Управление малым бизнесом - секрет в системности

Типичный предприниматель — это человек, который открыл компанию и большинство процессов в ней завязано на нем самом. Это часто встречается в малом бизнесе. Если судить по Реестру субъектов малого и среднего предпринимательства, в 2024 году в России насчитывалось около 6 миллионов предприятий со штатом до 15 человек (микропредприятий), из которых около 4 млн — индивидуальные предприниматели. Эта ситуация сохраняется, даже когда бизнес растет: например, с ней столкнулся владелец компании по производству готовой еды в Томске Николай Аникин.

Это влечет множество проблем вроде проседания процессов, постоянно горящих дедлайнов и кассовых разрывов. Собственник занимается только операционкой, хотя должен думать о стратегии и развитии компании, в результате бизнес не растет или даже терпит убытки.

Один человек не может вести все дела одинаково эффективно, и неизбежно какие-то задачи будут выпадать из фокуса внимания и забываться. Как показывают исследования, наш мозг не любит многозадачность — при переключении между задачами он каждый раз тратит энергию, чтобы вникнуть в суть дела. Это происходит и с бизнесменами: они тратят энергию на множество мелких задач, а на большие ее не остается, поэтому падает прибыль и выручка.

Мы заметили, что все компании, в которых мы решали эту проблему, вырастали за год в среднем на 30%.

Обычно для решения этой задачи используют два метода: систематизацию процессов и делегирование. Они взаимосвязаны и хорошо работают как для управления малым бизнесом, так и крупным.

В любом деле есть повторяющиеся задачи, которые можно систематизировать. В маленькой пекарне это могут быть открытие и закрытие магазина, последовательность действий для выпечки хлеба в печи и др. У крупного хлебокомбината процессы похожи, но более масштабны: процедуры начала и завершения рабочей смены в цеху, последовательность для выпечки хлеба и т.д.

Владелец маленькой пекарни может выполнять роли пекаря, продавца и администратора одновременно, но если он хочет стать директором хлебозавода, ему не обойтись без делегирования и системы управления — ресурсов одного человека на это не хватит.

Строить систему управления малым бизнесом лучше как можно раньше — эффект от этого будет практически сразу. Например, если владелец пекарни работает один, для него понятен каждый процесс: как открыть пекарню, как замесить тесто, сколько по времени выпекать хлеб и т.д.

Но как только он нанимает еще одного сотрудника, начинаются сложности: ему нужно все рассказать и показать, как делается та или иная задача. При этом желательно, чтобы новый сотрудник ничего не забыл. А что, если таких сотрудников будет два, пять или сразу десять?

Если владелец пекарни с самого начала начнет записывать все, что он делает, в единую базу знаний, ему будет гораздо проще вводить в курс дела новых сотрудников: нужно только переделать записи в инструкции, где будет описан каждый процесс. Этим и занимается система управления «Квант».

Мы помогаем внедрять систему управления малым бизнесом: создаем функциональную систему компании, где каждый процесс описан через повторяющиеся задачи и для каждой есть инструкции. В помощь предпринимателю мы подключаем коммуникатора — специального человека, который будет следить за тем, чтобы ни одна задача не забылась и не потерялась.

Так, например, выглядит схема, в которой описаны все функции кофейни, которую мы делали для Виктора Субботина.

Главный результат от внедрения систематизации в бизнес — разгрузка основателя. У собственника появляется свободное время, которое он может инвестировать в развитие компании, а не закрывать собой все «дыры» в бизнесе.

Второе преимущество — контроль задач. С системой управления малым бизнесом гораздо меньше шансов что-то забыть. Это повышает КПД бизнеса. В «Кванте» есть специальный человек — коммуникатор, который будет следить за сроками выполнения всех задач и напоминать о приближающемся дедлайне или упущенной задаче.

Наглядное представление и аналитика: когда все задачи собраны в одном месте и визуализированы, собственнику гораздо проще анализировать состояние бизнеса и делать прогнозы на будущее, например по закупкам или расходам компании.

Все это также создает задел на будущее: когда компания будет расти, в ней уже будут четкие и понятные инструкции для всех задач. Управление малым бизнесом в моменте сильно упростится, а когда придут новые сотрудники, они смогут быстрее включиться в работу.

Чтобы вам было проще начать выстраивать систему управления в своей компании, мы дадим ссылку на краткий гайд, где вы узнаете 4 главных принципа составления системы и сможете сразу внедрить ее у себя.