Top.Mail.Ru

Вместо 5 часов трачу на контроль сотрудников
20 минут в день

Евгений Галкин. Аутсорсинг персонала
Отзыв
Управление в ручном формате: задачи расписаны на 5–7 листах А4

Каждую задачу нужно контролировать, иначе сотрудники не выполнят

На управление уходит 5 часов каждый день

Задачи всё равно теряются, забываются и не выполняются в срок

▪ 90% задач перенесены в Квант, о них напоминают коммуникаторы, а не предприниматель

▪ На операционку уходит 20 минут в день

▪ Владелец много времени проводит с семьёй, стал чаще ходить в тренажёрный зал

▪ Прописаны регламенты, руководители не тратят время на вопросы сотрудников

После внедрения
До внедрения
Евгений Галкин
Аутсорсинг персонала
Компания «Надёжный партнёр» предоставляет персонал на аутсорсе производственным компаниям. Находится в городе Чебоксары, в штате 14 человек.

В интервью собственник компании Евгений Галкин рассказал о том, как Квант помог ему избавиться от стопок листов А4 с бизнес-задачами, тратить на контроль сотрудников 20 минут в день вместо 5 часов и больше времени проводить с семьёй.
Как думаете, что случится с вашим бизнесом, если вы уедете на неделю без мобильного телефона?
Запишитесь на экскурсию, и мы покажем вам конкретные шаги, как сделать так, чтобы бизнес существовал без вашего прямого контроля, при этом рос и развивался
Это бесплатно
Отправляя форму, вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности
  • Евгений, расскажите, пожалуйста, какие были проблемы в компании до внедрения Кванта.
  • Управление велось в ручном формате, пробовали работать с Битриксом и с календарями, но не получилось.

    Задачи забывались и не выполнялись вовремя. На столе передо мной всегда лежала кипа из 5–7 листов А4 с расписанными задачами. Приходилось ежедневно контролировать их выполнение, пинать сотрудников:

    «Почему в срок не выполнено? Почему это не сделано? Почему сделано так, если я говорил вот так сделать?»

    Нигде не было зафиксировано, что я говорил. Каждый интерпретировал задачу так, как сам понимает. Эта проблема очень остро стояла.

    Потом наткнулся на Квант, подключил его, и всё начало меняться в лучшую сторону.
  • Что вас больше всего зацепило в нашей системе управления?
  • Мне как предпринимателю отслеживать задачи было очень времязатратно и трудозатратно.

    Наверное, Квант зацепил коммуникаторами. У меня с плеч полностью снялся контроль за выполнением задач. Больше нет этой стопки листов А4.
  • А сколько времени у вас уходило на контроль операционной работы?
  • Из 8 рабочих часов минимум 5 на это уходило. Пока вспомнишь, пока всё у всех уточнишь, пока планёрки проведёшь, пока со всеми всё обсудишь… Пока узнаешь, где у нас просроченные задачи, какие были результаты, что с этим нужно делать…

    Сейчас я пришёл, открыл Квант, посмотрел задачи, дал обратную связь по ним. На весь контроль у меня уходит минут 20, наверное.
  • На что вы тратите освободившееся от контроля время?
  • Я сейчас начал больше времени тратить на себя и семью. В тренажёрном зале почаще стал заниматься.

    Раньше у меня не было на это времени, потому что приходилось самому всё контролировать, требовать и пинать всех. Сейчас это снялось.

    С утра я могу детей отвезти на тренировку. Потом спокойно отправить ребёнка в школу. Вечером его отвести к логопеду. Потом сам иду на тренировку.

    Дети, семья и работа спокойно распределяются. Сейчас времени хватает на всё.
  • А как вы познакомились с нашей системой управления?
  • Я наткнулся на неё в интернете. Начал просматривать, изучать.

    Оказалось, что есть начальное обучение – «Импульс». Я его на пробу взял и прошёл полностью. Понял, что эта система мне необходима, чтобы снять с плеч весь контроль, управление и постановку задач.
  • Какая была основная цель внедрения? Что в итоге хотели достичь?
  • Достичь систематизации, качественной постановки задач и их выполнения в срок. Это была наша основная цель, и мы её уже достигли.

    Сейчас ещё внедряем регламенты. Сотрудники уже сами стали прописывать свои рабочие процессы: из 20 регламентов я написал только 6, причём 4 из них получил во время обучения в Кванте.
Хотите, чтобы регламенты заработали и в вашей компании?
Запишитесь на экскурсию по системе «Квант»
Отправляя форму вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности
  • Расскажите, пожалуйста, про этапы внедрения. С какими трудностями сталкивались?
  • На первом этапе было сопротивление от нескольких сотрудников. Спрашивали: «Зачем вы хотите нас ещё сильнее контролировать? Зачем вам нужен такой тотальный контроль?» Мы доносили до сотрудников, что это не контроль, а улучшение, упрощение и ускорение вашей же работы.

