Пошаговый план действий по систематизации компании

ПОШАГОВЫЙ ПЛАН

Систематизация компании

Алексей Молчанов

г. Пенза, 2021

Здравствуйте, дорогой владелец компании!

В первую очередь этот план для вас! От всей души вас поздравляю с тем, что этот план попал к вам. Если бы он попался мне в руки лет 6 назад, когда я только начал заниматься этим вопросом, я сэкономил бы огромное количество времени и денег.

Предлагаю для начала синхронизироваться в понятиях. Хочу рассказать, что такое систематизация компании, с моей точки зрения.

Алексей Молчанов

Основатель Envybox и РУС КВАНТ

“

Систематизация компании —
это процесс, который позволяет на выходе получить системную компанию.

В системной компании

Можно безболезненно заменить одного сотрудника на другого при необходимости. При этом результаты, производимые компанией, сильно не изменятся.
Сотрудники, которые желают работать, могут легко реализовывать свой потенциал, расти и развиваться.
Все задачи выполняются без затрат внимания владельца и руководителей и без постоянного напоминания от них.
Можно легко поставить исполнительного директора, который будет добиваться того, чтобы операционная деятельность* компании выполнялась без участия владельца.
У владельца компании появляется большое количество свободного времени, которое он сможет направить на развитие компании или на личные потребности.

“

План систематизации —
это последовательность шагов, которые нужно выполнить, чтобы сделать из компании системную компанию. Изучив документ, вы увидите путь и при желании начнёте по нему идти.

Запишитесь на онлайн-экскурсию в РУС КВАНТ

Оставьте номер телефона и мы договоримся о времени онлайн-эксурсии в нашу компанию, где вы увидете, как это работает изнутри.

1

Разделение на функции

Шаг 1

Проще всего можно понять этот шаг, рассмотрев отстранённый от бизнеса пример.

Допустим, у нас есть кофейный автомат, который делает вкусный, ароматный кофе, как только пользователь нажмёт на нём кнопку.

Результатом работы этого автомата является чашка приготовленного кофе.

Я не специалист по кофейным аппаратам, но смею предположить, что в его составе есть следующие функциональные блоки: бачок с водой, водонагреватель, мельница, перемалывающая зёрна, и так далее.

Представьте, что в данном аппарате вышла из строя мельница, которая перемалывает зёрна. Без этой мельницы аппарат не сможет выдавать тот результат, который мы от него ожидаем — вкусный кофе.

Чтобы решить эту проблему, мы заказываем новую мельницу...

Чтобы решить эту проблему, мы заказываем новую мельницу, у которой будет такой же тип, как и у старой, чтобы она функционально подошла к кофейному аппарату. Если новая мельница технически исправна, то, установив её, мы получим ожидаемый результат — аппарат начнёт выдавать нам вкусный, ароматный кофе. Хотя мельница физически уже совсем другая, она, возможно, сделана из другого материала или даже на другом заводе, но, установленная в данный кофейный аппарат, позволит на выходе получить кофе.

Так же и в системной компании, когда мы разделяем деятельность на функции. Если вдруг происходит потеря сотрудника, на его место очень просто поставить другого, и при этом производимый компанией результат будет прежним.

Раньше я видел свою компанию следующим образом

Например, у меня есть сотрудник Петя и он звонит клиентам, отправляет коммерческие предложения, выставляет счета, готовит накладные, отгружает товар, заказывает воду, заправляет картридж для принтера.

Теперь представьте: всю информацию о том, как выполнять ту или иную работу, он держит в голове. Если по тем или иным причинам Петя уйдёт из компании, мы потеряем огромное количество опыта, который был наработан. И нам придётся снова тратить время, деньги на то, чтобы наработать этот опыт новыми сотрудниками. Но если мы захотим описать работу Пети, тогда получится описание работы конкретного человека, и, если он уйдёт, мы будем искать сотрудника на замену Пети.

А как может быть иначе?

Мы можем разбить всю деятельность компании на функции. Далее определить, какие результаты мы ожидаем от каждой функции и какие действия человек, выполняющий эту функцию, должен делать, чтобы получить результат.

