40% упущенной дебиторской задолженности теперь под контролем

Тяжеловато. Были группы в WhatsApp и в Viber, пробовали какие-то задачники.

В Кванте мне больше всего понравилось то, что перестала теряться информация. Если задачу в Квант забил, она точно дойдёт до логического завершения.

А до Кванта: информацию написал, потом надо ещё о ней вспомнить и найти вообще среди тысячи групп.

Ну, где-то в ежедневнике заметочку сделал, что через 5 дней должно случиться вот это. И всё, потом звонишь и узнаёшь.

Ещё мы пользуемся программой «Автопрокат», там можно отслеживать историю по конкретной машине.

Например, частая ситуация у нас в компании: водитель ударил машину и должен денег. Сам он вряд ли будет звонить, что вот я вам должен, давайте отдам. Желательно, чтобы звонил менеджер.

В программе зафиксировано, сколько этот водитель должен и какого числа обещал отдать. Но далее менеджер должен был об этом вспомнить, зайти в программу, найти номер водителя, позвонить ему и зафиксировать, пришли ли деньги.

С ростом компании таких ситуаций становилось больше, и больше таких моментов забывалось.

Да, много таких долгов мы простили, можно сказать. У нас достаточно большой парк машин, подобных дел много, а менеджеров немного.

У каждого менеджера есть по ящику, где хранятся досудебные дела и расписки от водителей — если он добровольно не отдаст в оговоренные сроки, то мы подадим в суд. А сами отдают, по нашим примерным подсчётам, только 60%.

Сейчас Квант подгоняет. Создаётся задача, и она может решиться через год, через полтора, но уже не теряется.

Когда мы переезжали, я обнаружил дела, которые лежат ещё со времён до Кванта. Вспомнил, что там такие дерзкие водители были, мол, да подавайте на меня в суд! Решил, что надо их наказать — там срока ещё достаточно, чтобы в суд подать. И создал задачи на ответственных менеджеров.

У каждого менеджера порядка 70 автомобилей под контролем. Задача создаётся, он знакомится, какие бумаги есть, а каких не хватает, и связывается с юристом. Потом задача переходит на юриста: проверить документы, подготовить бумаги для суда, оплатить госпошлину. От юриста — уже к человеку, который с приставами работает. И там уже долгий процесс возврата, пока у человека деньги появятся, но мы готовы ждать.

Бывает, что меня пару дней нет в офисе, и накапливается примерно 60–70 всяких уведомлений в системе.

Например, на вчерашний день у меня были задачи запланированы, а я уехал по срочному делу. Сегодня пришёл, а у меня эти задачи красным высвечиваются, и надо с ними что-то сделать. И помимо них ещё штук 40 сообщений от разных менеджеров.

Это такая муторная тема. Но в какой-то момент я понял, что меня может не быть день, три дня или неделю, но когда вернусь и Квант обработаю — я уже в курсе всего, что за это время случилось и на каком этапе все дела.

Себя я тоже дисциплинировал: поставил задачу каждый вечер обрабатывать Квант. За 15 минут до конца рабочего дня уже понятно, какие задачи точно сделать не успеваешь.

Обработать — это не значит обязательно выполнить или закрыть и забить. Можно просто вспомнить, что такая задача есть, и перенести.

Самое сложное было донести до сотрудников, что задачи нужно обязательно обрабатывать. Если руководитель видит, что задача перенеслась, а она важная, он либо вернёт к ней внимание и попросит сделать завтра, либо сам займётся этой задачей.

Иногда же случается, что сбиваешься с графика. Есть же квадраты времени, забыл, как называются…

Да, матрица Эйзенхауэра. Вот «Квант» — это такая штука, которая заставляет тебя планировать завтрашний день, расставлять по приоритету. Если вижу, что задача на задачу наехала, раздвигаю их по времени, чтобы всё было красиво. И заодно обновляю в памяти: какие-то задачи я мог 10 дней назад запланировать на завтра, а какие-то с сегодня перенеслись.

Мне раньше посреди дня мог позвонить друг-контрагент из автосервиса: «Подъезжай сюда, вместе осмотр машины произведём». Или ещё что-то придумывал, чтобы просто встретиться. Ему скучно, а я работаю, у меня день-то распланирован. Я ему говорю: «Братан, задачи за меня не сделаются, давай я потом к тебе приеду, а сейчас сделаем всё дистанционно». И время освобождается. Потому что в рабочее время нужно работать.

