Error get alias
Статья
Управление эффективностью бизнеса:
Как правильно делегировать задачи
Большинство предпринимателей в определённый момент достигают эффекта стеклянного потолка в бизнесе. Их прибыль перестаёт расти, масштабировать бизнес не получается, а все силы руководителя уходят на контроль сотрудников. Предприниматель устаёт от работы с людьми, потому что подчинённые постоянно забывают о задачах или делают ошибки. Однако есть простой алгоритм, который помогает разобраться с этими проблемами и выстроить управление эффективностью бизнеса.
Почему назначать обязанности исполнителям – плохая идея
Если у исполнителя есть список обязанностей, алгоритм выполнения которых нигде не фиксируется, то бизнес сильно зависит от конкретных сотрудников. Это происходит, потому что предприниматель тратит много времени на их обучение. Такое положение дел отрицательно влияет на управление эффективностью бизнеса.
Например, предприниматель Петя зарабатывает на своём бизнесе 200 000 рублей в месяц, или 1250 рублей в час. Он перепоручает сотруднику Васе приёмку и инвентаризацию товара, а также общение с клиентами. Чтобы обучить Васю этим навыкам, у предпринимателя Пети ушло 40 часов, или 50 000 рублей.
А потом Вася решает уволиться и уйти в другую компанию. В результате предпринимателю придётся потратить ещё 50 000 рублей на обучение нового сотрудника Саши, который тоже может в любой момент уйти.
Например, предприниматель Петя зарабатывает на своём бизнесе 200 000 рублей в месяц, или 1250 рублей в час. Он перепоручает сотруднику Васе приёмку и инвентаризацию товара, а также общение с клиентами. Чтобы обучить Васю этим навыкам, у предпринимателя Пети ушло 40 часов, или 50 000 рублей.
А потом Вася решает уволиться и уйти в другую компанию. В результате предпринимателю придётся потратить ещё 50 000 рублей на обучение нового сотрудника Саши, который тоже может в любой момент уйти.
В результате руководитель не может выстроить управление эффективностью бизнеса.
В этом случае предприниматель:
● Зависит от сотрудников: если Вася уйдёт с работы, то ему придётся заново тратить много времени и денег, чтобы обучить нового человека.
● Постоянно отвлекается на рутину: даже после того, как сотрудник прошёл стандартное обучение, могут возникнуть ситуации, с которыми подчинённого не научили справляться. Например, подчинённый может не знать, что делать, если привезли товар плохого качества и как в таком случае общаться с проверенным поставщиком.
● Долго обучает новых сотрудников: предприниматель тратит много времени, прежде чем подчинённый поймёт все особенности работы и освободит предпринимателя от этой задачи.
В этом случае предприниматель:
● Зависит от сотрудников: если Вася уйдёт с работы, то ему придётся заново тратить много времени и денег, чтобы обучить нового человека.
● Постоянно отвлекается на рутину: даже после того, как сотрудник прошёл стандартное обучение, могут возникнуть ситуации, с которыми подчинённого не научили справляться. Например, подчинённый может не знать, что делать, если привезли товар плохого качества и как в таком случае общаться с проверенным поставщиком.
● Долго обучает новых сотрудников: предприниматель тратит много времени, прежде чем подчинённый поймёт все особенности работы и освободит предпринимателя от этой задачи.
Алгоритм управления эффективностью бизнеса
1. Не у исполнителей есть обязанности, а у обязанностей – исполнители
Может показаться, что это одно и то же, однако это совсем не так. Для выполнения определённой функции проще и быстрее обучить нового исполнителя, если правильно выстроить управление эффективностью бизнеса.
Например, предприниматель Петя зарабатывает на своём бизнесе 200 000 рублей в месяц, или 1250 рублей в час. Он решает перепоручить сотруднику Васе несколько своих обязанностей, например приёмку и инвентаризацию товара, а также общение с клиентами. На то, чтобы обучить Васю этим навыкам, у предпринимателя Пети ушло 40 часов, или 50 000 рублей.
Однако во время обучения предприниматель просит Васю, чтобы тот всю информацию зафиксировал на бумаге. Затем Вася должен передать эти алгоритмы руководителю для проверки. После обучения Вася подготовит три инструкции: по приёмке товара, по инвентаризации товара и по общению с клиентами.
