При найме первого сотрудника вам потребуется для начала разъяснить ему круг обязанностей и задач. Затем обеспечить необходимыми для трудовой деятельности ресурсами, наметить цели и контролировать их выполнение.

При наличии утвержденных регламентов, должностных инструкций и процессов компании, интеграция, как правило, не занимает много времени. Кроме того, вам не придется беспокоиться за качество его труда.

Когда начинать описание бизнес-процессов

Предположим, что в компании работают несколько сотрудников, но процессы не утверждены. Возможно, что вам уже пришлось столкнуться с тем, что:

из-за отсутствия четких правил, регламентирующих рабочий распорядок, намеченные задания сотрудниками не выполняются;
из-за оплошностей и недосмотра сотрудниками у компании срывается срок исполнения заявки;
все принятия решений завязаны только на вас, так как из-за потери качества невозможно уполномочивать сотрудников;
о расширении бизнеса не может быть и речи, так как отсутствует описанный регламент;
масса времени тратится вами лично на подготовку и привыкание новых работников.

Что же получается в итоге? От того, насколько быстро произойдет систематизация процессов, зависит будущее компании. Иными словами, вы сможете освободиться от ежедневной текучки, у вас появится свободное время для семьи и разработки новых проектов. И самое главное – ваш заработок станет больше.

Какие есть подходы в описании бизнес-процессов:

весь объем работы вы осуществляете самостоятельно;
приглашаете эксперта, у которого уже есть апробированный бизнес-план – прописаны и внедрены в производство все процессы, и теперь его цель – помогать другим бизнесменам;
находите фирму, занимающуюся вопросами организации бизнес-процессов, где сотрудники отвечают каждый за свое направление деятельности.

Организация и усовершенствование бизнес-процессов проводится в несколько этапов:

Разрабатываем проект компании «как сейчас».
Анализируем проект компании «как сейчас».
Разрабатываем проект компании «как должно быть».
Готовим переходный план из текущего состояния в систематизированное.
Внедряем преобразование и выстраивание бизнес-процессов.

В случае тщательного соблюдения поэтапного планирования, успешное структурирование будет способствовать быстрому выходу компании на передовые позиции.

Установление текущего бизнес-процесса

На первом этапе важно выяснить, каким образом выстроена работа в компании. Для этого необходимо четко представлять управленческую структуру, как выстроена вертикаль подчинения, профессиональные компетенции, этапы соглашений с клиентами по рекламной деятельности от подписания до расчета.

Обязательно регламентировать, как распределяется рабочее время, планируется и распределяется бюджет, с какой периодичностью проводятся совещания, как урегулируются разногласия с клиентами.

Нужно описывать ситуацию без прикрас, как есть на самом деле, с учетом всех трудностей и препятствий. Чем больше направлений в работе компании будет описано, тем проще будет с принятием решений на перспективу.

Как только все параметры будут прописаны, перед вами откроется картина сильных и слабых направлений в деятельности компании. И тогда уже без труда сможете определить, в каких местах работа с клиентами срывается. Основной задачей на этом этапе станет определение текущей обстановки в компании.

Исследование текущей ситуации

Перед вами как на ладони сложившаяся на данный момент обстановка. Следующий шаг – детальный анализ текущего момента для понимания причин произошедших сбоев и недоработок. Как правило, первопричиной становится отсутствие в компании регламентирующей документации и как следствие, безответственность на местах.

Анализ текущего момента полезно проводить с привлечением сотрудников разного уровня управления – от рядовых до руководителей компании. Помимо благодарности за возможность высказать свою точку зрения по наболевшим вопросам, вы получите продуктивную обратный отклик.

Создание проекта структурированной компании

Этот этап характеризуется составлением идеального проекта деятельности компании, который вы планируете создать. Конечно, можно использовать составленный анализ текущей ситуации и внести в него нужные коррективы. Или же, воспользоваться специальными программами. Например, Квант платформой для роста бизнеса.

Будет также полезно общение с представителями компаний с отлаженными и систематизированными бизнес-процессами на предмет управления бизнесом.

Переход из текущего состояние в упорядоченное

Для реализации переходного плана потребуется указать сроки и выполнения и назначит ответственных лиц по каждому пункту. Конечно, следует предварительно объяснить сотрудникам ситуацию и обозначить движение на перспективу.

Для добросовестных исполнителей, ориентированных на получение результата, оптимизация трудовой деятельности приведет к ускорению в работе. Ну, а беспросветным лентяям такие изменения будут восприняты враждебно.

Внедрение и преобразование бизнес-процесса

Последний этап связан с реализацией проекта – и вот здесь могут возникнуть затруднения. К сожалению, многие компании так и не смогли воплотить желаемое в действительность, а их регламентированные документы так и остались пылиться в ящике офисного стола.

Конечно, одному не всегда получается наладить работающий процесс. Соберите команду единомышленников из приверженцев положительных преобразований для внедрения и контролирования перспективного развития.

Воспользуйтесь онлайн-сервисом CRM для оптимизации маркетинга и повышения продаж. И помните, что время, потраченное на становление компании, истрачено не напрасно. Если будет понимание, для чего и зачем это делается, то успешные продвижения в бизнесе не заставят себя ждать.

Как систематизировать процессы компании