Шаг 1. Подготовка
Прежде чем внедрять BPM-систему, необходимо определить, какие бизнес-процессы и задачи вы хотите автоматизировать. Для этого следует изучить работу подразделений, сроки и порядок выполнения задач, а также проблемы, возникающие между ними.
На данной стадии важно понять, какие процессы можно оптимизировать с помощью BPM-системы, и какие результаты вы ожидаете получить.
Шаг 2. Поиск BPM-системы
После того как вы определились с задачами для автоматизации, можно переходить к поиску BPM-системы. При подборе системы необходимо рассмотреть следующие факторы:
- Бюджет. Стоимость BPM-систем может сильно варьироваться в соответствии с масштабом компании.
- Функции. Необходимо выбрать ту систему, которая будет максимально полезна для вас.
- Простота использования. Система должна быть понятной и простой в использовании, чтобы сотрудники могли быстро освоить её.
- Проведение интеграции с другими системами. Система должна интегрироваться с другими системами, которые используются в компании. На этом этапе можно сравнить несколько вариантов BPM-систем по указанным выше критериям.
Шаг 3. После того, как вы определились с BPM-системой, необходимо настроить её под нужды компании
Настройка включает в себя следующие этапы:
- Создание схем работы. Необходимо определить, как будут работать сотрудники с BPM-системой.
- Регистрация персонала. Необходимо зарегистрировать всех сотрудников, которые будут работать с системой.
- Распределение прав доступа. Следует распределить права доступа к ПО в соответствии с ролями сотрудников.
- Интеграция BPM-системы. Необходима интеграция BPM-системы с другими системами, которые используются в компании.
Шаг 4. Обучение персонала
Обучение персонала является важным этапом внедрения BPM-системы. Необходимо постепенно интегрировать систему в деятельность компании, обучая руководителей и подчиненных.
На этом этапе необходимо предоставить сотрудникам обратную связь о работе с системой и помочь им адаптироваться к новым процессам.
Шаг 5. Завершение внедрения системы
После того как все работники освоят функционал BPM-системы, можно переходить к завершающему этапу интеграции.
На этом шаге необходимо перевести все процессы в BPM-систему и проанализировать полученные данные.
Итоги внедрения BPM-системы могут включать в себя:
- Динамику выполнения ключевых показателей эффективности.
- Доходность компании.
- Удовлетворенность сотрудников.
Если результаты внедрения BPM-системы соответствуют ожиданиям, можно считать процесс внедрения успешным.