Например, предприниматель Петя зарабатывает на своём бизнесе 200 000 рублей в месяц, или 1250 рублей в час. Он решает перепоручить сотруднику Васе несколько своих обязанностей, например приёмку и инвентаризацию товара, а также общение с клиентами. На то, чтобы обучить Васю этим навыкам, у предпринимателя Пети ушло 40 часов, или 50 000 рублей.
Однако во время обучения предприниматель просит Васю, чтобы тот всю информацию зафиксировал на бумаге. Затем Вася должен передать эти алгоритмы руководителю для проверки. После обучения Вася подготовит три инструкции: по приёмке товара, по инвентаризации товара и по общению с клиентами.
Если Вася уйдёт с работы, у предпринимателя останутся готовые регламенты по выполнению функций. Тогда он просто передаст готовые инструкции новому работнику. Предприниматель может передать алгоритмы даже нескольким сотрудникам. Бизнесмену после того, как подчинённые изучат регламенты, достаточно будет провести тест c несколькими вариантами ответов по ним и проверить, как они усвоили информацию.
Предприниматель вместо часов лекций передаёт новому сотруднику готовый алгоритм решения задач, к которому можно в любой момент обратиться, что положительно влияет на управление эффективностью бизнеса.
Например, на обучение нового сотрудника Саши после увольнения Васи будет уже затраченно не 40 часов, или 50 000 рублей, а 10 часов проверки, как инструкции выполняются в реальной работе, или 10 250 рублей. Учитывая, какая текучка кадров может быть на некоторых позициях, за годы эта экономия может выиграть для компании сотни тысяч и даже миллионы рублей. Например, если продавец одежды в среднем работает на компанию где-то год, то за 5 лет работы бизнеса только на этой должности будет сэкономлено 200 000 рублей.
Предприниматель вместо часов лекций передаёт новому сотруднику готовый алгоритм решения задач, к которому можно в любой момент обратиться, что положительно влияет на управление эффективностью бизнеса.
Например, на обучение нового сотрудника Саши после увольнения Васи будет уже затраченно не 40 часов, или 50 000 рублей, а 10 часов проверки, как инструкции выполняются в реальной работе, или 10 250 рублей. Учитывая, какая текучка кадров может быть на некоторых позициях, за годы эта экономия может выиграть для компании сотни тысяч и даже миллионы рублей. Например, если продавец одежды в среднем работает на компанию где-то год, то за 5 лет работы бизнеса только на этой должности будет сэкономлено 200 000 рублей.
Можно организовать управление эффективностью бизнеса, если задачи распределены по функциям, а не по исполнителям, поскольку:
● Предприниматель не зависит от сотрудников: процесс обучения автоматизирован. По этой причине, если условный Вася начнёт плохо выполнять свои обязанности, то его можно быстро и безболезненно заменить Серёжей.
● Сотрудники не дёргают бизнесмена по рутинным вопросам: все алгоритмы расписаны в регламенте.
● Быстрое обучение сотрудников: достаточно ознакомиться с регламентом, чтобы понять, как выполнять задачи.
● Предприниматель не зависит от сотрудников: процесс обучения автоматизирован. По этой причине, если условный Вася начнёт плохо выполнять свои обязанности, то его можно быстро и безболезненно заменить Серёжей.
● Сотрудники не дёргают бизнесмена по рутинным вопросам: все алгоритмы расписаны в регламенте.
● Быстрое обучение сотрудников: достаточно ознакомиться с регламентом, чтобы понять, как выполнять задачи.
После того, как все функции расписаны, можно переходить ко второму шагу — делегировать контроль выполнения рутинных задач.
2. Делегировать контроль выполнения рутинных задач
Некоторые предприниматели постоянно контролируют все задачи в компании, что плохо влияет на управление эффективностью бизнеса. Они работают секретарями для своих сотрудников, постоянно напоминая, что им нужно делать.
Если вдруг руководитель не напомнит о задаче, то и исполнитель о ней забудет. В итоге предприниматель тонет в операционке, дедлайны постоянно срываются и бизнес стоит на месте. Чтобы руководитель освободил время от операционки, нужно делегировать контроль выполнения рутинных задач.
Делегировать контроль выполнения задач необходимо по двум главным причинам:
Если вдруг руководитель не напомнит о задаче, то и исполнитель о ней забудет. В итоге предприниматель тонет в операционке, дедлайны постоянно срываются и бизнес стоит на месте. Чтобы руководитель освободил время от операционки, нужно делегировать контроль выполнения рутинных задач.