У нас года с 2015 стоит обратный звонок от Envybox. Мне всегда нравился этот сервис: как работает техподдержка, ценовая политика — всё нравится.

И я увидел в соцсетях, что создатель Envybox придумал новую тему — Квант. Мы с ещё одним учредителем посмотрели и поняли, что нам это нужно. Второй учредитель занимается развитием — какие-то масштабные идеи находит и выбирает направление, куда будем идти. А моя задача как управляющего, чтобы этот строй держался. И вот Квант мне нужен был, чтобы ничего не терялось и продвигалось выполнение задач.

Мне очень понравилось обучение, было много парадигм, которые отозвались.

Я часто использую фразы из обучения. Например: «где внимание – там результат». Когда что-то у меня не получается, я уже понимаю почему. Я и раньше слышал фразу «во всём виноват я сам». Вроде вещи обычные, но Квант их подчеркнул и ещё раз поменял мою точку зрения на это. То есть Квант даже в целом облегчил жизнь.

Квант не просто говорит: «Заплатите и внедряйте». Прорабатывается полностью внедрение, объясняют, как проводить собрание с сотрудниками, как и что нужно им доносить.

У нас в разных городах филиалы, и было круто, что вся команда собралась. Думал, что они меня завалят вопросами, но всё как-то поэтапно, хорошо зашло. У меня такой адреналин был внутри — было страшно, но весело.

Сложности возникали, наверное, больше с руководителями. Они всё-таки по-старому привыкли работать, а я просил их действовать по-новому. Начал отвечать руководителям на вопросы только в Кванте, чтобы затянуть всех туда.

Ещё была сложность, что сотрудники начали блокировать коммуникаторов. Я им говорил: «Это же твой помощник! Ему вообще без разницы на твои задачи. Его работа — позвонить напомнить, если ты что-то запланировал, но не обрабатываешь. Просто скажи коммуникатору, как часто и где тебе удобно получать сообщения. И всё, коммуникатор будет только туда писать».

Например, мне коммуникаторы отправляли напоминания на почту, а у меня там бывают суперважные письма, которые я стараюсь отслеживать. Попросил писать мне только в WhatsApp. Так все вопросы решались в принципе, если возникали.

Сложности есть до сих пор просто потому, что задач много, рук мало, а голова вообще одна :)
Если слушать сотрудников, то штат надо расширить раза в 2, чтобы всё успевать. Да я даже согласен, чтобы не всё успевали. Главное, чтобы всё было под контролем и двигалось вперёд.

Ну, им было прикольно. Мы столкнулись ещё с тем, что сотрудники начали долго разговаривать с коммуникаторами. Разные же есть сотрудники: кто-то с ними «да-да, нет-нет», а кто-то начал что-то узнавать или свои истории рассказывать.

Один раз даже было такое, что сотрудник попросил коммуникатора оставить отзыв о нашей компании :)

Оставил, да :)

Положительно. Им понравилось, что групп в мессенджерах станет меньше. Кто посообразительнее, сразу понял, что нужно всё закидывать в Квант — и меньше будет вопросов.

Даже ответственность какая-то снимается: что-то произошло — закинул в Квант — поставил получателем ответственного менеджера. Если он задачу не увидит, забудет или забьёт, то ему позвонит коммуникатор и скажет, что вот у тебя есть задачка, сделай по ней что-нибудь.

Если он снова ничего не сделает, через какой-то период прихожу я или какой-то начальник, смотрит: так тебе же писали! Даже если сам не можешь сделать, твоя задача сказать: я не знаю, помогите — просто дать любую обратную связь. А ты не дал. Такие ситуации давали понимание, кто косячит.

У нас есть подразделения, которые друг с другом сложно контактируют. Например, было такое, что машина 2 года простояла на кузовном ремонте. А теперь благодаря Кванту появилась история по каждой задаче.

Сотрудники отреагировали хорошо. Кто-то позже, кто-то раньше. Сейчас все уже работают в Кванте.

Вы знаете, у меня сзади такой мешок был, который я с себя в Квант скинул, и мне стало легче эмоционально. В первую очередь я освободил голову. Может у меня задач и не уменьшилось, работы не уменьшилось — я всегда, если освобожусь, займусь чем-то другим полезным.

У меня освободилась энергия, а раньше все время был под прессом — то надо успеть, тут надо что-то сделать. Сейчас я это собрал и знаю: всё делается по порядку, пусть даже всё не успеем, но всё на контроле. Когда ухожу с работы, знаю, что на все вопросы, которые были заданы, я ответил.

