Даже если сотрудник уходит, успешный опыт остаётся в компании

Просто искали, как можно систематизировать задачи и не терять их.

Знаете, бывает, говоришь людям:

— Надо сделать это и вот это.
— Да, хорошо, сделаем.

Проходит неделя, вторая, третья…

— Вы сделали?
— Да мы уже не помним, какие цели ставили...

Рутина каждый день, внимание рассеивалось по мелким задачкам.

Например, тебе нужно регулярно получать отчёты от сотрудников для своих управленческих нужд. Но люди могут забыть это сделать вовремя. Сначала сделал в 10 утра, потом в 12, потом в 15, потом к концу дня. А зачем мне к концу дня эта информация?

И тут Интернет мне подкинул систему «Квант». Зашёл ознакомился с ней, всё понравилось, начали работать.

Были проблемы с систематизацией знаний. Вся информация содержалась только в головах сотрудников. Есть сотрудник — всё хорошо работает, если по каким-то причинам сотрудник ушёл — знания забрал.

В системе «Квант» есть раздел «Регламенты», и мы его постоянно пополняем. Возникает ситуация — фиксируем.

Например, нужно было найти контакты поставщика по редко поставляемым аксессуарам и расходным материалам. А последний раз такой запрос был 8 месяцев назад. И менеджер тратит время, чтобы найти в электронной почте, у кого мы тогда покупали.

Сейчас появился вопрос — делаем регламент. Через 5 минут регламент сделан, выписаны контакты и артикулы, которые мы покупаем, какие компоненты берём. Всё, вопрос снимается.

И фиксируем не на гугл-диске или у кого-то на компьютере, а в единой базе знаний. В любой момент можно зайти и найти информацию, которая будет полезна человеку, который работает на конкретной функции.

Не были внедрены. Регламенты, должностные обязанности были записаны где-то на бумаге, но их никто не читал: посмотрели один раз — и забыли. Лежало мёртвым грузом на полках в папках.

В «Кванте» хорошая штука — регламенты с тестированием, которые повторно приходят на изучение раз в неделю.

У нас такие используются в отделе продаж, связаны с системой возражений. Даже если менеджеры просматривают вскользь и нормально отвечают на тесты, информация на подсознании откладывается. И запоминается: если неправильно прошёл тест, надо пересдавать.

Я обучался и внедрял сам. Когда вводишь любую систему, надо чтобы собственник участвовал во внедрении и показывал, что и как нужно делать. Нельзя это перекладывать ни на кого.

Есть у тебя помощник — хорошо. Но помощник — это сотрудник, который сегодня есть, а завтра нет. А собственник прикован к своему бизнесу, и ему надо чётко знать, что происходит.

Запускать точно надо самому, а дальше ты перекладываешь уже на разные участки, и система работает. Но ты сам понимаешь, как она работает, и можешь в любой момент проверить, хорошо ли выполняется работа.

А я не увидел, с чем на рынке можно Квант сравнить. У нас есть, например, «Битрикс». Там задачи ставятся, но это не работает.

Почему не работает — нет внешних помощников, которые звонят и говорят, что задача не сделана. И ты такой: «Ёлки! Действительно, надо сделать». Это, конечно, ваша фишка.

Плюс хорошая презентация была, почему систему вообще стоит использовать. А я люблю пробовать новое всякое-разное.

Ещё что классно было: у вас есть обучение, как пользоваться Квантом. В остальных системах, которые я устанавливал, не было обучения толком. Когда с тебя прям берут слово, что всё это пройдешь сам.

Хоть видеоуроки и записаны, но всё равно было ощущение, что тебя контролируют. Ты уже потратил время, вложил свою силу, энергию, и уже не можешь это всё на самотёк пустить.

Сложно не было, было интересно. Внедрение, как я уже сказал, началось с обучения, и я всё по шагам делал. Самое главное — просто делать, что тебе говорят, а не выпендриваться, что ты всё уже знаешь.

Я сделал всё, что было в уроках: провёл совещание с сотрудниками, записал его на видео. И поскольку у нас коллектив небольшой, у нас всё более-менее мягко прошло.

Никаких возражений по поводу внедрения системы не было, и сейчас мы ей действительно пользуемся.

В момент внедрения всё было хорошо, но со временем возникали ситуации. Например, кто-то говорит:

— Ой, надо вот это сделать, давайте я на доске напишу.
— Да, классно, на доске написали, а теперь заносим в «Квант».

Поскольку я лично проходил обучение, то понимаю, какие моменты надо отслеживать. Первые 2 месяца у меня даже была повторяющаяся задача — каждую неделю в понедельник напоминать: «Коллеги, все задачи мы пишем в Квант». Потом пропала эта необходимость, сейчас задача на паузе.

Я сделал много повторяющихся задач, связанных с операционной деятельностью: по отчётам, по отправке счетов в оплату, по контролю выписки по счетам и т.д.

У задачи есть время выполнения, и к этому времени уже всё готово. Больше не надо их отслеживать и напоминать.

Задачи налаживают ритм работы компании, люди привыкают, и уже Квант просто немножечко помогает, чтобы не забыть.

Рассылки для отдела продаж, инвентаризация для производства — теперь это в автоматическом режиме приходит ответственным сотрудникам. Я об этом вообще не думаю.

Регламенты тоже часть работы с меня сняли. Например, нужно было заказать этикетки на продукцию. Я написал регламент и поставил исполнителем начальника производства. Даже не ожидал, что он регламент изучит и раз — на следующей неделе уже сам заказ сделает. А я просто проверил, всё ли нормально.

Идея с внешним контролем — с помощниками. Это не просто система с напоминалками, от которой можно отмахнуться: «Всё, отстань».

Тебе позвонит реальный человек, а с людьми отношения немножко другие у нас, чем с компьютерами. Вот эта особенность мне понравилась и действительно помогает в работе.

Интерфейс тоже доступный, удобный, привыкание заняло всего недели две.

У всех же есть операционные задачи повторяющиеся. Надо попробовать и посмотреть, подходит вам или нет. Потому что действительно освобождается много времени.

Сейчас я на операционные задачи время не трачу, а занят больше вопросами, связанными с маркетингом.

Прохожу очередной апгрейд компании — занимаюсь установкой нормального финансового учёта. Выделилось время на такие вещи.

Так что порекомендовал бы всем предпринимателям, потому что сам пользуюсь системой и мне она нравится.