Потеряли 10 лет, пытаясь использовать сервисы, которые нам не подходили

Мы для каждого направления в компании используем разные программы: google-документы, AmoCRM для продаж, 1С для бухучёта. Когда мы внедряли Квант, то рассчитывали, что это будет такая надстройка, которая объединит все отделы между собой.

Ещё мы давно думали о том, чтобы взять в компанию человека, ответственного за выполнение поставленных задач — так называемого контролёра.

И когда при общении с менеджером Кванта я узнал, что в рамках сервиса реализована функция коммуникатора, который как раз и выполняет функцию контроля, — это было одним из триггеров, который побудил к внедрению.

Пробовали простые аналоги типа Trello, ToDoist, какие-то приложения. Но всё это не работало в том виде, в котором хотелось бы. В этих программах задачу может закрывать не только тот, кто её поставил, но и исполнитель. В Кванте это реализовано намного удобнее — пока задача не проверена, она не закрывается.

Честно говоря, все инструменты Кванта я осознал только в момент внедрения в компанию. Когда смотрел отзывы, не понимал всех преимуществ сервиса. Функционал превысил мои ожидания.

Был поражён и рад, что это у нас в России делается. На мой взгляд, здесь собрано всё самое необходимое и грамотно упаковано.

В процессе обучения проговариваются истины, о которых мы часто забываем или недооцениваем их важность: что у задачи должен быть ответственный, сроки. Если человек хочет передвинуть сроки, он должен передоговориться. Не менять сроки самостоятельно, а сообщить, если ему не хватает времени. Эффект от использования программы повышается, если проговорить эти вещи и поставить их на правильные рельсы.

Так что вы большие молодцы, очень круто! Мы рады, что внедрили эту систему.

Были ответственные лица у каждого из направлений, которые контролировали выполнение задач.

Изначально предприниматели, генеральные директора — это люди, которые в большей степени склонны генерировать и создавать новые идеи, чем контролировать выполнение поручений и тем более их выполнять.

Если мне будет нужно с утра до вечера чётко отрабатывать по определённому списку, то через несколько дней у меня уже беспросветная апатия начнётся. Для меня это несвойственно, я так жить не могу.

А есть, наоборот, категории людей, которым именно это и нужно. Это операционные руководители. Они готовы изо дня в день в определённое время проводить совещания, решать производственные задачи, им нужны чёткие инструкции.

На мой взгляд, предпринимателям, в том числе начинающим, очень важно, чтобы в их команде был человек, который будет дожимать то, что изначально было придумано.

Внедрением Кванта нужно заниматься ещё на самом начальном этапе бизнеса. Когда поняли, что модель уже рабочая: был получен заказ, вы прошли весь цикл от начала до конца, проект реализован, — и стоит вопрос только об увеличении эффективности работы. Сразу нужно поставить это на правильные рельсы.

Я считаю, что мы потеряли ценное время в борьбе за систематизацию, пытаясь использовать те сервисы, которые нам не подходили. Могли бы достичь большего, если бы внедрили Квант раньше — уже лет 10 назад стоило этим заняться. Молодцы, что хоть сейчас сделали.

Функционирование любой компании невозможно без регламентов. Но если они никак не оформлены, то информация передаётся из уст в уста. Любые наши устные системные повторяющиеся договорённости — это по сути и есть регламенты.

Другой момент, что когда человек уходит, часть договорённостей теряется, и мы вынуждены их восстанавливать.

Описание регламентов позволяет:

1) критически оценить процесс;
2) сохранить накопленный опыт в компании;
3) прецедентно их пересматривать.

Если возникает новая проблема, грамотный руководитель должен не только в моменте её решить, но и сделать так, чтобы она больше не возникала. А если возникнет, чтобы все сотрудники понимали, как её решить.

У меня всегда загрузка превышает нормативную, как и у других сотрудников. Когда люди хотят больше заработать, они начинают, как правило, просто перерабатывать. Вместо 8 часов работать 10.

А нужно делать наоборот: освобождать 20% своего времени и посвящать его тому, чтобы осуществить переход на другой уровень. Не просто увеличить количество рабочих часов или количество выполняемых задач, а увеличить их качество и стоимость часа конкретного человека.

Поэтому сложности всего две:

1. Нужно морально перестроиться. Вот человек носится в течение дня, решает какие-то задачи, тушит пожары. А теперь нужно сесть и пройти курс обучения по внедрению Кванта: внимательно посмотреть урок, зарегистрироваться, взять ссылку, сохранить документ. Казалось бы, это простые задачи. Но в самом начале сидишь и не можешь сконцентрироваться на элементарных вещах, потому что это совсем другой режим работы мозга.
2. Нужно выделить время. Я, например, не могу проходить обучение в офисе, потому что будут подбегать люди, а я потом буду сидеть вспоминать, чем я занимался. Поэтому принял решение, что буду заниматься из дома, где меня точно никто не будет отвлекать.

Когда этот другой режим работы мозга на какой-то период времени включился, я прошёл обучение и осознал важность этого.