Не надо помнить, что завтра там что-то случится. Например, у меня через полгода заканчивается электронная подпись, я в Квант поставил задачу, и она мне через полгода придёт. Зачем мне об этом помнить?

Так что просто поменялись задачи, стали интереснее.

Раньше, когда я задачу ставил, мне приходилось звонить и получать обратную связь, если сотрудник сам не возвращался с ответом. А сейчас за меня есть кому звонить и напоминать.

У меня освободилось время, я его на другое потратил — обновил сайт, например. Проанализировал step by step путь клиента, поставил задачу программистам, чтобы они сайт именно так переделали — упростили.

Раньше клиент заходил на мой сайт и терялся там. Я это знал, на меня это давило, но времени переделать не было. Можно было взять каких-то маркетологов, но это тоже надо было потратить время, довериться + это достаточно недёшево стоит. А тут я просто его взял и обновил — достаточно быстро.

Я уже говорил, что эмоционально стало легче. Теперь я в выходной уже не думаю о работе. А до этого даже в отпуске давили эти мысли — нельзя забыть, нужно обязательно сделать. Они мешали отдыхать полноценно.

Из личных достижений — 2 месяца назад я стал чемпионом России по шахбоксу. Это такой вид спорта, где первый, третий, пятый раунд в шахматы играешь, а второй и четвёртый — боксируешь. Где закончится быстрее, там и выиграл. Если в шахматах мат поставил, то всё — завершилось, а если в боксе вырубил, то тоже завершилось.
И вот в финале мне попался чемпион Питера среди студентов по боксу, я с ним решил не рисковать: мат ему поставил в первом раунде, и всё :)

А завтра улетаю на сборы, в октябре Федерация шахбокса меня планирует отправить на чемпионат мира. А компания моя будет работать потихонечку, помаленечку — всё хорошо.

Я вообще такой фанат Кванта, честно говоря. Не знаю, как вы на меня вышли, когда приглашали на интервью, но вы попали правильно :)

Вот мы в декабре открылись в Новом Уренгое, а месяц назад открыли маленький филиальчик в Москве — чисто на пробу. Так что мы развиваемся, у нас теперь получается четыре города: Сургут, Сочи, Новый Уренгой и Москва. В Сургуте у нас главный офис, теперь будем развивать филиалы.

Да просто копирую Сургутскую точку в Кванте. Скопировал функцию, поставил сотрудника, и всё — на него пошли задачи такие же, как в Сургуте. Конечно, я проверяю, что-то меняю.

Какие нужны действия при открытии: публикация в Яндекс Картах каждый месяц, создать и регулярно проплачивать Директ, Авито, собирать отзывы, делать регулярные фотографии с сотрудниками. У нас есть канал в Телеграме ЮГ-РА.РФ, там такие бомбовые рилсы! Создал повторяющиеся задачи на сотрудников — и постоянно залетают новые рилсы.

Открываются точки намного легче, чем раньше. Не надо всё заново вспоминать.
Да просто копирую Сургутскую точку в Кванте. Скопировал функцию, поставил сотрудника, и всё — на него пошли задачи такие же, как в Сургуте. Конечно, я проверяю, что-то меняю.

Какие нужны действия при открытии: публикация в Яндекс Картах каждый месяц, создать и регулярно проплачивать Директ, Авито, собирать отзывы, делать регулярные фотографии с сотрудниками. У нас есть канал в Телеграме ЮГ-РА.РФ, там такие бомбовые рилсы! Создал повторяющиеся задачи на сотрудников — и постоянно залетают новые рилсы.

Открываются точки намного легче, чем раньше. Не надо всё заново вспоминать.

Я думаю, когда они обучение посмотрят, то поймут, нужен им Квант или можно на другой системе всё реализовать, если уже что-то стоит.
Альтернативные системы есть какие-то, но они всё равно чуть отличаются.

Я лично на обучении понял, что мне это надо. Там же четыре этапа, я вот первый внедрил, потом через два года мы регламенты освоили. Теперь знаю, что впереди ещё два левел-ап. Можно не торопиться, всё потихонечку.

Вашей компании расти и процветать, чтобы квантовый скачок наконец-то произошёл. Чтобы мы китайцев обогнали :)

Хочу попросить улучшить скорость загрузки и просмотра фотографий. У меня до сих пор есть группы в WhatsApp и в Telegram только потому, что фотографии в Кванте долго грузятся. И тогда всё — я, наверное, буду танцевать :) Я не знаю другого минуса, просто не знаю.