Делегировать контроль выполнения задач необходимо по двум главным причинам:
- 1. Час времени владельца компании стоит намного дороже, чем час секретаря или операционного директора. Работая за своих подчинённых, предприниматель сам себе «уменьшает» зарплату.
- 2. Помимо уменьшения зарплаты, руководитель уменьшает своё время. Часто кажется, что это пустяки — там две минуты напомнить, тут три подсказать, но по итогу это выливается в дни и часы рабочего времени. Это время можно потратить на масштабирование компании или на отдых, который поможет повысить личную эффективность. Также это сильно влияет на управление эффективностью бизнеса, ведь человек не может уделить внимание кропотливому анализу, поскольку он вынужден отвлекаться на рутину и операционку.
Контроль выполнения задач отнимает много времени и денег. Предприниматели, которые избавились от него при помощи нашей системы управления, заявляют об удивительных результатах:
● Манвел Абраамян, владелец компании Mobi711, рассказывал, что после внедрения Кванта его компания выросла в 4 раза, а времени освободилось столько, что он иногда приезжает на работу по привычке и не знает, что ему делать.
● Олег Накариков ежедневно до внедрения системы работал по 18 часов и более 12 часов проводил на складе. Теперь занимается бизнес-задачами, а всё свободное время проводит с семьёй.
● Манвел Абраамян, владелец компании Mobi711, рассказывал, что после внедрения Кванта его компания выросла в 4 раза, а времени освободилось столько, что он иногда приезжает на работу по привычке и не знает, что ему делать.
● Олег Накариков ежедневно до внедрения системы работал по 18 часов и более 12 часов проводил на складе. Теперь занимается бизнес-задачами, а всё свободное время проводит с семьёй.
Делегируем контроль тому, кто никогда не болеет, не уходит в отпуск и не имеет коллег-друзей
Многие руководители всё равно боятся «отпустить поводья». Им кажется, что если они лично перестанут всё контролировать, то ничего не будет сделано.
У некоторых бизнесменов был неприятный опыт с операционными директорами или другими исполнителями, которые отвечали за контроль сроков выполнения задач. Например, операционного директора всё равно приходилось контролировать или же сотрудник из-за дружеских отношений прикрывал безответственных коллег.
Однако контроль сотрудников играет решающую роль ー управление эффективностью бизнеса без этого невозможно. Бизнес, на который тратится много денег и времени предпринимателя, неэффективен. Например, Олег Накариков, прежде чем обратиться к нам, работал по 18 часов в день, и, хотя у него был свой бизнес, стоимость часа его работы была всего 800 рублей. Решить эту проблему помогает «Квант», а именно — инструмент «Коммуникатор».
Коммуникатор – это диспетчер (реальный человек, а не голосовой робот), который следит за тем, выполняют ли сотрудники задачи в срок. Когда диспетчер видит, что задача просрочена он звонит сотруднику и напоминает о ней. Такой звонок не пропустишь, как, например, обычное push-уведомление от приложения или сообщение из чата в WhatsApp. Если работник не возвращается к задаче после звонка или не согласовывает перенос сроков, то диспетчер ставит в известность руководителя.
Коммуникатор помогает предпринимателю следующим образом:
● Задачи выполняются в срок: если сотрудник не уложится в дедлайн, то диспетчер позвонит предпринимателю и сообщит ему о возникшей проблеме. Это положительно будет влиять на управление эффективностью бизнеса, поскольку компания не будет терять прибыль из-за невыполненных задач.
● Не будет предвзятого отношения: диспетчера не связывают дружеские отношения с сотрудниками, это человек со стороны.
● Бизнес-процессы никогда не останавливаются: коммуникаторы не уходят на больничный или в отпуск.
● Контроль сотрудников при помощи коммуникатора стоит дешевле, чем операционный директор на эту должность. За использование коммуникатора предприниматель платит 798 рублей в месяц за сотрудника, а найм операционного директора будет стоить в среднем 150 000 рублей.
У некоторых бизнесменов был неприятный опыт с операционными директорами или другими исполнителями, которые отвечали за контроль сроков выполнения задач. Например, операционного директора всё равно приходилось контролировать или же сотрудник из-за дружеских отношений прикрывал безответственных коллег.