У нас все ребята — коллеги, сотрудники, партнёры — привыкли, что мы достаточно быстро развиваемся и случается много нововведений. Поэтому общий фон благоприятный был для внедрения.

Но нужно учитывать, что в коллективе есть разные категории сотрудников. Некоторым сложно перейти от стартапа и вольного творчества к тому, что им будут ставить чёткие задачи и звонить контролировать.

Мне кажется, что собственник должен понимать, к какой категории относится тот или иной человек, чтобы при внедрении быть осторожным. Если где-то пережать, можно потерять часть коллектива.

Сам по себе Квант — классный инструмент. Но любым инструментом можно как и творить чудеса, так и наломать дров.

Мы всем функционалом пользуемся, но начали от общего к частному: сначала подключили к системе руководство, которое отвечает за отделы, а потом они будут уже довнедрять дальше по структуре.

Важный момент: мы генерируем огромное количество классных идей и придумываем, как это должно выглядеть. Но если это не будет делаться именно так, как задумано, и своевременно, то в этом нет никакого смысла. Вот Квант позволяет дожимать принятые договорённости и последовательно выполнять действия.

Бизнес-процессы, на мой взгляд, очень крутая штука. Мы уже их выстроили, опробовали тестовый вариант — работает классно.

Что ещё мне нравится: компания постоянно меняется, как и мировая ситуация, поэтому важно быстро вносить изменения и в регламенты, и в организационно-функциональную схему, и в систему мотивации людей. В Кванте всё просто и понятно — можно на ходу менять.

В своё время мы отказались от Битрикса именно потому, что нужно было ещё несколько человек в штат брать, чтобы всё настраивать.

Я даже к сайтам-конструкторам намного лучше отношусь, чем к индивидуальному программированию, где чтобы новый элемент настроить, нужно привлекать специалиста.

Функционал контролёра задач — это прямо фишка, которая позволяет высвободить время руководителей от контроля и посвятить это время развитию. Чтобы перестать долбить одно и то же: «А вы не забыли? А почему вы не сделали?» — это же просто смешно и неэффективно.

Если не остановиться и не прописать, компания не будет никуда двигаться, а будет решать одни и те же повторяющиеся задачи. Надо стремиться к тому, чтобы каждый день решать задачи нового уровня сложности. Тогда это интересно, это развитие.

Квант даёт точку опоры, чтобы всё зафиксировать и двигаться дальше.

Внимание освободилось от тех вещей, на которые не нужно его тратить, и переключилось на развитие компании.

Мне, как и любому предпринимателю, хочется развития компании и других проектов. Так как есть это желание, я своё время забиваю полностью. Другой вопрос, что забиваю теми задачами, которые мне интересны.

Теперь, если я что-то сделал, больше не нужно к этому возвращаться. Я задачу поставил в Квант и понимаю, что её либо сделают, либо если не сделают, я об этом узнаю.

В любом случае это не в пустоту, как раньше: мы что-то обсудили, я написал кому-то в мессенджер: вот это не забыть сделать. В 50% случаев об этом забудут. Не умышленно, а просто ввиду занятости может такое произойти.

Лучше я потрачу время, внесу это в Квант, этим и исполнителю сэкономлю время — ему уже не надо себе эту задачу куда-то записывать, и себе сделаю полезно, и компании. Да, потрачу на 2 минуты больше, но зато это действительно будет сделано.

На совещаниях сейчас острее начал ощущать, если мы сидим и обсуждаем какие-то вещи уже не в первый раз. Я сижу и думаю: а почему мы регламент не можем написать? Почему мы снова тратим на это время?

Тут же разрабатываем какую-то новую схему — условный регламент. Регламент — это не обязательно чек-лист, по которому мы будем двигаться. Это может быть принцип принятия решения в компании по тем или иным вопросам. Мы его утвердим, и больше меня с этой ерундой никто не будет беспокоить, а будут беспокоить с более серьёзными и интересными вопросами.

Мой подход к управлению компанией стал более осознанным.

Я уже рекомендовал. Другое дело, что часто владельцы находятся в позиции, что, мол, мне некогда пока.

Получается, принцип такой: бензин кончается, но заправиться некогда, потому что надо ехать. Говоришь им:

— Блин, да заскочи на заправку!
— Нет, не успеваем, надо ехать.
— Бензин же кончится, и тебе всё равно придётся остановиться!

Это как у человека: если мы не даём себе период для восстановления, то заболеваем. Будем лежать отдыхать, но болеть. Так, может, лучше в отпуск поехать и не доводить себя до такого состояния?

Вот тем людям, которые считают, что у них нет ни минуты свободного времени, я рекомендую всё-таки пересилить себя и выделить это время. Пусть даже просесть в доходе кратковременно, но обеспечить себе на будущее опору, на основании которой можно будет дальше расти.

И тем, кто находится на стадии зарождения бизнеса. Конечно, не стоит ставить навигатор на тележку с тремя колёсами. Но как только вы поняли, что ваша бизнес-модель рабочая, живая и приносит деньги, то теперь ваша задача её развивать. Как только вы приняли решение расти, вот с этого момента уже сразу нужно заниматься внедрением Кванта.