BPMS там, где изменения происходят регулярно. Например, в сфере высоких технологий, где регулярно возникают новые тренды. Разработчики ПО и маркетологи должны постоянно адаптироваться и перестраивать свою деятельность.

Рассмотрим организацию, выпускающую системы видеонаблюдения. Внедрение искусственного интеллекта требует настройки рабочих процессов. Однако благодаря использованию специального ПО для управления бизнес-процессами, компания смогла самостоятельно перестроить рабочие процессы. Это позволило ей:

  • оперативно внедрить новую технологию;
  • сохранить конкурентоспособность;
  • привлечь новых клиентов.

Таким образом, внедрение BPMS — инвестиция в будущее вашего бизнеса. Это поможет вам оставаться на шаг впереди конкурентов и успешно адаптироваться к переменам.

Как внедрить BPM-систему

Шаг 1. Подготовка

Прежде чем внедрять BPM-систему, необходимо определить, какие бизнес-процессы и задачи вы хотите автоматизировать. Для этого следует изучить работу подразделений, сроки и порядок выполнения задач, а также проблемы, возникающие между ними.
На данной стадии важно понять, какие процессы можно оптимизировать с помощью BPM-системы, и какие результаты вы ожидаете получить.

Шаг 2. Поиск BPM-системы

После того как вы определились с задачами для автоматизации, можно переходить к поиску BPM-системы. При подборе системы необходимо рассмотреть следующие факторы:

  • Бюджет. Стоимость BPM-систем может сильно варьироваться в соответствии с масштабом компании.
  • Функции. Необходимо выбрать ту систему, которая будет максимально полезна для вас.
  • Простота использования. Система должна быть понятной и простой в использовании, чтобы сотрудники могли быстро освоить её.
  • Проведение интеграции с другими системами. Система должна интегрироваться с другими системами, которые используются в компании. На этом этапе можно сравнить несколько вариантов BPM-систем по указанным выше критериям.

Шаг 3. После того, как вы определились с BPM-системой, необходимо настроить её под нужды компании

Настройка включает в себя следующие этапы:

  • Создание схем работы. Необходимо определить, как будут работать сотрудники с BPM-системой.
  • Регистрация персонала. Необходимо зарегистрировать всех сотрудников, которые будут работать с системой.
  • Распределение прав доступа. Следует распределить права доступа к ПО в соответствии с ролями сотрудников.
  • Интеграция BPM-системы. Необходима интеграция BPM-системы с другими системами, которые используются в компании.

Шаг 4. Обучение персонала

Обучение персонала является важным этапом внедрения BPM-системы. Необходимо постепенно интегрировать систему в деятельность компании, обучая руководителей и подчиненных.

На этом этапе необходимо предоставить сотрудникам обратную связь о работе с системой и помочь им адаптироваться к новым процессам.

Шаг 5. Завершение внедрения системы

После того как все работники освоят функционал BPM-системы, можно переходить к завершающему этапу интеграции.

На этом шаге необходимо перевести все процессы в BPM-систему и проанализировать полученные данные.

Итоги внедрения BPM-системы могут включать в себя:

  • Динамику выполнения ключевых показателей эффективности.
  • Доходность компании.
  • Удовлетворенность сотрудников.

Если результаты внедрения BPM-системы соответствуют ожиданиям, можно считать процесс внедрения успешным.

Квант — платформа для роста бизнеса

Она объединяет в себе несколько ключевых функций, которые позволят вам оптимизировать работу компании, управлять бизнес-процессами и вывести свой бизнес на новый уровень.

За счет использования Квант вы сможете ускорить выполнение ежедневных задач, что позволит вашему персоналу сконцентрироваться на важных и стратегических аспектах работы. Это позволит улучшить производительность команды, а также снизит вероятность ошибок.

Управление бизнесом на платформе Квант станет проще и удобнее. Вы сможете отслеживать ключевые показатели эффективности, анализировать данные и принимать обоснованные решения.

Поделиться в соцсетях

Похожие статьи

    Если вам интересна тема управления, подписывайтесь на телеграм-каналы Кванта
    Канал компании, в котором мы делимся полезной информацией об управлении и рассказываем о кейсах наших клиентов.
    Личный блог основателя системы Квант, владельца 3 компаний с капитализацией в 1,5 млрд рублей. Дмитрий вложил более 20 млн в собственное обучение и бесплатно делится инструментами, которые действительно заработали в его бизнесах.