    Ещё сопротивление было при написании регламентов. Сотрудники спрашивали: «Зачем я должен писать регламенты для других? Ведь если я уволюсь, придёт новый сотрудник и будет пользоваться ими». Нам пришлось проводить презентацию и доносить до людей, что не для других сотрудников вы пишете регламенты, а для себя же.

    Я сразу прописал 18 повторяющихся задач для финансовой части и бухгалтерии. Эти задачи начали бесперебойно выполняться без моего контроля.

    На основе этих повторяющихся задач мы начали писать регламенты: что нажимать, какие данные вводить, что оплачивать и тому подобное.

    Сказали сотрудникам: «Чтобы вам не обращаться постоянно к руководителю с вопросами, прописываем регламенты. К ним вы в любой момент можете обратиться. Там есть и логины, и пароли — открыли, посмотрели, прочитали, сделали процессы необходимые, всё — закрыли задачу».
  • Какие ещё полезные инструменты в Кванте, кроме регламентов, вы для себя открыли?
  • Участие в задачах, например. Меня ставят участником, и я вижу, как выполняют поручения другие сотрудники и на каком этапе процесс.

    Когда задачи не выполняются, коммуникатор позвонит, напишет, напомнит. Не я, а другой человек из компании Квант будет звонить и напоминать.

    Когда мы пытались внедрить Битрикс, хотели обязанности коммуникатора повесить на ассистента. Это не сработало, потому что в компании все друг друга знают. Если помощник подойдёт к руководителю, тот ему скажет: «Хорошо, хорошо», — и забудет сделать.

    Контролёр-напоминальщик должен быть со стороны. Квант в лице коммуникатора решает этот вопрос. У коммуникатора нет ни любви, ни тоски, ни жалости. Он звонит, напоминает, теребит.
  • Приведите, пожалуйста, пример какой-нибудь одной или нескольких задач, которые стали стабильно выполняться, хотя раньше терялись?
  • Оплатить серверы, которые мы используем, 1С, хостинг, домен. Оплатить аренду, коммунальные за офис, заказать воду, закупить канцтовары.

    Раньше если я заходил в уборную и не видел там бумажных полотенец, мне приходилось идти к сотруднику, который этим занимается, и напоминать. Он в суете начинал всё это делать. Другие закупки тоже забывались.

    Сейчас у нас всё прописано в повторяющихся задачах. Например, на ежедневной основе в 10 часов утра проверить, есть ли у нас чай, кофе, сахар и вода. Если чего-то нет — заказываем.

    Эти задачи упрощают работу, и моё внимание снимается с этого.
  • Какие ещё повторяющиеся задачи вы смогли автоматизировать?
  • Мы пользуемся площадкой Авито. Если не проплатить кабинет вовремя, то идёт зависание, объявления уходят в архив. Потом их вручную приходится восстанавливать.

    Сейчас у ассистента есть ежедневная задача проверять, есть ли на рекламных кабинетах деньги, и пополнять при необходимости. Этот вопрос тоже у нас снялся благодаря Кванту.
А ваши сотрудники забывают о задачах?
Приходите — решим вопрос
Отправляя форму вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности
  • Как изменилось ваше душевное состояние?
  • Душевное состояние у меня спокойнее, я стал счастливее.

    Если меня нет, я могу видеть выполнение задач через мобильное приложение или телеграм-бота. Выполнено поручение – мне приходит уведомление.

    Комментарий какой-то написали к задаче – я отвлёкся и посмотрел. Если это неважно – потом разберусь, если важно – надо быстро ответить. Это удобно.
  • Участвуете ли вы в управлении компанией? Какую сейчас функцию выполняете?
  • Практически не участвую в управлении. Этим занимаются операционный и исполнительный директор. Наблюдаю и, если нужно, вмешиваюсь.

    У меня зона ответственности только финансовая — контролирую эти задачи, утверждаю бюджеты.
  • Какие у вас планы на будущее?
  • Развивать компанию, увеличивать объёмы. Чем сильнее развивается компания, тем лучше моё состояние.
  • Что вы могли бы посоветовать предпринимателям, которые только собираются внедрять Квант?
  • Внедрять обязательно, потому что это автоматизирует процесс постановки и выполнения задач. Основные рутинные повторяющиеся задачи вы поставите на поток.
  • Как считаете, получилось бы у вас самостоятельно внедрить систему в компании без экспертов Кванта?
  • Если внедрять систему самостоятельно, можно не добиться успеха и её адаптации в компании, потому что не будет правильного подхода.

    С сотрудниками Кванта будет намного эффективнее. Они подскажут, как внедрять, как доносить информацию до сотрудников, чтобы все люди приняли это как необходимый инструмент для них же самих.

    У меня только положительные эмоции и положительные результаты. Всем рекомендую.
  • Хотите что-то пожелать нашей компании?
  • Процветания, развития, ещё больше улучшений и побольше клиентов.
  • Благодарю за обратную связь и желаю квантового роста вашей компании!
Хотите так же?
Запишитесь на экскурсию по системе «Квант»
Отправляя форму, вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности
Отзывы
Чтобы перейти к полному тексту статьи, кликните на карточку отзыва