Что такое Kanban и как работает

Kanban относится к инструментариям, координирующим поэтапное проектирование и лабильные карточки. Внешне Канбан – доска, на которой полностью фиксируется трудовой процесс: перспективные и готовые задания, в каком статусе, кто исполняет, какие дедлайны, обмен мнениями.

На доске располагаются:

1. Отвесные модули, приравненные к пошаговым передвижениям в процессе деятельности – «Очередной», «Намечено», «На выполнении», «Верификация», «Выполнено». Шаги варьируются, команда самостоятельно прибавляет нужные и исключает лишние. В любом случае поставленная задача преодолевает дистанцию от списка требований до готовности.
2. В подвижную карточку оформляется задача, прописывается детально исчерпывающая информация по каждому вопросу. Далее исполнителями вносятся данные о проведенной деятельности, прописываются пояснения и замечания, уведомляется каждый член команды.

Для использования возможностей Kanban по максимуму потребуется внедрение цифровых инструментов. Можно ограничиться доской со стикерами для планирования. Цифровой инструментарий расширяет возможности: прикрепляется намного больше документов, вовлекаются удаленные сотрудники, команда моментально оповещается в случае изменения требований.

Кроме формирования системного подхода, Kanban содействует:

• созданию воронок продаж;
• равномерной нагрузке сотрудников – будет видно, у кого переработка, а у кого нехватка работы;
• контролю за выполнением задач – прозрачность позволяет наблюдать за каждой рабочей стадией;
• выявлению переполненных этапов – выяснение причин отсутствия скорости и принятие мер;
• нахождение и устранение проблем разного плана, в том числе межличностных.

Принципы Kanban построены на визуализации, разделении заданий, сосредоточении на выполнении работы. Пристальное внимание уделяется невыполненным задачам. При затягивании процесса подключают дополнительно человеческие и технические ресурсы.

Первоначально методики имели единый замысел и образовывались на базе Agile. Из-за этого просматривается много схожих моментов: поэтапное планирование, лояльность, кругообразность, стремление к командному взаимодействию. Немногим позже Kanban и Scrum перешли в разряд самостоятельных технологий. Рассмотрим различия.

Agile и Scrum требуются для ускоренной работы над продукцией, обязательно прохождение каждого этапа, пропуски исключены.

Kanban не имеет четкой регламентации, больше относится к набору инструментариев. Допускается самостоятельное формирование нужных стадий, например, добавление поэтапного тестирования продукции разными специалистами.

Scrum применяют при необходимости быстрого создания и вывода на рынки новой продукции. К примеру, заказчику требуется получение продукции своевременно при минимальных издержках.

Kanban дает возможность увидеть компанию целиком с происходящими в ней процессами. Полное представление о действительности помогает проявлять отношение к рыночным преобразованиям и моментально адаптироваться к новым условиям. А канбан-доска дает понять, как продвигается работа, какие участки нужно усилить, а какие разгрузить.

Scrum предполагает только совместную работу: 100% ответственность каждого специалиста за командные результаты, участие в управлении бизнесом всех сотрудников – от руководителя до младшего звена.

Kanban чаще всего используется руководителями в качестве вертикального способа администрирования. Иными словами, лидер подбирает необходимый инструментарий, обозначает цели, контролирует сотрудников, отчитывается за результаты деятельности. При этом возможна командная работа, преемственные отношения, взаимовыручка.

Рабочая группа каждый день собирается на короткие встречи для планирования и обсуждения возникающих проблем. Помимо трудностей в работе, участники делятся позитивными новостями, чтобы создать положительный настрой на трудовые будни.

Для Kanban и Agile главной целью совещания становится нахождение проблемных участков. Далее проводится анализ сложившихся обстоятельств, принимается решение, внедряются поправки в технологические процессы. Встречаются сотрудники по необходимости, ежедневных мероприятий по сплочению коллектива не предусмотрено.

Например, такая ситуация. Начальник маркетингового отдела замечает, что на одном из этапов приостановилось продвижение продаж ноутбуков. Он инициирует совещание для выяснения мотивов задержки, выслушивает сотрудников и озвучивает свое мнение. Предположим, что проблема в некомпетентности работника – в таком случае для обучения молодых специалистов приглашаются опытные наставники. Далее все ситуационные преобразования отслеживаются на дощечке.

Различия в методологии не станут препятствием для одновременного применения технологий. К примеру, канбан-доска отлично визуализирует трудности Scrum-технологии.

Во-первых, гибкое планирование – портфель заказов находится у планировщика, команда заботится только о текущих задачах и дедлайнах.