В приведенном выше случае можно выделить следующие функции и действия:

Продажи

Звонить клиентам, отправлять коммерческие предложения, выставлять счета.
Склад

Готовить накладные, отгружать товар.
Управление офисом

Заказывать воду, заправлять картридж для принтера.

Теперь наш Петя выполняет функции Продажи, Склад и Управление офисом

Компания растёт и развивается, и предположим, Пётр перестаёт справляться со всеми функциями. Тогда мы просто передаём, например функцию Продажи другому сотруднику. При этом как выполнять действия, чтобы получать результат в рамках функции Продажи описано и новый сотрудник очень быстро может начать выполнять работу и выдавать нужные результаты.

Таким образом, у нас появляется схема всех функций в компании. Это по сути некий слепок, который показывает, какие функции есть в компании. Дальше мы расставляем на эти фукции людей и всё начинает работать. Вспомните пример с кофейным аппаратом, который я приводил выше.

Итак

Первым шагом к системной компании является разделение деятельности на функции. В итоге получится схема всех функций и результатов, которые они производят.

Посмотрите ниже часть схемы компании Envybox, на которой располагается "Департамент продвижения", его задача — продвижение продуктов компании на рынок.

“

Мышление функциями — это точка зрения, которую у себя вырабатывает владелец компании, а следом за ним и все сотрудники. Например, когда я понимаю, что мне в компании нужны какие-то результаты, я в первую очередь смотрю какая функция должна производить этот результат.

Если такой функции ещё нет в схеме компании, я её добавляю, точно формулирую ожидаемый результат, после этого предлагаю начать выполнять её кому-то из текущих сотрудников компании или запускаю найм нового.

Алексей Молчанов

Основатель Envybox и РУС КВАНТ

Запишитесь на онлайн-экскурсию в РУС КВАНТ

Оставьте номер телефона и мы договоримся о времени онлайн-эксурсии в нашу компанию, где вы увидете, как это работает изнутри.

2

Запуск системы коммуникаций

Шаг 2

Давайте, как обычно, сначала синхронизируемся в понятиях.

Алексей Молчанов

Основатель Envybox и РУС КВАНТ

“

Коммуникация — единица информации, переданная от сотрудника к сотруднику, требующая обработки.

Например

Коммуникацией может быть

Вопрос
Сообщение
Задача

Чтобы понять важность второго шага, нужно изучить один закон — закон скорости коммуникаций (ЗСК). Он гласит:

Алексей Молчанов

Основатель Envybox и РУС КВАНТ

“

От скорости движения коммуникаций зависит скорость развития компании.

Например, в компанию обратился клиент ...

... и просит менеджера выставить счёт на оплату.

Предположим, процесс в компании выстроен таким образом, что менеджер запрашивает счёт у бухгалтера.

Бухгалтер присылает по запросу счёт менеджеру. Запрос счёта и отправка этого счёта как раз и будут коммуникацией.

Скажите, от скорости обработки этой коммуникации (то есть от скорости того, когда бухгалтер отправит счёт) зависит скорость развития компании?

Алексей Молчанов

Основатель Envybox и РУС КВАНТ

С моей точки зрения

Однозначно зависит

Быстрее пришлёт счёт

— быстрее клиент оплатит.
Быстрее оплатит

— быстрее начнём предоставлять.
Быстрее предоставим

— быстрее появятся деньги на продвижение.
Быстрее продвинем

— быстрее наймём новых менеджеров.
Быстрее наймём новых менеджеров

— быстрее сделаем новые продажи.

А теперь представьте: сколько в компании подобных коммуникаций проходит ежедневно? Десятки, сотни, тысячи? Зависит от размера компании. И задержка каждой из этих коммуникаций ведёт к замедлению развития компании.

Понимая это, я принял решение, что вторым шагом нужно внедрять систему коммуникаций. Давайте посмотрим, какие элементы включает в себя система коммуникаций.

Система коммуникаций

Включает

Среду коммуникации

Среда коммуникации — это среда, через которую передаются все коммуникации. Часто в компаниях всё передаётся голосом или текстом в мессенджерах. Когда мы используем такую среду коммуникаций, возникает проблема — она не подконтрольна, там мы не можем следить за скоростью движения коммуникаций и влиять на неё.

