Какие существуют методологии управления проектами

Методология проектного управления многозадачна, поскольку включает в себя сразу несколько параллельных процессов: постановку планов и задач, распределение связанных с ним обязанностей, а также поэтапный контроль за их выполнением.

Помимо того, сюда можно отнести и управление временем. Оценка текущего прогресса производится с учетом выбранных компанией механизмов.

Проектный подход к управлению позволяет своевременно оценивать риски, координировать работу каждого из участвующих в процессе, при этом адаптируя их к меняющимся реалиям, а также наблюдать за тем, какие действия предпринимает заинтересованная сторона. Столь широкая многозадачность применяется в рамках внедрения ПО на предприятии и в рамках другой проектной деятельности (например, маркетинг или строительство).

Проектный подход оправдывает себя, поскольку с его помощью можно:

1. Выполнять детальное поэтапное планирование. Определение ближайших и отдаленных перспектив позволит всем сторонам пребывать в состоянии уверенности в завтрашнем дне.
2. Рационализировать применение ресурсов. Грамотное управление бизнесом предполагает четкий расчет необходимых штатных единиц, требуемых затрат не только финансового плана, на и производственного (оборудование, материалы и пр). Основная задача на этом этапе — добиться цели с минимальными ресурсными затратами.
3. Распределить роли в коллективе. Каждый из сотрудников должен иметь четкое понимание того, какие задачи перед ним стоят. Так минимизируется количество недопониманий между сотрудниками, и каждый будет выполнять свои обязанности в соответствии с планом.
4. Мониторить текущую ситуацию. Анализ бизнес-процессов хорош тем, что позволяет вовремя обнаружить неэффективность выбранной методики и своевременно откорректировать ее.
5. Гарантировать высокое качество. Самоцель любого проекта — упорядочивание рабочего процесса, разграничение обязанностей сотрудников и контроль за выполнением ими рабочих обязанностей, а также следование установленным критериям качества.
6. Минимизировать нежелательные последствия. Внедренные способы управления проектами, в первую очередь, позволяют своевременно выявлять потенциальные проблемы и находить способы их разрешения.
7. Наладить коммуникативные связи. Команда может работать централизованно – все участники проекта общаются и каждый понимает область своих задач.

Таким образом, можно получить не только поэтапный проект работ, но и дружную команду для его воплощения в жизнь.

Эта отрасль начала активно развиваться несколько десятилетий назад. Её особенность в том, что методологии разрабатываются с учетом реального опыта управленцев, занимавших руководящие посты длительное время. Позже Project Management Institute (PMI) и International Project Management Association (IPMA) удалось разработать стандартизированные подходы, определяющие основные направления, которым необходимо следовать, чтобы добиться успехов в сфере менеджмента.

Waterfall, по праву, считается первопроходцем в этом направлении. К задачам в этом случае применяется линейный или последовательный подход.

Алгоритм работы:

1. На основе полученной информации от заказчика определяются задачи, цели, а также то, что должно быть ограничено.
2. Проводится «мозговой штурм», во время которого задача детально разбирается с приглашенными бизнес-экспертами.
3. Разрабатывается поэтапный проект задачи.
4. К каждому этапу проекта определяются свои задачи. Весь коллектив работает над созданием единого продукта с учетом выдвинутых требований.
5. Реализация проекта и его апробация. Методологию можно считать успешно осуществленной, если конечный продукт соответствует всем заявленным целям и задачам.
6. Заказчик получает готовый продукт.
7. После начала его использования, заказчик и исполнитель находятся на связи по вопросам обслуживания продукта или его доработки.

Название «Водопад» программа получила за то, что каждый этап должен быть доработан до конца, прежде чем начинает воплощаться в жизнь следующий. Исключены и возвраты к предыдущим этапам с целью их доработки: все с первого раза должно выполняться идеально.

Применение методологии целесообразно в случае, когда цели и задачи изначально четко ясны. Среди недостатков выделяют ограничение гибкости и периодическое несоответствие установленным заказчиком требованиям.