Во-вторых, планирование может пересматриваться, дополняться новыми пунктами и первостепенными направлениями. На рабочем процессе изменения никак не отражаются, только помогают расставить задачи в приоритетном порядке. По завершении одного задания сотрудники приступают к следующему и т.д.

В-третьих, уменьшение цикла. У каждого задания имеется цикличность развития – от начального этапа до завершающего. Цикл может сокращаться: команда «расширяет» зауживание с массовой концентрацией карт, совершенствует мультизадачность, делится информацией, выполняет дедлайны, внедряет новейшие технологии.

В-четвертых, уменьшает количество проблемных мест. Накопленные затруднения, сложная согласованность, отток высококвалифицированных кадров, некорректные действия исполнителей тормозят рабочий процесс и сильно понижают его эффективность. Kanban помогает незамедлительно найти узкое место и «расшить» его.

Разберем пример. Web-мастер выполнил задачу по написанию кода и должен его протестировать. Вместо этого он принимает участие в апробации другого. На самом деле, такое решение позволяет рассмотреть неявные ошибки и ликвидировать возможные недочеты в работе – как говорится, на чужих ошибках учатся. Выгода программиста очевидна: лучше выявить и устранить недостатки сразу, чем вернуться потом, нарушая другие обязательства.

В-пятых, наглядная доказательность. Вся информация прозрачная, каждый сотрудник может проконтролировать выполнение задачи и исполнителя. Если возникает форс-мажор или нарушается дедлайн, ситуацию можно вовремя отследить и по возможности исправить. Немаловажным фактором станет мотивация – успешные коллеги, щелкающие задачки как орешки, невольно станут примером для других сотрудников в стремлении работать еще более результативнее.

В-шестых, безостановочный конвейер. Клиенты регулярно получают готовую продукцию, пригодную к работе. За счет непрерывной оптимизации бизнес-процессов – удаления лишних этапов, переназначения исполнителей, многозадачности – в считанные дни создаются, усовершенствуются, внедряются решения.

Визуализация ежедневных задач и их отслеживание доступны с техникой Канбан для тайм менеджмента. Такое решение поможет эффективно использовать время, выделять ключевые направления деятельности, не допускать перегруженности.

При интеграции с CRM-системой методология Kanban демонстрирует ощутимые успехи. Для удобства пользования можно настраивать доску в интерфейсе на рабочем месте. Разберем пример использования методики для реализации продукции.

Для начала оформляется воронка продаж, представляющая собой протяженность доски, на которой расположены несколько колонок. Каждая колонка считается этапом с приходящими на него новыми и старыми клиентами. К примеру:

1. «Регистрирование».
2. «Определение ценности сделки».
3. «Собеседование».
4. «Визирование документации».

На каждого потенциального покупателя после подачи заявки заводится персональная карта, оформляется опцией «Добавление». Далее ставится задача с указанием первоисточника, приведшего пользователя, контактные сведения, детали задания, кто ответственный менеджер.

Как только перспективный пользователь перемещается на следующую ступень, карта начинает двигаться по воронке. В некоторых случаях отдельные шаги пропускают. Допустим, в случае договоренности с клиентом о стоимости покупки, не потребуется отрабатывать сомнения.

В случае срыва клиента его карточка отправляется в спецраздел. Здесь важно выяснить причину отказа от продажи, какие механизмы сработали, посоветоваться с командой, сделать выводы на перспективу.

Разработка канбан-доски дает возможность сотрудникам функционировать в одном устройстве с любыми возможностями и компетенциями. При повторном обращении покупатели продвижение по воронке сильно облегчается – инструментарий сохраняет все передвижения клиента.

Поможет сэкономить время на проверке рутинных задач Квант платформа для роста бизнеса. Сервис посодействует в составлении координационно-эргономичной схемы, регламентировании, настройке бизнес-процессов.

Рассмотрим пример запуска интернет-рекламы с подключением канбан-доски:

1. Руководитель коммерческого отдела с ведущими специалистами подбирают рабочую группу и интернет-ресурсы.
2. Настройка этапов на канбан-доске.
3. Оформление отдельных карточек: «Объявления в соцсетях», «Телевизионная реклама», «Блогерская реклама». Для различения задач пользуются разными цветами.
4. Выделение временных сроков на выполнение каждого этапа и каждой задачи. К примеру, для согласования креатива потребуется не меньше недели, а запустят систему в течение трех дней.
5. Сотрудники подключаются к исполнению задания.
6. Администрация отслеживает исполнение и предотвращает образование узких местечек.

Рабочие группы отслеживают успешное выполнение поставленных задач, сопоставляют себя с сослуживцами, вызывая здоровое соперничество.

Метод Kanban применяется командами, готовыми длительное время заниматься внедрением регламентирующих правил, а не фокусироваться на выполнении сиюминутных задач.