Поэтому лучше использовать специальные системы для осуществления коммуникаций. Можно использовать Битрикс24 или другой задачник, но они не приспособлены под соблюдение правил коммуникации. Мы же используем специально заточенную под это систему Квант.
Правила коммуникации

Чтобы постоянно поддерживать высокую скорость коммуникаций, мы должны определить правила.

Например, после получения какой-либо коммуникации сотрудник получивший её отвечает "Принято". Или если прислали сообщение, то ответить на него нужно не позднее трёх часов с момента отправки.

У нас в компании и в компаниях наших клиентов правила коммуникации прописаны в специальном регламенте.
Контролёра правил коммуникации

В нашей терминологии человек, который контролирует соблюдение правил коммуникации, называется коммуникатор.

Смотрите: мы выбрали систему коммуникаций, определили правила. Скажите, будут ли сотрудники их постоянно соблюдать, если это не контролировать? Я думаю, что каждый ответит — нет.

Алексей Молчанов

Основатель Envybox и РУС КВАНТ

Осознав это, я ввёл в компанию функцию «Коммуникатор»

Контролировать соблюдение правил коммуникации могут руководители и владелец, но это очень расточительно. Ведь ваше время и внимание, а также время и внимание руководителей — самое дорогое, и тратить его на контроль коммуникаций — всё равно что стрелять из пушки по воробьям.

Осознав это, я ввёл в компании функцию "Коммуникатор" и поставил выполнять эту функцию отдельного человека. В этот момент я смог высвободить огромное количество своего времени и внимания.

После этого у меня случилось важное озарение.

Если раньше мне постоянно в голову приходили новые идеи, я хотел постоянно делать проекты, экспериментировать, то после моего тридцатилетия это пропало.

И я "грешил" на возраст, думал, у всех вдохновение пропадает. Но, на самом деле, всё оказалось куда проще: у меня просто не оставалось свободного внимания, чтобы получать эти идеи и вдохновение из окружающего пространства.

Когда я передал контроль на коммуникатора и высвободил своё время, я всего за год написал две книги, запустил несколько новых проектов и стал отцом в четвёртый раз.

Алексей Молчанов

Основатель Envybox и РУС КВАНТ

Мне все равно приходилось направлять часть своего внимания на контроль

Несмотря на то, что отдельный человек в компании, который контролирует коммуникации, сильно меня разгрузил, остался один момент. Мне всё равно приходилось направлять часть своего внимания на контроль этого человека. А я, честно сказать, очень не люблю контролировать. Даже так: контроль — это одно из моих самых нелюбимых занятий. И тогда я начал думать, как решить этот вопрос. И нашёл решение! Сделать диспетчерскую и организовать в рамках неё работу коммуникаторов, чтобы они контролировали соблюдение правил коммуникации во всех моих компаниях.

Позже мы стали предоставлять услуги нашей диспетчерской и другим компаниям, высвобождая у владельца, руководителей и сотрудников громадное количество времени и внимания, которое они с лёгкостью смогли направить на дальнейшее развитие.

Например, сотрудник не берёт задачу в работу

Как это работает: если вдруг в какой-либо компании, подключённой к нашей диспетчерской, происходит нарушение правил коммуникации (например, сотрудник не берёт задачу в работу или не отвечает на сообщение больше трёх часов), то коммуникатор получает сигнал об этом в специальном программном обеспечении и связывается с сотрудником, чтобы вернуть его внимание на важность соблюдения правил коммуникации.

Вот пример карточки такого сигнала:

Обратите внимание, что коммуникатору пришлось три раза написать сотруднику и ещё три раза позвонить, прежде чем он устранил нарушение правил коммуникации.

Алексей Молчанов

Основатель Envybox и РУС КВАНТ

Если вдруг коммуникатор не может добиться от сотрудника соблюдения правил коммуникации, то он приходит к руководителю и просит посодействовать. В большей степени это происходит при запуске. Потом сотрудники принимают правила игры, и всё идёт "как по маслу".