Agile считается «гибкой» методологии. В ее основе лежит быстрая адаптация ко всем новым запросам, возникающим в процессе общения с заказчиком. Существует даже пять принципов, на которых строится работа Agile:

• деление проекта на небольшие этапы, каждый из которых включает в себя полную разработку с планированием, анализом, проектированием, тестированием и внедрением. На каждом из этапов продукт дополняется новыми возможностями;
• над созданием продукта трудятся не только разработчики, но и все заинтересованные в его создании лица. В рамках процесса происходит обмен данными, обсуждение требований, совместное решение возникающих вопросов;
• быстрая адаптация к новым реалиям, возникающим при создании продукта;
• коллектив проводит тщательный анализ своей деятельности, вовремя выявляя возникающие трудности и способы их решения. Полученные знания применяются при реализации последующих проектов.

К наиболее успешным практическим решениям Agile можно отнести Scrum, Kanban и аналогичные, в которых предоставлены эффективные инструменты реализации задач.

В основе работы Kanban лежат следующие моменты:

• план должен визуализироваться: работа производится поэтапно, каждый этап имеет свою колонку и статус («в работе», «готово» и пр.). Задачи чаще всего представляют в виде карточек, перемещающихся в соответствующую колонку в зависимости от статуса реализации;
• работа должна быть сбалансирована: чтобы нагрузка распределялась равномерно, а команда не была перегружена, в каждой колонке устанавливается лимит на количество активных задач;
• совершенствование рабочего процесса: Kanban помогает команде с улучшениями, анализируя информацию и метрику (скорость выполнения поставленной задачи, пропускную способность и пр.).

Таким образом, каждый новый план выполняется с учетом анализа эффективности предыдущего проекта.

Данную методологию чаще всего применяют на практике. Работа со Scrum строится поэтапно:

• планируется спринт: каждый последующий спринт планируется заранее, определяются цели, которые должны быть на нем реализованы;
• выполнение спринта: спринт выполняется в течение заданного временного интервала (от одной недели до месяца) в соответствии с задачами, которые находятся вверху продуктового бэклога;
• ежедневная рефлексия: участники команды на ежедневных встречах рефлексируют по поводу того, что ими сделано, какие планы на сегодняшний день и что им мешает для осуществления целей;
• контроль: заказчик и заинтересованные стороны знакомятся с продуктом, чтобы наметить дальнейшие шаги;
• итоговая рефлексия: коллектив проводит детальный анализ своей работы, чтобы выявить все сложности, которых можно будет избежать при реализации следующих проектов.

За счет постоянного самоанализа выполнение новых проектов должно ускоряться.

В поиске оптимальных показателей предсказуемости и гибкости нередко применяют части разных методологий. Такой подход позволяет подстроиться под уникальные требования, предъявляемые к каждому проекту.

Среди гибридных методологий более успешные:

1. «Критический путь»: с его помощью можно наметить ключевые задачи, а уже потом создавать планы их реализации и намечать способы контроля.
2. «Критическая цепь»: в центре методологии лежит управление ресурсной базой и анализ неопределенных моментов, которые связаны с оценкой срока реализации задач. То есть, главной идеей метода можно считать взаимосвязь ресурсов и их ограниченности с продолжительностью взаимодействия с заказчиком. Задачи выстраиваются иерархично, в соответствии с ресурсными потребностями.
3. «Экстремальное управление»: проект выполняется поэтапно. Основной акцент на умении быстро адаптироваться под возможные перемены. Заказчик участвует в реализации проекта на всех этапах, поэтому, в итоге, его ожидания полностью оправданы. Ценность клиента в данном случае превыше всего.

У каждого из этих методов есть как преимущества, так и недостатки.

Чтобы не ошибиться с выбором, стоит исходить из специфики отрасли, коллектива, а также того, что ожидает получить заказчик и готов реализовать исполнитель.

Тщательно проанализируйте вопрос, обсудив все с заказчиком. Подумайте, насколько ваша команда готова реализовать этот проект, для какой методологии более удачно подходят их навыки. Также имеет смысл изучить все методологии, в том числе, и гибридные. Сопоставьте специфику каждого подхода с заданными целями проекта и определите, какой из них наиболее отвечает требованиям.

Учтите возможность модификации методологий: не всегда нужно строго следовать одному виду управления проектами, можно комбинировать разные подходы.

При необходимости обратитесь за консультацией к опытным специалистам: получите рекомендации экспертов, имеющих опыт работы с разными методологиями. Или же воспользуйтесь сервисом «Квант — платформа для роста бизнеса», который поможет решить все стоящие перед вашим бизнесом задачи и грамотно выстроить CRM.