Однако контроль сотрудников играет решающую роль ー управление эффективностью бизнеса без этого невозможно. Бизнес, на который тратится много денег и времени предпринимателя, неэффективен. Например, Олег Накариков, прежде чем обратиться к нам, работал по 18 часов в день, и, хотя у него был свой бизнес, стоимость часа его работы была всего 800 рублей. Решить эту проблему помогает «Квант», а именно — инструмент «Коммуникатор».
Коммуникатор – это диспетчер (реальный человек, а не голосовой робот), который следит за тем, выполняют ли сотрудники задачи в срок. Когда диспетчер видит, что задача просрочена он звонит сотруднику и напоминает о ней. Такой звонок не пропустишь, как, например, обычное push-уведомление от приложения или сообщение из чата в WhatsApp. Если работник не возвращается к задаче после звонка или не согласовывает перенос сроков, то диспетчер ставит в известность руководителя.
Коммуникатор помогает предпринимателю следующим образом:
● Задачи выполняются в срок: если сотрудник не уложится в дедлайн, то диспетчер позвонит предпринимателю и сообщит ему о возникшей проблеме. Это положительно будет влиять на управление эффективностью бизнеса, поскольку компания не будет терять прибыль из-за невыполненных задач.
● Не будет предвзятого отношения: диспетчера не связывают дружеские отношения с сотрудниками, это человек со стороны.
● Бизнес-процессы никогда не останавливаются: коммуникаторы не уходят на больничный или в отпуск.
● Контроль сотрудников при помощи коммуникатора стоит дешевле, чем операционный директор на эту должность. За использование коммуникатора предприниматель платит 798 рублей в месяц за сотрудника, а найм операционного директора будет стоить в среднем 150 000 рублей.
3. Выявить неэффективных сотрудников
Как можно выявить неэффективных сотрудников? Нужно определить плюсы и минусы работы конкретного человека и понять, какую пользу он приносит компании.
Если вы уже распределили задачи по функциям, то это довольно легко проанализировать. Справляется ли человек с функцией? Укладывается ли он в дедлайны? Насколько хорошо он справляется с функцией? Например, один менеджер за неделю привел трёх новых клиентов, а второй — ни одного. Ответив на эти вопросы, можно понять, эффективен ли сотрудник.
Если вы уже распределили задачи по функциям, то это довольно легко проанализировать. Справляется ли человек с функцией? Укладывается ли он в дедлайны? Насколько хорошо он справляется с функцией? Например, один менеджер за неделю привел трёх новых клиентов, а второй — ни одного. Ответив на эти вопросы, можно понять, эффективен ли сотрудник.
Однако не стоит сразу избавляться от неэффективного сотрудника. Нужно сначала поговорить с ним, узнать, почему он не справляется с работой. Может выясниться, что человеку не хватает знаний в этой сфере, и его просто нужно закрепить за более опытным сотрудником или отправить на курсы.
Если сотрудник саботирует и не желает исправлять недочёты, то с ним лучше попрощаться. Такие исполнители осложняют управление эффективностью бизнеса.
При помощи «Кванта» неэффективные сотрудники выявляются самостоятельно. Когда сотрудник не выполняет задание и без объективных причин переносит дедлайн, диспетчер связывается с руководителем. Так можно определить, кто иногда пропускает дедлайны из-за обстоятельств, а кто имитирует бурную деятельность и по факту ничем не занимается.
Чтобы освободить время, перестать контролировать рутинные задачи и начать масштабировать компанию, важно систематизировать бизнес.
Если сотрудник саботирует и не желает исправлять недочёты, то с ним лучше попрощаться. Такие исполнители осложняют управление эффективностью бизнеса.
При помощи «Кванта» неэффективные сотрудники выявляются самостоятельно. Когда сотрудник не выполняет задание и без объективных причин переносит дедлайн, диспетчер связывается с руководителем. Так можно определить, кто иногда пропускает дедлайны из-за обстоятельств, а кто имитирует бурную деятельность и по факту ничем не занимается.
Чтобы освободить время, перестать контролировать рутинные задачи и начать масштабировать компанию, важно систематизировать бизнес.
Сделать первый шаг к систематизации можно, записавшись на бесплатную экскурсию “Квант”: мы созвонимся с вами и ответим на все интересующие вас вопросы. Также вы получите в подарок 3 бонуса: пошаговый алгоритм по выходу из операционки, таблицу определения потери времени и денег и регламент принятых решений.
Алексей Молчанов
Основатель Envybox и РУС КВАНТ