Напомню, что в рамках второго шага перехода к системной компании необходимо внедрить систему коммуникации. Это позволит высвободить большое количество времени и внимания. И позволит реализовать Закон скорости коммуникаций — от скорости движения коммуникаций зависит скорость развития компании.

Запишитесь на онлайн-экскурсию в РУС КВАНТ

Оставьте номер телефона и мы договоримся о времени онлайн-эксурсии в нашу компанию, где вы увидете, как это работает изнутри.

3

Повторяющиеся задачи

Шаг 3

Повторяющиеся задачи нужно описывать не для конкретных людей, а для функций

Операционная деятельность в любой компании преимущественно состоит из повторяющихся задач, которые делаются изо дня в день, из недели в неделю и так далее. Если мы опишем все эти задачи и возьмём их выполнение под контроль, то мы возьмём под контроль операционную деятельность. Повторяющиеся задачи нужно описывать не для конкретных людей, а для функций. Это важно для того, чтобы можно было легко менять одного человека на другого и при этом систему не приходилось перестраивать.

Давайте посмотрим пример из моей компании Envybox.

Алексей Молчанов

Основатель Envybox и РУС КВАНТ

Это функция "Кейсы и отзывы". Сейчас у нас эту функцию выполняет Екатерина. Для функции мы расписали повторяющиеся задачи.

Посмотрите

Тут и добавление новых фотографий на Яндекс и Google карты. Сбор кейсов. Выкладывание отзывов на сайт.

Давайте заглянем

В одну из таких задач и посмотрим, как она описана.

К каждой такой задаче прикреплена инструкция, чтобы сотрудник, когда получит эту задачу, мог без лишних вопросов выполнить то, что требуется.

Вот

Первые строчки из этой инструкции

И есть ещё один очень важный элемент — доказательство. Это то, что должен приложить сотрудник в качестве доказательства выполнения задачи. В данном случае это скриншот размещённых на сайте отзывов.

Алексей Молчанов

Основатель Envybox и РУС КВАНТ

Иногда владельцы боятся, что сотрудник может ...

Иногда владельцы боятся, что сотрудник может приложить скриншот, например, за прошлый день. Но смотрите: если раньше он просто не выполнял задачу и объяснял это забывчивостью, то это не страшное нарушение. А прикрепление "левых" скриншотов фактически это обман, подлог доказательств. Это очень серьёзное нарушение, на которое пойдёт далеко не каждый сотрудник. А те, кто может пойти на такое, мне, как владельцу компании, не интересны.

У каждой повторяющейся задачи указывается периодичность. У данной задачи — еженедельно по средам в 10:00.

То есть в 10:00 система «посмотрит», кто сейчас выполняет эту функцию, и отправит этому сотруднику задачу, оповещение о которой придёт в Телеграм.

А дальше вспоминаем про диспетчерскую и коммуникаторов. Если вдруг сотрудник не берёт задачу в работу в течение положенного срока (то есть нарушает правила коммуникации), к нему приходит коммуникатор и обращает на это внимание.

А если вдруг сотрудник поменялся, то система пришлёт ему задачу с инструкцией. Если вдруг он по тем или иным причинам не выполнит задачу, то придёт коммуникатор и всё равно неизбежно направит на неё внимание сотрудника.

Алексей Молчанов

Основатель Envybox и РУС КВАНТ

“

Внедрение повторяющихся задач — просто мёд для владельца и руководителей. Это фактически фундамент, который бетонирует операционную деятельность компании.

Планёрки проводились какое-то время, а потом деградировали

Например, я поехал на обучение и получил информацию о том, что очень эффективно проводить еженедельные планёрки в отделе продаж. Приехал в компанию и рассказал об этом. Планёрки проводились какое-то время, а потом деградировали, то есть перестали проводиться.

Теперь после обучения я просто пропишу повторяющуюся задачу на функцию "Руководитель отдела продаж" о проведении еженедельной планёрки. В качестве доказательства попрошу протокол проведения планёрки. И всё! Это железобетонно вмонтировано в ДНК компании.

Пока я сам не решу отменить это правило — оно будет работать! А если кто-то забудет, то есть коммуникатор, который будет «долбить» до победного.

Алексей Молчанов

Основатель Envybox и РУС КВАНТ

И даже если руководитель отдела продаж поменяется, новый тоже будет проводить планёрку, так как получит соответствующую задачу автоматически.

Запишитесь на онлайн-экскурсию в РУС КВАНТ

Оставьте номер телефона и мы договоримся о времени онлайн-эксурсии в нашу компанию, где вы увидете, как это работает изнутри.

4

Регламенты

Шаг 4

На четвёртом шаге мы внедряем регламенты.

Алексей Молчанов

Основатель Envybox и РУС КВАНТ

“

Регламент — это устав, свод правил, устанавливающий порядок работы или деятельности.

Успешные действия — это «золото» компании

В компании каждый день сотрудники работают и нарабатывают успешные действия. Успешные действия — это «золото» компании. С помощью успешных действий мы получаем результаты. Но чаще всего эти успешные действия хранятся в головах сотрудников и передаются из уст в уста.

При таком подходе при передаче информации неизбежно происходят искажения, и успешные действия перестают быть успешными. И если вдруг сотрудник покидает компанию, то наработанные им успешные действия "уходят" вместе с ним. То есть компания теряет это «золото».

Чтобы успешные действия сохранялись

— в компании, используются регламенты. Для того, чтобы регламенты заработали, нужно соблюдать несколько правил:

Внедрять только после того,

как пояснили сотрудникам, почему это важно, и они с этим согласились.
Сделать так, чтобы

регламенты были легко доступны сотрудникам.
Создать функцию

для систематической проверки знаний.
Создать точку зрения на то,

как это полезно всей компании и каждому сотруднику в частности.

У меня в компании Envybox на текущий момент 412 регламентов.

Алексей Молчанов

Основатель Envybox и РУС КВАНТ

Я могу зайти и посмотреть, кто изучил какой-то регламент, а кто нет.

Алексей Молчанов

Основатель Envybox и РУС КВАНТ

К регламентам прикреплено тестирование, чтобы проверить, насколько точно сотрудник понял информацию, данную в регламенте.

И я могу посмотреть статистику по изучению регламентов каждым сотрудником.

Алексей Молчанов

Основатель Envybox и РУС КВАНТ

“

Когда система регламентов запущена в компании — это просто сказка. Сотрудники сами пишут регламенты, руководители одобряют. Постоянно описываются успешные действия. Всё «золото» остаётся в компании и передаётся новым поколениям сотрудников!

Запишитесь на онлайн-экскурсию в РУС КВАНТ

Оставьте номер телефона и мы договоримся о времени онлайн-эксурсии в нашу компанию, где вы увидете, как это работает изнутри.

Итоги

Итак, давайте дам некое резюме. Систематизировав свою компанию, вы получите следующие преимущества:

Алексей Молчанов

Основатель Envybox и РУС КВАНТ

Заменить сотрудника

Сможете безболезненно заменить одного сотрудника на другого при необходимости. При этом результаты компании не изменятся или изменятся незначительно.
Реализовать потенциал

Сотрудники, которые желают работать, могут легко реализовывать свой потенциал, расти и развиваться.
Без напоминаний

Все задачи выполняются без затрат внимания владельца и руководителей и без постоянного напоминания от них.
Выйти из операционки

Сможете легко поставить исполнительного директора, который будет добиваться того, чтобы операционная деятельность компании выполнялась без участия владельца.
Свободное время

Появится большое количество свободного времени, которое сможете направить на развитие компании или на личные потребности.

План систематизации компании

Разделить на функции

Запустить систему коммуникаций

Запустить повторяющиеся задачи

Запустить систему регламентов

Подробно делюсь управленческим опытом в своём аккаунте в инстаграм. Обязательно подпишитесь!

Напишите мне обратную связь по этому плану прямо в личные сообщения. Мой инстаграм - envyboss.

Алексей Молчанов

Основатель Envybox и РУС КВАНТ

Запишитесь на онлайн-экскурсию в РУС КВАНТ

Оставьте номер телефона и мы договоримся о времени онлайн-эксурсии в нашу компанию, где вы увидете, как это работает изнутри.